Лекция 15. Управление организационными системами

Согласно утверждениям, декларированным в отечественной и зарубежной экономической литературе, организационные системы состоят из объекта (то, чем управляют) и управляющей части – субъекта (тот или те, кто управляет), которые некоторым образом взаимодействуют между собой. Под управлением в экономической литературе понимается целенаправленное воздействие субъекта управления на объект посредством управленческих решений, обеспечивающих получение конечного продукта организационной системы.

Употребляемый термин – организационная система, не имеет достаточно четкого определения и понимается, в общем случае, как объединение людей в некоторую организацию для совместного выполнения некоторых работ. Экономисты считают, что для обозначения субъекта управления следует пользоваться терми­нами – система или аппарат управления. Очевидно, что такая терминология и такая понятийная база несколько не соответствует понятиям и определениям классической теории управления. Итак, система управления имеет свои­ми входами информацию (цели системы, задаваемые извне, информацию об ограничениях на их достижение, информацию, порождаемую в объекте управления), а также ресурсы, необходимые для ее функционирования (кадры, технические, финансовые средства и другие составляющие). Выходами системы управления являются управляющая информация (управленческие решения, управленческие воздействия), которая воздействует на объект управления, а также отчетная информация о функционировании системы в целом.

Рассмотрим управление организационной системой с точки зрения возможных направлений изменений ее состояния посредством целенаправленных воздействий. Заметим, что употребляемый в экономической литературе термин «организационная система», не корректен по сути и смысловому содержанию. В зависимости от объектов и способов целенаправленного воздействия, можно, следуя логике экономистов, выделить следующие основные виды управления:

управление объектами и выполнение специфических функций управления, за выработку и реализацию которых отвечает аппарат управления (в частности, такими объектами являются управляемая система и выпус­каемый ею конечный продукт, функциями – обеспечение деятельности управляемой системы необходимыми ресурсами, производство конечного продукта и сбыт, передача его в сферу потребления);

координационное управление (или координирующее управление), объектами которого являются дру­гие системы и управляющий орган системы, синхронизация работы которых входит в число заданных функций;

стратегическое управление, задающее экономический смысл деятельности данной организационной системы, производящей определенный конечный продукт на длительный интервал времени;

оперативное управление, состоящее в постоянной организации работы управляемой системы (технологического процесса) по выполнению краткосрочных планов производства, следует заметить, что часто объединяют оперативное и координирующие управления.

Такое представление видов управления показывает, что различие между оперативным и стратегическим управлением может быть функциональным, но содержательно, традиционные задачи управления для оперативного управления имеют менее продолжительный интервал времени. Это означает, что аппарат управления поставлен в такие условия, когда он имеет право принимать решения, касающиеся целостной системы – сфер обеспечения, производства и потребления, осуществляет функцию руководства.

По мнению экономистов, необходимость целенаправленного воздействия со стороны аппарата управления возникает в тех случаях, когда неудовлетворительно выполня­ются основные функции системы, и могут возникнуть следующие вариан­ты:

аппарат управления может действовать в направлении изменения цели деятельности управляемой системы и/или изменения потребностей, и/или совершенствования данного канала воздействия;

аппарат управления может действовать в направлении изменения це­ли, задающей конечный продукт, и/или совершенствования конструкции управляемой системы, и/или совершенствования самого процесса производства;

аппарат управления может действовать в направлении изменения управляемой системы и/или изменения внешних условий.

Управление, согласно экономической терминологии, во всех его видах слагается из поэтапно выполняемых групп функций:

целевыявления (формирования и количественное описание целевой функции и составляющих ее компонент, формирования критериев оценки меры и качества выполнения, как отдельных компонент целевой функции, так и самой функции в целом);

сопоставления заданного значения целевой функции и текущей меры ее выполнения;

разработки и принятия управленческого решения, а также численных критериев оценки качества его реализации;

прогнозирования результатов его реализации и расчета отклонений контролируемых параметров;

планирования и организации исполнения принятого решения;

контроля за реализацией выполнения принятого управленческого решения и диагностики причин, препятствующих его исполнению.

