Характеристика нормативно-справочной и входной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание полей (реквизитов) входных документов.

К условно-постоянной информации относится та, которая используется во многих циклах обработки и остающаяся неизменной в течение длительного периода времени.

Созданием системы постоянной информации достигается централизация хранения данных, повышение их достоверности, устранение дублирования, сокращение объёма работ по подготовке и вводу их в ЭВМ, что повышает эффективность использования постоянной информации. Условно-постоянная информация представлена справочниками. Справочники в созданной подсистеме напоминают простые, неэлектронные справочники в традиционном понимании данного термина. Назначение справочников – систематизировать хранящуюся информацию, увеличить скорость ввода новой информации и уменьшить количество возможных ошибок ввода. Это достигается тем, что все новые данные определённого типа (например, появление нового поставщика, продавца, товара и т.д.) вносятся в справочник. Повторное использование одного и того же названия приводит фактически к многократному использованию одной и той же записи из справочника.

В программе существуют следующие виды справочников:

Ø «Классификатор ПО»;

Ø «Классификатор регионов»;

Ø «Классификатор организаций»;

Ø «Классификатор оплаты»;

Ø «Телефонный справочник»;

Ø «Классификатор мероприятий»;

Ø «Сотрудник».

Основной принцип работы модуля ввода данных заключается в том, что в состоянии редактирования может находиться только один документ.

Панель меню имеет следующие пункты:

­ Файл;

­ Справочники;

­ Журналы;

­ Документы;

­ Отчеты;

­ Справка.

Классификатор ПO

Номенклатурный справочник содержит коды и наименования продукции. Данная страница интерфейса имеет панель навигатора со следующими кнопками: добавление нового значение в справочник, удаление строки, редактирование справочника, сохранение или отмена отредактированного значения. Интерфейс страницы представлен на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 – Форма классификатора ПО.

Справочник организаций

Справочник организаций дает информацию пользователю о организациях-клиентах или организациях-перспективных клиентах. В Интерфейс страницы представлен на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3 – Справочник организаций

Заявка

Заводится в базу вручную оператором. Номер и дата составления заявки присваиваются автоматически, но при необходимости можно вводить другие номер и дату вручную. Данные пунктов «ПО», «Организация», «Форма оплаты» заполняются из соответствующих справочников. При нажатии на кнопки «изменить» и «запомнить», разрешается корректировка заявки и сохранение изменений.

Форма заявка выбирается из перечня в пункте меню «Документы».

Интерфейс страницы представлен на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 – Форма заявки.

Договор

Также как и с заявкой в договор можно попасть из соответствующих пунктов меню «Журналы» и «Документы». Номер и дата заключения договора заполняются автоматически. При выборе номера заявки по ее номеру поля «Код продукции» заполняются автоматически. При двойном нажатии левой клавиши мыши в поле «Цена» вызывается прайс-лист на данный вид продукции для выбора необходимой цены. Значения полей «Количество», «Срок поставки» заполняются оператором вручную. Поле «Сумма» рассчитывается на основании данных полей «Цена» и «Количество».

Рисунок 2.5 – Форма Договора

Журналы

Как описывалось ранее, пользователь может попасть в любой документ из соответствующего ему журнала. Все журналы однотипные – указывается номер документа, дата его составления и основание. На панели формы есть навигатор для работы с журналами. Для просмотра любого документа из журнала нужно выбрать требуемый журнал. На экране появится форма соответствующего журнала. Например, журнал отзывов. В данном журнале заносятся отзыв о работе сотрудника с клиентом по результатам итогового обзвона, для контроля качества обслуживания.

Форма журнала представлена на рисунке 2.6.

Рисунок 2.6 – Форма журнала отзывов