Правила письма текстового материала

1. Первую строку каждого абзаца печатают отступая 1.25 см от границы левого поля.

2. Текст должен писаться через два или полтора межстрочных интервала.

3. Допускается письмо через один интервал. В этом случае между абзацами делается два интервала.

4. Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатают через два межстрочных интервала по ГОСТ 17059-71. Машинописная страница состоит из 28-30 строк.

5. Нумерация страниц начинается со второй.

6. Номер страницы ставится только одной цифрой без каких-либо дополнительных знаков.

7. При переходе на следующую страницу не рекомендуется: отрывать одну строку текста или слово от предыдущего абзаца; начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице, лучше начать новый абзац на другой странице; начинать в конце строки слово с переносом, лучше перенести это слово на новую страницу.

8. Текст может делится на составные части: главы, пункты, подпункты.

9. Каждая составная часть должна иметь номер. Нумерация производится арабскими цифрами. Номер каждой составной части должен включать в себя все номера соответствующих составных частей более высоких степеней деления.

10. Номер главы должен состоять из одного числа: 1, 5, 7 и т.д.

11. Номер пункта составляется из номера главы и номера пункта, разделенных точкой: 1.1., 1.2., 1.3. и т.д.

12. Номер подпункта – из номера главы, номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой: 1.1.1., 1.1.2., 1.1.3., 1.3.1., 1.3.2., 1.3.3. и т.д.

13. При более мелком делении сохраняется тот же принцип нумерации.

Сокращения, применяемые в деловой переписке

Сокращение слов, применяемые в документах, должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в общесоюзных классификаторах технико-экономической информации.

Правила сокращения слов и словосочетаний:

1. Допускается пользоваться общепринятыми сокращениями. Они применяются в любых изданиях, документах.

Например:

т.е. – то есть обл. – область

и т. д. – и так далее напр. – например

и т. п. – и тому подобное кол-во – количество

и др. – и другие н.э. – нашей эры

и пр. – и прочие газ. – газета

2. Названия учреждений, предприятий (буквенные аббревиатуры), состоящие из начальных букв, пишут прописными без точек.

Например:

РФ – Российская Федерация

РАН – Российская Академия наук

РАПН – Российская Академия педагогических наук

РАМН – Российская Академия медицинских наук

АСУ – автоматизированная система управления

БНТИ – бюро научно-технической информации

ГКНТ – Государственный комитет по науке и технике

САУ – система автоматического управления

ОРД – организационно-распорядительная информация

3. Общепринятые нарицательные имена существительные пишут строчными буквам

ситно.

Например:

вуз – высшее учебное заведение

втуз – высшее техническое учебное заведение

роно – районный отдел народного образования

3. Широко употребляются сокращения-усечения, пишут их строчными буквами.

Например:

спецодежда – специальная одежда

с.-х. – сельскохозяйственный

4. Названия учебной степени, должности, профессии перед фамилией пишут сокращенно через точку или дефис без промежутков.

Например:

адм. – адмирал зав. – заведующий

акад. – академик зам. - заместитель

д. чл. – действительный член инж. - инженер

д-р – доктор канд. - кандидат

доц. – доцент мл - младший

нач. - начальник проф. – профессор

6. Ссылки на иллюстрации, таблицы и части текста с указанием номера, главы сокращаются следующим образом.

Например:

гл. – глава см. – смотри

п. – пункт ср. – сравни

пп. – пункты ил. – иллюстрация

Рисунок. – Рисунокунок кн. – книга

разд. – раздел л. – лист

7. Ссылка в примечаниях, сноска и в библиографии сокращается так:

вып. – выпуск ст. – статья

изд. – издание рец. – рецензия

пер. – перевод т. – том

нем. – немецкий русс. – русский

б. г. – без года сост. – составитель

б. ц. – без цены журн. – журнал

ч. – часть прим. – примечание

ц. – цена М., СПб. – Москва, Санкт-Петербург

8. Обозначения единиц измерения скорости пишут через косую черту без промежутков

между буквами и без точек в конце:

см/с – сантиметр в секунду

м/с – метр в секунду

км/ч – километр в час

9. Инициалы пишут сокращенно прописными буквами через точку без промежутков между ними. Например: А. С. Пушкин, А. М. Горький.

Рекомендуется не делать промежутков после сокращенных слов с точкой, так как эта точка не означает законченной мысли, а указывает на сокращенное слово.

Например: г. Минск; р. Нева; т. 6; с. 54; ул. Космонавтов, д. 5, кв. 10.

