Система эффективного управления организацией.

Известно, что значение любой деятельности характеризуется ее результатом. Без него деятельность бессмысленна, тем более, если речь идет о социально-значимой деятельности – об управлении организацией.

Эффективность управления определяется уровнем достижения предприятием поставленных целей и задач.

«Управление можно считать успешным, если организация результативна и эффективна в ближайшей и долгосрочной перспективе. Такую организацию я называю здоровой» – говорит Ицхак КалдеронАдизес[Стили менеджмента – эффективные и неэффективные / Ицхак КалдеронАдизес»: Альпина Паблишер; Москва; 2013. С. 11].

На качество управления организацией влияет множество факторов. Одними из самых важных являются правильно построенная структура и разделение труда, наличие всех необходимых ресурсов, современные технологии. На эффективность управления влияет отношение персонала к работе, руководителю и самой организации. Т.е. наряду с различными материальными факторами на результативность деятельности компании влияет также и качество системы управления организацией.

То есть система управления организацией – не является таким же материальным объектом, какосновные производственные фонды, денежные средства, финансовые вложения. Еслиподвергнуть компанию инвентаризации, тосистема управления будет отсутствовать вперечне обнаруженных в ее ходе объектов.

Система управления организацией подобнаразуму человека, который нельзя выявить вего теле путем приложения диагностическихсредств.

Более явно ощутить систему управления организацией можно анализируя результаты деятельности индивидов, образующих организацию. Эти результаты можно поделить на три составляющие:

а) состояние и тенденции изменения функциональных характеристик организации,или выходных параметров (выручка, активы,прибыль и пр.);

б) состояние и тенденции измененияструктурных характеристик организаций (операционная модель, система управления и пр.);

в) результаты деятельности по развитиюорганизации (философия управления, выполнение стратегических целей, развитие персонала и пр.).

Качество системы управления отражается на поведении организации как системы, нарезультатах ее деятельности, на росте показателей эффективности. Если компания находится в состоянии кризиса, то даже в условияхнеблагоприятной экономической конъюнктуры его причины следует искать в организацииуправления. Важно понимать, что именно системное построение и организация управления в компании дают результаты, а не только лишь ресурсы, легкодоступные и сравнительно недорогие. А эффективность системы управления в малой степени зависит от материальных факторов. Конечно, только крупнаяфирма может привлечь опытных руководителей и квалифицированных специалистов.Но важно понимать и то, что даже превосходный управленческий персонал, дорогостоящие информационные системы, прекрасныесистемы телекоммуникаций не способны датьхороший результат, если не настроена вся система управления, все ее компоненты, все управленческие бизнес-процессы [ВЕСТНИК ОГУ №8 (144)/август`2012, С. 56].

Предназначение системы управления – оценка состояния организации, выработка и реализацияуправляющего воздействия. В широком понимании система управления необходима длявыполнения функций управления во всех подразделениях, бизнес-процессах и проектах.

Функции системы управления состоят вследующем.

1. Формирование условий для самоорганизации индивидов:

– разработка и внедрение управленческой,финансовой, правовой и организационно-функциональной структур;

– распределение функций управлениямежду индивидами;

– регламентация основных и вспомогательных бизнес-процессов;

– установление порядка и форм полномочий и ответственности отдельных индивидови их групп, в том числе высшего руководства;

– определение критериев и порядка оценки деятельности отдельных индивидов и ихгрупп;

– определение порядка оплаты труда,форм материального и нематериального стимулирования;

– установление системы ценностей, нормповедения, внутрифирменных стандартов,традиций, обычаев.

2. Определение ключевой идеи деятельности:

– формулирование сущности, предназначения организации для внутренних и внешних участников;

– определение целевых групп клиентов,подхода к работе с ними;

– формирование портфеля стратегических групп товаров;

– установление ключевых направленийразвития организации в целом и ее важнейших подразделений;

– определение фирменного стиля, включая изображение торговой марки, корпоративную символику.

3. Целеполагание для всей организации,ее подразделений, а также для каждого бизнес-процесса или проекта:

– формулирование миссии и видения будущего;

– установление генеральной цели, стратегических целей и задач;

– формирование системы долгосрочныхи краткосрочных целей и задач для подразделений, бизнес-процессов, проектов или отдельных индивидов;

– определение критериев оценки достижения целей и задач.

4. Создание системы планирования исполнения целей и задач:

– стратегическое планирование;

– оперативное планирование;

– планирование и управление проектами;

– инвестиционное проектирование;

– оперативно-календарное планирование;

– производственное планирование.

