Системный анализ функционирования организаций

Организация представляет собой открытую целостную систему. Многочисленными нитями она связана с внутренней с внешней средой, изменения которой оказывают на деятельность организации позитивное и негативное воздействия. Чем сложнее, масштабнее организация, тем больше предпринимателям и менеджерам приходится уделять внимания анализу окружающей среды и учету ее влияния на эффективность управления.

Системный анализ - совокупность методологических средств, используемых для подготовки и обоснования решений по сложным проблемам политического, военного, социального, экономического, научного и технического характера. Он опирается на системный подход, а также на ряд математических дисциплин и современных методов управления. Основная процедура - построение обобщенной модели, отображающей взаимосвязи реальной ситуации: техническая основа системного анализа - вычислительные машины и информационные системы.[3, с.22]

Системная модель - это организация, в которой ее функционирование, свойства, структура, особенности жизнедеятельности и логика развития зависят от состояния и динамики внешней среды. Данная модель описывает организацию как динамичную систему, тесно взаимодействующую с внешней средой и реагирующую на динамику ее изменения.

Динамичная система — этот термин заимствован из общей теории систем, поэтому в исходном варианте его трактовка предполагала, что всякая организация может быть отнесена к открытым системам, если она обменивается с внешней средой энергией, информацией, системным продуктом, и к закрытым — если такой обмен не происходит. Важную роль в формировании такого взгляда на организацию сыграли разработки представителей общей теории систем.[10, с. 151]

Применительно к организации это означало, что организация, работающая в модели открытых систем, потребляет материальные и социальные ресурсы, информацию и отдает внешней среде некий системный продукт в отличие от закрытых систем. Поскольку открытость системы определялась ее связью с внешней средой, которая реализовалась через социальную функцию адаптации к внешней среде, такая трактовка модели организации как открытой системы практически совпадала с определением естественной модели организации в версии Парсонса, Барнарда, Гоулднера.

Естественная модель организации — это особый взгляд на природу закономерности функционирования и развития организации. Организация рассматривается как социальный организм (квазнприродный объект), телеологически и поэтапно развивающийся и функционирующий по своим законам, центральной проблемой которого, как и в биологических организмах, является его выживание.[10, с. 151]

Именью поэтому в современной теории организации в качестве модели организации как открытой системы обычно рассматривается лишь такая модель, в которой система, взаимодействуя с динамичной внешней средой постоянно изменяет входы (тип потребляемой информации, энергии, ресурса) и выходы (тип системного продукта).

Главной задачей системного анализа является выявление закономерностей и зависимостей от тех или иных факторов, а так же выявление комплекса задач (целей) с решением которых будет решена и главная задача (цель) предприятия. Системный подход к управлению экономикой предполагает рассмотрение любого экономического объекта как системы, совокупности взаимосвязанных элементов (подсистем), имеющей вход (ресурсы), выход (цель), связь с внешней средой, обратную связь. Этот подход дает возможность учесть все необходимые взаимосвязи и взаимодействия в системах управления, позволяет при постановке целей всесторонне взвешивать факторы и направлять механизмы управления на достижение целей.[18, с. 20]

Основные принципы системного анализа:

• выявить и четко формализовать основную цель, достигаемую в результате принятия решения;

• рассмотреть проблему как целое, как единую систему и выявить все возможные последствия и взаимосвязи каждого частного решения;

• выявить и проанализировать возможные альтернативные пути достижения цели;

• цели, стоящие перед отдельными частями системы (подсистемы), не должны вступать в конфликт с глобальной целью большой системы.[11, с. 6]

Системный анализ включает методологию проведения исследования, выделение этапов исследования и обоснованный выбор методики выполнения каждого из этапов в конкретных условиях.

Особенное внимание в этих работах уделяется определению целей и модели системы и их формализованному представлению.

Задачи исследования систем можно разделить на задачи анализа и задачи синтеза.

Задачи анализа заключаются в исследовании свойств и поведения систем в зависимости от их структур, значений параметров и характеристик внешней среды. Задачи синтеза заключаются в выборе структуры и таких значений внутренних параметров систем, чтобы при заданных характеристиках внешней среды и других ограничениях получить заданные свойства систем.