Результат анализа качества реализации управленческого решения может быть представлен следующим образом:

вывод о совпадении фактического результата управленческого решения и поставленной цели управления;

вывод о необходимости развития или отмены принятого решения или принятия нового решения;

вывод о необходимости регулирования и принятия дополнительных решений по совершенствованию организации управления объектом.

Точно так же контроль на уровне непосредственного управления осуществляется за соответствием конечного продукта цели и процесса его производства нормам, а на уровне руководства - за всеми результатами и выполняемыми функциями.

Для реализации своих функций система управления должна располагать следующей информацией о состояниях управляемой системы:

объективным, или том, в которое система находится в действительности;

прогнозируемым,или вероятным, то естьтем состоянием, которое предсказывается имеющейся моделью системы на основе полученной информации о состоянии и динамики системы;

желаемым, или нормативным, в которое необходимо привести систему путем реализации управленческих воздействий.

Расхождение между объективным и прогнозируемым состоянием системы на любом уровне означает, что модель не адекватна системе и требует развития. Расхождение между объективным и необходимым состояниями системы означает, что цель недостижима для данной системы. При наличии адекватной модели задачей управления является ликвидация рассогласования между действительным состоянием системы и желаемой целью.

Основная задача теории управления состоит в создании таких управляющих систем, которые были бы в определенном отношении наилучшими для данного объекта управления. Для этого необходимы критерии качества их работы. Критерий качества управления, в данном случае, является правилом, которое позволяет оценить, какое из любых двух управлений системами лучше. Качество функционирования, с одной стороны, определяется степенью достижения целей всей организационной системы, а с другой стороны – полными затратами на их достижение.

Одним из путей преодоления трудностей управления организационными системами является введение языков их описания, так как состав информации обеспечивающей эффективное воздействие на систему, определяется в соответствии с её моделью. Под моделью, в данном конкретном случае,понимается любая другая система, обладающая заданными свойствами и системными характеристиками (функциями, структурой, элементами) модели и оригинала, которая более доступна для изучения.

Для сбора информации об организационных системах наиболее подходящими являются языки, термины которых употребляются в более узком смысле для обозначения набора лексических и грамматических средств (словарный состав и правила построения конструкций из элементов), служащих для отображения реальности. Достаточно полная языковая модель организационной системы должна представлять собой систему показателей, отражающую специфические характеристики систем этого рода.

Информация, необходимая для принятия управленческих решений в организационных системах должна отражать эти характеристики, что приводит к необходимости использования по крайней, мере трех языков описания: производственного, социолого-психологического и финансового.

Понятиями производственного языка являются характеристики полезного эффекта социального объекта: произведено столько-то (в натуральном выражении) такой-то продукции, такого-то качества в соответствии с поставленной целью. Производственный язык не сводится к языку техники и технологии. Цель, под которую требуется получить определенный полезный эффект, может быть поставлена в самых различных сферах человеческой деятельности: технологии производства, совершенствовании экономических отношений, охране окружающей среды, формировании личности и так далее.

Социально-психологический язык отражает тот факт, что любая деятельность оценивается не только с позицией получения полезного эффекта и стоимости, но и с точки зрения других социальных ценностей: добра, красоты, законченности, совместимости и так далее.

В условиях экономических отношений существенной характеристикой социальных объектов является не только натуральное (чего и сколько произведено), но и денежное выражение эффекта их деятельности: продукт имеет такую-то стоимость, в процессе его производства освоены такие-то суммы. Это выражение осуществляется введением третьего языка описания – финансового. Финансовый язык представляет собой отражение специфической формы экономических отношений.

Необходимость одновременного описания объекта на нескольких языках диктуется конкретными соображениями, например, существует разрыв между финансовым и производственным языком, что приводит к тому, что выполнение плана, фиксируемое только финансовыми показателями, может не означать получе­ния нужного производственного эффекта, достижения цели.