Описание структурной схемы предприятия

Перед началом работы необходимо разобраться как функционирует предприятие, на какие подразделения оно делится, и за что отвечает каждое из них. Для этого была разработана структурная схема предприятия (Рисунок 1).

Рисунок 1 – Структурная схема санатория

Изучение документированных информационных потоков

Туристическая фирма присылает заявку в отдел бронирования на бронирование номеров. Отдел бронирования отправляет отчет о бронировании гостей данной фирмы.

Гость предоставляет администратору гостиницы паспорт и заполненную анкету. Администратор выдает гостю магнитные карты и чек об оплате.

Изучение функций подразделений

Как видно из структурной схемы, изображенной на рисунке 1, функции предприятия можно условно разделить на различные подразделения.

Жилой комплекс включает в себя различные меры обеспечения надлежащих условий проживания и отдыха для гостей санатория. Сюда входит предоставление номеров проживания, расселение отдыхающих по номерам, выдача ключ-карт от номеров, слежение за чистотой и порядком в зоне проживания, и прочее.

Спортивный комплекс подразумевает в себе множество площадок для занятий спортом, таких как: универсальный зал, теннисный корт, настольный теннис, мини футбол. Также доступны занятия в тренажерном зале, фитнес, бассейны, баня, хамам, сауна.

Лечебный комплекс - это медицинский центр, осуществляющий проведение оздоровительных процедур, диагностику и лечение заболеваний различного рода, эстетические процедуры, физиотерапию, бальнеотерапию, и прочее.

Комплекс питания также включает в себя ряд услуг. Столовая, обеспечивающая трехразовое питание, пиццерия, гриль-бар, лобби бар, аква-бар, бар в спорткомплексе, ресторан-клуб.

Культурный комплекс отвечает за проведение различных мероприятий досуга: экскурсии по городу, бассейны, аквапарк, пляж, анимация, детский центр, трансфер, боулинг, бильярд, спа-центр.

Бухгалтерия занимается вопросами учета и ведением данных о финансах санатория. Учет реализации санаторно-курортных путевок, учет затрат на сертификацию, учет форменной одежды, учет лицензий и прочего.

Администрация санатория, соответственно, включает в себя структуры регулирования и управления всеми подразделениями, в лице заместителей по хозяйственной части, заместителя по экономическим вопросам, главного врача, главного бухгалтера, и начальника отдела регистрации. Во главе администрации находится директор санатория.

Определение реестров входящей, внутренней и исходящей информации

В процессе изучения организации работ на предприятии были обследованы документированные информационные потоки, и выявлены характеристики обработки документов. Эти данные представлены в виде реестров входящей (таблица 1) и исходящей информации (таблица 2).

Таблица 1 – Реестр входящей информации

Санаторий	Гостиничный комплекс	Характеристики обработки документов
Наименование и назначение документа	Кто обрабатывает	Кому передает	Трудоемкость	Периодичность, регламент	Способ получения
Паспорт	Администратор	Администратор	1-3 мин.	10-240 шт. в день	Гость
Анкета	Гость	Администратор	3 мин.	10-240 шт. в день	Гость

Таблица 2 – Реестр исходящей информации

Санаторий	Гостиничный комплекс	Характеристики обработки документов
Наименование и назначение документа	Кто обрабатывает	Кому передает	Трудоемкость	Периодичность, регламент	Способ получения
Карта гостя	Администратор	Отдыхающий	3 мин.	10-240 шт. в день	Администратор
Счет на оплату	Администратор	Отдыхающий	3 мин.	10-240 шт. в день	Администратор

Таблица 3 – Реестр внутренней информации

Санаторий	Гостиничный комплекс	Характеристики обработки документов
Наименование и назначение документа	Кто обрабатывает	Кому передает	Трудоемкость	Периодичность, регламент	Способ получения
Отчёт по проживающим	Администратор	Бухгалтеру	3 мин.	1 шт. в день	Администратор
Магнитные карты	Администратор	Администратор	2 мин.	360шт. в день	Администратор