Правила заполнения табличных форм

Оформление табличных заголовков

1. Нумерационный заголовок, т.е. слово «Таблица», пишут без кавычек строчными буквами (первая буква – прописная). Порядковые номера таблицы нумеруют арабскими цифрами. Знак номера (N) не ставят. Слово «Таблица» пишут от 14 см на горизонтальной линейке. Точку в конце нумерационного заголовка не ставят. Например: Таблица 8

2. Тематический заголовок располагают двумя способами:

· центрованным (посередине таблицы)

· флаговым

· тематический заголовок печатают строчными буквами (первая буква – прописная) через один интервал. Точку в конце тематического заголовка не ставят. Тематический заголовок отделяют от нумерационного заголовка и от верхней ограничительной горизонтальной линии таблицы двумя интервалами. Если тематический заголовок больше одной строки, то его делят на смысловые строки: каждая строка заголовка должна иметь законченный смысл. Переносы и сокращения в заголовке запрещаются.

Тематический заголовок от подзаголовка отделяется двумя интервалами. Тематический подзаголовок оформляется так же, как и заголовок.

Например:

Нормы времени

на машинописные работы

на одну страницу, мин.

нормы выработки в страницах за смену

Оформление головки таблицы

1. Головка таблицы содержит заголовки и подзаголовки граф и наименование боковика. Строки заголовков и подзаголовков граф размещают горизонтально и пишут в соответствии с ГОСТ 1.5 – 85.

Все первые строки заголовков и подзаголовков пишут на одной горизонтали, а вторые и последующие строки выравнивают слева по первой строке. Такое оформление граф ускоряет и упрощает письмо таблицы, так как не требует специального расчета, как при написании центрованным способом.

Например:

показатели	план к базису	по плану	фактическое выполнение

заголовки граф указывают в единственном числе.

3. Заголовки граф пишут с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно предложение с основным заголовком графы. Например:

Подзаголовки, имеющие самостоятельное значение, пишут с прописной буквы.

Например:

Напряжение, квт.	Форма металлических расходов,
Два острия	Два шара диаметром 5 см	Две плоскости

В конце заголовков и подзаголовков граф знаки препинания не ставят.

4. Отдельные графы «Единицы измерения», «Номер по порядку», «Примечание» в таблицу не включают.

4.1 Единицу измерения или размерности, общую для всех показателей таблицы, выносят в тематический заголовок. Например: Искровые промежутки в воздухе, мм.

4.2. Если цифровые данные в графах таблицы выражены в различных единицах физических величин, то их указывают в заголовке каждой графы и выносят в боковик. Например:

Оболочка

интервал глубин, км

интервал плотностей, кг/м

4.3. Нумерацию граф и строк дают только в том случае, если на них необходимо давать ссылки в тексте.

4.4. Графа «Примечание» целесообразна в том случае, когда имеются самостоятельные примечания к большинству строк. Если примечания даны только к одной или двум строкам таблицы, то примечания переносят под таблицу в виде сносок.

4.5. Если таблица большая и не умещается на одном листе, то ее переносят на следующую страницу. При переносе части таблицы на другую страницу заголовок таблицы не повторяют, а нумеруют вертикальные графы. На следующей странице пишут слово «Продолжение» с указанием номера (Продолжение табл. 1) и повторяют нумерацию графы. На следующей странице. Например:

Ток плавления, А	Диаметр провода, мм
медь	железо	свинец	олово	никель	вода
а на следующей странице:

продолжение таблицы

Заголовки и подзаголовки

При выполнении различных машинописных работ заголовки и подзаголовки следует располагать следующим образом. Заголовки располагают на расстоянии четырех-пяти интервалов от верхнего края листа бумаги (если с него начинается лист). Заголовки пишут прописными буквами, подзаголовки – строчными. Точка в конце заголовка и подзаголовка не ставится. От заголовка (или подзаголовка) до текста отступают три интервала (если текст пишется через один или полтора интервала) или четыре интервала (если текст пишут через два интервала). Расстояние от заголовка до подзаголовка – два интервала.

Заголовок должен быть не длиннее 40 знаков в строке.

Короткие заголовки пишут вразрядку с одним или двумя пробелами между буквами, применяя клавишу разрядки 28. Длинные заголовки пишут в две-три строки, расстояние между которыми должно быть в один-полтора интервала. При разбивке заголовка на две-три строки необходимо, чтобы каждая строка имела смысловое значение.

Например:

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

РАЗЛИЧНЫХ МАШИНОПИСНЫХ РАБОТ

Переносы слов в заголовках и подзаголовках не делают. В конце страницы заголовок не пишут, если после него не умещается часть текста. В этом случае заголовок переносят на новую страницу. Заголовки можно располагать двумя способами: флаговым и центрованным.

При расположении заголовка флаговым способом его пишут прямо от левого поля. Если он короткий (не длиннее 40 знаков), то его пишут в одну строку. Можно также заголовки располагать центровано (так они выглядят более красиво). Центрованные заголовки располагают по центру листа