Системный анализ - совокупность методологических средств, используемых для подготовки и обоснования решений по сложным проблемам политического, военного, социального, экономического, научного и технического характера. Он опирается на системный подход, а также на ряд математических дисциплин и современных методов управления. Основная процедура - построение обобщенной модели, отображающей взаимосвязи реальной ситуации: техническая основа системного анализа - вычислительные машины и информационные системы.[3, с. 22]

Всесторонний анализ внутреннего строения организации обеспечивается с помощью системного подхода.

Наиболее широкая трактовка методологии системного подхода принадлежит Л. фон Берталанфи, который исходил из того, что всякая организация - это, прежде всего, отношения между взаимозависимыми частями системы, которые обеспечивают ее существование. Поэтому изучение отдельных частей системы не может дать правильное представление о ней в целом. Отсюда делался вывод, что система качественно отличается от составляющих ее компонентов, подсистем, и не может рассматриваться как простая сумма входящих в нее элементов.[19]

Системный подход в отношении организации заключается в рассмотрении организации как единого целого, обособленного от остального мира и состоящего из взаимосвязанных между собой частей.

Системный подход к анализу организаций заключается в выполнении совокупности указаний:

• рассматривать организацию как целое, состоящее из частей – обособленных подразделений (технических, информационных, экономических, социальных и иных подсистем), к каждому из которых следует подходить как внутренне сложной системе;

• полезно определить границы организации и ее среды, чтобы понять, в каких формах организация взаимодействует со средой (обмен информацией, материалами, энергией) и как они влияют друг на друга;

• рассматривать организацию как многоцелевую систему, имеющую неоднородные внутренние и внешние цели (подцели подсистем), критерии достижения цели и т. д.;

• рассматривать организацию как полную систему, элементы и структура которой формируются на формальной (официальной) основе, а изменения в одном из элементов вызывают изменения в других;

• изучать динамику организации (исследование проблем организации для подготовки управленческих стратегических решений). [9, с. 18]

Методология традиционного подхода, в сущности, выводит свойства сложного целого из суммы свойств его простых элементов:

- декомпозиция того, что предстоит объяснить;

- объяснение поведения или свойств частей, взятых по отдельности;

- агрегирование этих объяснений в объяснение целого.

При этом в процессе функционирования реальной системы выявляется проблема практики как несоответствие существующего положения дел требуемому. Для решения проблемы проводится системное исследование (декомпозиция, анализ и синтез) системы, снимающее проблему. В ходе синтеза осуществляется оценка анализируемой и синтезируемой систем. Реализация синтезированной системы в виде предлагаемой физической системы позволяет провести оценку степени снятия проблемы практики и принять решение на функционирование модернизированной (новой) реальной системы.[8, с. 118]

При таком представлении становится очевидным еще один аспект определения системы: система есть средство решения проблем.

На этапе анализа, обеспечивающем формирование детального представления системы, осуществляются:

1. Функционально-структурный анализ существующей системы, позволяющий сформулировать требования к создаваемой системе. Он включает уточнение состава и законов функционирования элементов, алгоритмов функционирования и взаимовлияний подсистем, разделение управляемых и неуправляемых характеристик.

2. Морфологический анализ — анализ взаимосвязи компонентов.

3. Генетический анализ — анализ предыстории, причин развития ситуации, имеющихся тенденций, построение прогнозов.

4. Анализ аналогов.

5. Анализ эффективности (по результативности, ресурсоемкости, оперативности). Он включает выбор шкалы измерения, формирование показателей эффективности, обоснование и формирование критериев эффективности, непосредственно оценивание и анализ полученных оценок.

6. Формирование требований к создаваемой системе, включая выбор критериев оценки и ограничений.[11,с.9]

С помощью системного подхода получается информация о системе не «влезая» в ее строение, а используя метод «черного ящика». Система считается «черным ящиком», если ее структура, взаимодействие элементов и внутреннее состояние закрыты для исследователя. Известны лишь состояние входов и выходов системы.

Основным и наиболее ценным результатом системного анализа признается не количественно определенное решение проблемы, а увеличение степени ее понимания и сущности различных путей решения. Это понимание и различные альтернативы решения проблемы вырабатываются специалистами и экспертами и представляются ответственным лицам для ее конструктивного обсуждения.[3, с. 22]