5. Организация исполнения планов и проектов:

– установление порядка поиска и анализа управленческих проблем;

– разработка и реализация механизмаподготовки, принятия и исполнения управленческих решений;

– организация внутреннего документооборота;

– формирование и выдача планово-контрольных заданий;

– координация деятельности индивидови их групп в рамках подразделений, бизнес-процессов или проектов;

– внедрение автоматизированных системуправления производством или технологическими процессами;

– управление внутренними и внешнимикоммуникациями.

6. Установление обратной связи:

– оценка исполнения долгосрочных икраткосрочных целей и задач, планов и проектов;

– контроль над сроками и качеством исполнения планово-контрольных заданий,производственный учет;

– управленческий учет и управленческаяотчетность;

– организация и осуществление внутреннего контроля, внутреннего аудита, владельческого контроля;

– внедрение корпоративных информационных систем;

– оценка качества систем, процессов, товаров.

Следует также сказать и о том, в какомвиде существует система управления организацией. Бизнес-модель, состав и характер управленческих бизнес-процессов возникаюткак результат деятельности собственников ивысшего руководства. В процессе функционирования организации бизнес-модель и управленческие бизнес-процессы постепеннотрансформируются благодаря осознанной, самоорганизованной и целенаправленной деятельности индивидов, которые реализуютфункции управления. Поэтому можно утверждать, что система управления – это совокупность правил и процедур, которые установлены индивидами, образующими организацию.Эти правила и процедуры обеспечивают выполнение указанных выше функций системыуправления организацией [ВЕСТНИК ОГУ №8 (144)/август`2012, С. 58].

Система управленияпредставляет собойсвод действующих в организации, обязательных для исполнения формальных правил ипроцедур, которые определяют:

а) сущность, условия и порядок самоорганизованной деятельности индивидов и ихгрупп, образующих организацию;

б) порядок установления и измененияключевой идеи деятельности организации вцелом и для ее основных подразделений;

в) процесс целеполагания для организации в целом, ее подразделений, бизнес-процессов, проектов и отдельных индивидов(групп индивидов);

г) сущность и порядок планирования дляорганизации в целом, ее подразделений, отдельных бизнес-процессов и проектов;

д) процесс организации исполнения планов и проектов;

е) сущность, характер и порядок контроля над деятельностью организации, ее подразделений, бизнес-процессов, проектов и отдельных индивидов.

Эффективная система – та система, которая дает наилучший результат при наименьшемуровне затрат на ее поддержание и развитие.Наилучший результат возможен при оптимальной организации системы, когда каждый элемент в полной мере выполняет свои функции изадачи, когда все процессы налажены и нормально функционируют. Результат деятельности системы управления – управленческое решение, которое понимается как подготовка совокупности оценок и выводов о текущем и будущем состоянии объекта управления и принятие уполномоченным лицом окончательного иобязательного для исполнения решенияоб управляющем воздействии на объект управления. Поэтому эффективность системы управления складывается из таких компонентов:

– своевременность, полнота и достоверность оценки текущего и прогнозируемогосостояния управляемого объекта (качествообратной связи);

– функциональная полнота, организационная слаженность и экономичность управленческих бизнес-процессов (качествосубъекта управления);

– своевременность, точность и выгодность управленческих решений (качество управляющего воздействия);

– долговременное развитие управляемого объекта или процесса.

Исходя из сказанного выше, источниками и ключевыми факторамиэффективностисистемы управления выступают следующие.

1. Высокое качество обратной связи:

– целостность, достоверность и актуальность сведений о внешней и внутренней среде объекта управления;

– быстрота и своевременность поступления информации об объекте управления;

– низкий уровень неопределенности вкоммуникациях между субъектом и объектомуправления;

– полная конфиденциальность и безопасность процессов информационного обеспечения;

– высокая степень обработки данных обобъекте управления.

2. Функциональная полнота и организационная слаженность управленческих бизнес-процессов:

– полнота и объем реализуемых управленческих функций и задач;

– высокий уровень развития организационного и методологического видов обеспечения процесса управления;

– совершенство философии управленияи высокий уровень развития организационной культуры в управляемом объекте;

– высокий уровень подготовки управленческого персонала и его полное соответствиевыполняемым функциям и задачам;

– высокая степень вовлечения руководителей среднего и низшего уровня и специалистов в процесс управления.

3. Эффективность управленческих решений:

– соответствие решений критериямцели, необходимости, агрегированного результата, альтернативных возможностей истоимости;

– высокая степень удовлетворенностибенефициаров управленческими решениями,процедурами их принятия и исполнения.

4. Предвидение кризисных ситуаций вобъекте управления:

– низкий совокупный уровень рисков,потенциальных и наступивших;

– высокий уровень организации, полнота функций и задач управления рисками вуправляемом объекте;

– высокая степень развития методологического обеспечения процесса управлениярисками;

– результативность антикризисных планов и мероприятий.

