Классификаторы – нормативные документы, содержащие систематизированный перечень наименований объектов и их роль.

Все классификаторы, а также нормативные и методические документы по их разработке составляют Единые систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

Все классификаторы, а также нормативные и методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).

Классификации и кодирования подвергаются объекты в таких областях, как экономика, статистика, банковское и таможенное дело и др. наличие классификаторов приводит к сокращению количества применяемых форм, упрощает их регистрацию и контроль, обеспечивает учет и систематизацию.

На Рисунке 2 классификаторы разделены на типы по содержанию.

Рисунок.2. Типы классификаторов

В настоящее время действует более 30 общероссийских классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и предприятий.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые проставляются на документах.

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)- содержит коды организаций.

УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Унифицированная система документации (УСД) – совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности .

Унифицированная система документации необходимы:

· для сокращения объемов документов;

· снижения затрат на составление и обработку документов;

В РФ разработаны следующие унифицированные системы:

· организационно-распорядительной документации;

· банковской документации;

· финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций;

· отчетно-статистический документации;

· учетной и отчетной документации предприятий;

· документации по труду;

· документации Пенсионного фонда РФ.

Под унификацией текстов служебных документов следует понимать целенаправленную упорядоченную работу по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и создания на этой основе типовых вариантов их текстов.

В результате унификации обеспечивается[1]:

· сокращение временных и материальных затрат на составление текстов служебных документов;

· наиболее целесообразное и оправданное применение в текстах устоявшихся семантических конструкций и терминологии;

· максимальная универсализация представления документированной информации;

· совершенство структуры служебных документов.

В конечном счете, на этой основе достигается оптимизация восприятия содержания служебных документов, что в значительной мере способствует повышения эффективности и сокращению сроков принятия управленческих решений должностными лицами предприятия на основе представленной в их распоряжение документированной информации.

В основе унификации текста служебного документа лежит метод выделения постоянной и переменно й информации. Постоянная информация отражает суть управленческой ситуации и вытекающих из нее решений и действий. Переменная информация конкретизирует тему служебного документа, отраженную в заголовке к тексту.

Осуществление работы по унификации текста служебного документа производится поэтапно.

1. Унификация структуры текста посредством выбора последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа.

2. Унификация стилистических средств выражения текста служебного документа.

3. Разработка предварительного варианта унифицированного текста.

4. Разработка окончательного варианта унифицированного текста.

В качестве объекта унификации могут выступать как отдельные служебные документы, так и группы документов, сформированные по видовому признаку, например приказы по основной деятельности предприятия, приказы по персоналу и т.д. Рассмотрим общий порядок работы по унификации текста на примере трудового договора. Прежде всего следует определить объект унификации. В данном случае это могут быть все трудовые договоры, когда-либо заключенные с работниками предприятия или же только их определенная часть, допустим, трудовые договоры со специалистами или трудовые договоры с работниками конкретной специальности.

Необходимо установить хронологические рамки для отбора и последующего изучения служебных документов. Исключительное значение имеет и целевая установка. Необходимо представить к какому результату должна привести эта работа, что именно получит ее исполнитель «на выходе» и какую пользу, соответственно, сможет извлечь из нее заказчик.

Унифицированный текс может быть представлен в виде связного текста, трафарета. Анкеты или таблицы.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Для того чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

В различных учреждениях состав и количество создаваемых документов неодинаковы. От чего же зависит комплекс документов, создаваемых в учреждениях? В основных положениях Единой государственной системы делопроизводства говорится о том: что комплекс документов определяется:

· кругом вопросов: решаемых учреждением в процессе деятельности;

· объемом и характером компетенции учреждения;

· порядком разрешения вопросов (на основе едино наличия или коллегиальности);

· объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями.

Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственностью исполнителей. Повышение ответственности исполнителей осуществляется путем разграничения функций структурных подразделений учреждения и обязанностей исполнителей, более четкого распределения информации между ними, ликвидации возможности субъективизма и случайностей в осуществлении процесса работы с документами.

В текущей работе классификация документов производится не этапе группировки их в дела – это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Дело– это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, соответствующим образом оформленную.Нельзя подшить в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например письма об исполнении задания по строительству объекта и приказы о повышении квалификации сотрудников.

Классификация документов – необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

1. По способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические.

Письменные (или рукописно печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом.

К графическим документам относятся чертежи, графики, картины, Рисунокунки, схемы, планы.

Фото-кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотопленка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, широко используются в работе секретаря при составлении диктограмм, а также при протоколировании собраний, совещаний, заседаний и т.п.

2. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т. Д.

3. По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.

4. По видамдокументы бываю типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготовляют типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места. Такие документы очень перспективны, так как значительно экономят время на составление и повышают общую культуру и грамотность документов.

5. По степени сложностиразличают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, так как их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.

6. По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

7. По срокам исполнениядокументы подразделяют на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы, документы с пометками «срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.

8. По происхождениюдокументы бывают служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях предприятия по вопросам их деятельности, во вторую – касающиеся конкретных лиц, т.е. именные (заявления, письма, жалобы и т.п.).

9. По степени гласностивыделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования (ДСП). На секретных документах и ДСП проставляется гриф ограничения доступа к документу. Гриф означает, что с данным документом может быть ознакомлен строго определенный круг лиц.