5. Изыскание новых возможностей развития объекта управления:

– высокая результативность планов поудержанию клиентов и привлечению новыхгрупп клиентов;

– высокая результативность планов поосвоению новых видов продукции, выходу нановые рынки сбыта, входу в новые сферы;

– рентабельность собственного капиталана уровне не ниже среднего по рынку при егодинамичном росте;– высокая доля продаж от новых видовпродукции, новых групп клиентов при общейтенденции роста объема продаж.

Полноценное построение системы управления в организации выступает в современных условиях источником долговременногоуспеха. Поэтому в компании критически важно правильно выстроить реализацию всехфункций системы управления на всех уровнях организационной иерархии [ВЕСТНИК ОГУ №8 (144)/август`2012, С. 62].

Существует множество видов эффективности менеджмента. Рассмотрим основные из них:

- по средствам воздействия – целевая, стратегическая и тактическая, планируемая, прогнозная, программная, концептуальная, мотивационная и стимулирующая, ресурсная и потенциальная;

- по содержанию эффекта – экономическая, социальная, инновационная, организационная, экологическая;

- по уровню проявления эффекта – народно-хозяйственная, региональная, отраслевая, внешнеэкономическая;

- по формам эффективности – деятельность менеджера, аппарата управления, процесса управления, системы менеджмента, управленческих нововведений;

- по видам систем менеджмента – маркетинговая, инновационная, производственная, финансовая [ЭФФЕКТИВНОСТЬ МЕНЕДЖМЕНТА И ПУТИ ЕЕ ПОВЫШЕНИЯ.Демина Ю.В.// Электронный научно-практический журнал «Современные научные исследования и инновации»// http://web.snauka.ru/issues/2011/08/1710].

Оценка эффективности менеджмента является довольно сложной, поэтому существует большое количество критериев и методов такой оценки, которые учитывают различные факторы, влияющие на эффективность. Исходя из определения эффективности менеджмента как сопоставления потребленных ресурсов с полученными результатами, ее можно оценить путем соизмерения полученной прибыли и затрат на управление. Но это упрощенная оценка эффективности менеджмента, которая не всегда корректна, так как:

1) результат управления не всегда заключается в прибыли;

2) такая оценка приводит к непосредственному и опосредованному результату, который скрывает роль управления в его достижении; прибыль часто возникает как опосредованный результат;

3) результат управления может быт не только экономическим, но и социальным, социально-экономическим;

4) затраты на управление не всегда можно достаточно четко выделить [Часть 2. Социально-психологические аспекты менеджмента: учебное пособие/ В.А. Кузнецова, О.В. Магомедалиева. – Орел: Орел ГТУ, 2008. – 89 с. С. 37].

Чтобы избежать неточностей в результатах оценки, часто эффективность менеджмента рассматривается в двух аспектах: как узкая эффективность и широкая эффективность.

Узкая эффективность оценивается сопоставлением затрат на то или иное управленческое мероприятие с изменением показателей действующей системы управления. Для оценки узкой эффективности менеджмента пригодны такие частные показатели, как изменение уровня технической вооруженности управленческого труда, изменение доли работников управления в общей численности промышленно-производственного персонала и некоторые другие. Уровень технической вооруженности управленческого труда характеризуется стоимостью всех технических средств управления, приходящихся на одного административно-управленческого работника. Следует отметить, что данный показатель во многих организациях является еще очень невысоким. Он в десятки раз ниже уровня технической вооруженности труда рабочих. В то же время по подсчетам зарубежных специалистов, средства, затрачиваемые на механизацию и автоматизацию управленческого труда, окупаются в 3-4 раза быстрее, чем затраты на новое производственное оборудование.

Однако показатели узкой эффективности менеджмента также непосредственно не отражают самой его эффективности. Широкая эффективность управления устанавливается сопоставлением затрат на управление с общими показателями деятельности предприятия в целом.

В установлении эффективности управления организацией существенное значение имеет правильное определение состава затрат на управление. В эти затраты входят: основная и дополнительная заработная плата аппарата управления предприятием и его подразделениями с начислениями; амортизация основных фондов управления (зданий и помещений, технических средств управления (компьютеров, средств связи, оргтехники и хозяйственного инвентаря); затраты всех видов энергии на освещение, отопление и вентиляцию помещений управления; затраты на различные вспомогательные материалы (канцелярские принадлежности, бумагу и т.д.); затраты на текущий ремонт административных помещений (офисов) и др. Применительно к перечисленным элементам определяется структура затрат на управление и ее динамика.

Важными показателями при оценке эффективности менеджмента являются прибыль и рентабельность, которые наиболее полно характеризуют конечные результаты деятельности предприятия, а значит, и эффективности управления. При этом следует исключить влияние на прибыль факторов, не связанных с деятельностью данного хозяйственного звена. При оценке эффективности управления необходимо комплексное применение всей системы обобщающих и частных показателей. Эффективность управленческой деятельности применительно к субъекту управления может характеризоваться количественными (экономический эффект) и качественными показателями (социальная эффективность) [ЭФФЕКТИВНОСТЬ МЕНЕДЖМЕНТА И ПУТИ ЕЕ ПОВЫШЕНИЯ.Демина Ю.В.// Электронный научно-практический журнал «Современные научные исследования и инновации»// http://web.snauka.ru/issues/2011/08/1710].

Количественные показатели деятельности системы управления включают: комплекс трудовых показателей – экономия живого труда в сфере управления (численность, сокращение трудоемкости процессов управления) и др.; финансовые показатели деятельности системы управления (сокращение расходов на управление и т.п.); показатели экономии времени (сокращение продолжительности циклов управления в результате внедрения информационных технологий, организационных процедур).

Особо важное значение имеют показатели социальной эффективности управления (качественные): повышение научно-технического уровня управления; уровень интеграции процессов управления; повышение квалификации менеджеров; повышение уровня обоснованности принимаемых решений; формирование организационной культуры; управляемость системы; удовлетворенность трудом; завоевание общественного доверия; усиление социальной ответственности организации; экологические последствия.

То есть результативность данных показателей может быть охарактеризована облегчением и улучшением условий труда, улучшением психологической обстановки в коллективе, установлением нормальных взаимоотношений руководителей и исполнителей и т.д. Свести эти показатели к единой величине практически невозможно. Ценность же такой эффективности бесспорна [ЭФФЕКТИВНОСТЬ МЕНЕДЖМЕНТА И ПУТИ ЕЕ ПОВЫШЕНИЯ.Демина Ю.В.// Электронный научно-практический журнал «Современные научные исследования и инновации»// http://web.snauka.ru/issues/2011/08/1710].

Если в результате рационализации управления удается достичь высокого уровня указанных выше показателей, то происходит положительный сдвиг в организации системы управления и достигается экономический эффект. Совершенствование управления организацией, внедрение компьютерных информационных технологий требуют определенных капиталовложений, инвестиций, что также требует оценки управления данными проектами.

При оценке эффективности инвестиционных проектов применяются: коммерческая (финансовая) эффективность, определяющая финансовые последствия реализации проекта для его непосредственных участников; бюджетная эффективность, отражающая финансовые последствия осуществления проекта для федерального, регионального и местного бюджетов; экономическая эффективность, учитывающая затраты и результаты, связанные с реализацией проекта, выходящие за пределы прямых финансовых интересов участников инвестиционного проекта и допускающие стоимостное измерение. Основу оценки эффективности проектов составляют определение и соотнесение затрат и результатов от их осуществления.

При оценке эффективности инвестиционных проектов необходимо приведение (дисконтирование) показателей к стоимости момента сравнения, так как денежные поступления и затраты в различные временные периоды неравнозначны. Развиваются и другие подходы к оценке эффективности менеджмента, в частности, ресурсно-потенциальный подход к оценке эффективности системы управления. В нем абсолютная эффективность управления представляется соотношением потенциальных возможностей производства с фактическим значением его использования. Относительная эффективность определяется как отношение полного эффекта управления к затратам.

Таким образом, в обобщенном виде можно выделить следующие критерии эффективности менеджмента:

1. Действенность – степень достижения целей организации.

2. Экономичность – соотношение необходимого и фактического расхода ресурсов.

3. Качество – соответствие характеристик продукции (услуг) стандартам и требованиям потребителей.

4. Прибыльность – соотношение между доходами и суммарными издержками.

5. Продуктивность – соотношение объема продукции (услуг) за определенный период в натуральных, стоимостных и других показателях и затрат ресурсов, соответствующих данному объему продукции (ресурсов: трудовых, материальных, финансовых и др.).

6. Качество трудовой жизни – условия труда работников

7. Инновационная активность – внедрение новшеств в различных функциональных областях деятельности организации [МескянМ.Х.,Альбер М.,Ходоури Ф. Основы менеджмента:Пер.с англ.-М.:Дело,2004.-720 с.

С. 156].

Анализ категории эффективности, факторов, ее определяющих, содержания и результатов управленческого труда позволяет сделать вывод, что адекватными содержанию и формам проявления эффективности являются группы показателей, которые могут выступать в качестве измерителя, критерия эффективности в зависимости от назначения организации и условий ее функционирования.

Каждому варианту системы управления соответствует определенное значение критерия эффективности и задача управления состоит в том, чтобы найти такой вариант управления, при котором соответствующий критерий принимает наивыгоднейшее значение.