За разглашение информации документов, имеющих граф секретности, а также их утрату виновные привлекаются к ответственности.

10. По юридической силеразличают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложными – документы,оформление или содержание которых не соответствуют истине. Подлинные документы подразделяются, в свою очередь, на действительные и недействительные. Недействительные документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например истечение срока действия.

11. По назначению (стадиям создания)документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика – документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия – точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия», соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется. Выписка из документа – копия части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

Кроме этих признаков, в работе с документами применяют для классификации документов и такие, как срок хранения, род деятельности и т.д.

12. По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.

13. По роду деятельности документы классифицируют на системы документации: плановая, стандартов и технических условий, организационно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению и т.д.

Многообразие управленческой деятельности, единство и взаимосвязь, свойственные управлению, формы и назначение управленческих документов определяются правовыми нормами. Такие документы выпускают в качестве важнейших носителей информации, с помощью которой осуществляется взаимодействие объектов и субъектов управления. Управленческие документы обладают следующими особенностями:

· создаются, используются органами государственного управления (субъектами и объектами) в соответствии с установленной компетенцией и поставленными задачами;

· служат средством закрепления функций органов государственного управления;

· содержат, как правило, информацию правового и справочного характера, отражающую природу исполнительной и распорядительной деятельности определенного органа управления;

· процесс их создания, форма, содержание, параметры действия регулируются правовыми нормами, что придает им обще значимость и обязательность исполнения.

Вопросы для самоконтроля

1. Что называется служебной корреспонденцией?

2. Что понимается под термином организация документационного обеспечения управления?

3. Какие мероприятия проводятся по совершенствованию делопроизводства в стране?

4. Что такое документ?

5. Какими нормативными документами регламентируется документационное обеспечение управления в учреждениях?

6. С какой целью было разработано ЕГСД и ЕГСДОУ?

7. Чем вызвано появление документационных терминов?

8. По каким признакам классифицируются документы?

9. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?

10. Что включает в себя понятие «документ»?

11. Какие языки и способы документирования вы знаете?

12. Назовите современные виды носителей информации.

13. Каким законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов?

14. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?

15. Что обуславливает юридическую силу официального документа?

Практическое задание

Задание 1. Знакомство с основными видами и разновидностями документов, составляемых в организациях.

Задание 2. Составить перечень документов, имеющих хождение в организации, где вы учитесь.

Тест

Проверьте свои знания по заданиям:

1. Перечислить актуальные нормативные акты по делопроизводству одной из категорий:

● Законы

● Подзаконные акты на уровне федерации

● Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления.

2. Перечислить актуальные нормативные акты в части архивного хранения документов.

3. Перечислить актуальные нормативные акты по делопроизводству с учетом электронного документооборота.

БЛОК 2

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

О ПОРЯДКЕ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Составные части реквизитов и их оформление

2.2. Требования к оформлению служебных документов

2.3. Правила оформления машинописных работ

Составные части

реквизитов и их оформление

В связи в принятием и введением в действие с 1 июля 2003 года нового государственного стандарта – ГОСТа Р6.30-2003[2]. В тоже время правовая регламентация вопросов оформления служебных документов осуществляется на основе:

· иных государственных стандартов [3]

· отраслевых стандартов РФ [4]

· международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации.

Выход стандарта имеет большое значения, прежде всего для унификации оформления реквизитов, что должно облегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применение стандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но и обеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные реквизиты документов и определяет порядок их написания.

Стандарт обязан знать каждый работник, составляющий, оформляющий документы.

Представим краткую характеристику данного документа. Указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТа Р6.30-97 (с изменениями от 2000 г.)[5], унаследовав от последнего не только структуру, но и большинство положений. В тоже время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требование к оформлению управленческих документов.

Во-первых, разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет 30. Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее – ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее – ИНН/КПП).

При утверждении стандарта по сравнению с проектом изменились также размеры полей: 20 мм – левое и верхнее; 10 мм – правое и нижнее. Но при установлении размеров полей следует обратить внимание, что стандарт предлагает минимальные размеры полей. Левое поле в 20 мм неудобно для документов постоянного срока хранения, подшиваемых в дела при сдаче в архив. Поэтому предлагавшийся в проекте стандарта размер левого поля 35 мм стоит использовать при подготовке ценных документов и всех документов постоянного срока хранения. Не лучшим по сравнению с проектом является и нижнее поле – 10 мм. Оно неудобно для нанесения отметок, и его размеры стоит использовать только в крайнем случае. В новом стандарте, прежде всего следует обратить внимание на первый раздел – область применения. Она значительно расширена и учитывает все политические и экономические преобразования, происшедшие в нашей стране. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, «которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

- Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности».

Таким образом, стандарт распространяется на любые, как государственные, так и негосударственные организации.

Второй раздел стандарта перечисляет состав реквизитов документов. Их указано 30.

Третий раздел – «Требования к оформлению реквизитов документов» последовательно описывает все реквизиты под номерами, присвоенными каждому реквизиту. Поэтому в новом стандарте можно легко и быстро найти нужный Вам реквизит.

Рассмотрим порядок оформления реквизитов в соответствии с требованиями стандарта.