Типы сокращений слов и словосочетаний в документах.

Грамматические нормы

Деловая речь должна обеспечивать эффективность делового общения. Для этого она должна быть грамотной. В официально-деловом стиле и шире – в официальном деловом общении - используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации.

Нарушения грамматических норм литературного языка относятся к грубым речевым ошибкам и, к сожалению, к самым частотным в письменной деловой речи (около 60% всех нарушений языковых норм).

Они многообразны:

1. Неправильный выбор формы слова, нарушения в структуре словосочетания, предложения. Одной из самых распространенных ошибок является использование в письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на -а/-я вместо нормативных на -ы/-и:

Литературная норма	Разговорная норма
договóр – договóры	дóговор – договорá
инструкторы	инструктора
корректоры	корректора
слесари	слесаря
токари	токаря
крейсеры	крейсера

При наличии колебаний (инспекторы - инспектора) форм на -ы, -и, -а -я вторые сохраняют разговорный или даже просторечный характер (торты - торта).

2. Не следует смешивать со стилистически маркированными формами использование окончаний -ы -и, -а -я для различения смысла в словах: корпуса (здания, войсковые соединения) - корпусы (туловища, штифты); лагеря (исправительные) — лагери (общественно-политические); пропуски (букв) — пропуска (на предприятии).

3. Нередко наблюдается колебание при выборе нужной формы мн. ч. существительных в родительном падеже, килограммов / килограмм.

4. Следует помнить, что форму с нулевым окончанием имеет следующая группа существительных:

1) названия парных предметов — ботинок, сапог, чулок (но носков);

2) названия национальностей, территориальной принадлежности:
армян, башкир, англичан, болгар, южан, киевлян;

3) названия воинских групп: солдат, кадет, партизан;

4) названия единиц измерения: ампер, вольт, ватт, аршин, микрон, рентген, но: граммов, килограммов.

5. Достаточно часто в деловых текстах встречаются ошибки в выборе падежных форм. Одной из причин их допущения является неумение адекватно использовать производные предлоги и предложные сочетания:

Ошибочно	Правильно

срока	срока
по окончанию рабочего дня	по окончании рабочего дня

Предложные сочетания с временным значением - «после чего-нибудь» (род. п.) - пишутся на конце с -и: по окончании школы, по истечении срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, — если в их состав входит предлог «по».

Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до», имеют на конце -я (род. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения реконструкции.

6. Нередко вызывает затруднения склонение сложных слов.

Склоняются обе части слова:

а) если они обозначают рабочие профессии: токарь-карусельщик– токаря-карусельщика ;летчик-испытатель– летчика-испытателя;

б) если они выражены склоняемыми частями: по счету-фактуре; из письма-запроса; от фирмы-партнера по телексу-предложению.

Склоняется только вторая часть сложных слова:

а) если первая часть сложного слова – неизменяемое слово: по соло-векселю; жиро-чека;

б) если первая часть сложного слова – иностранное слово, недавно вошедшее в состав русской лексики: из шоп-тура, по тайм-шиту, о бизнес-центре.

7. Род несклоняемых существительных и сложносокращенных слов и согласование их с определяемыми словами также вызывает иногда затруднения.

При определении рода несклоняемых существительных нужно помнить, что:

а)к среднему роду относятся существительные, обозначающие неодушевленные предметы и субстантивированные несклоняемые слова (совместное коммюнике, шелковое кашне, строгое жюри, наше завтра);

б)к мужскому роду относятся существительные, обозначающие лица мужского пола (расторопный портье, новый атташе, строгий рефери) и животных (крикливый какаду, кенгуру скрылся);

в)к женскому роду относятся существительные, обозначающие лица женского пола (леди, мадам).

8. Род сложносокращенных слов, аббревиатур, образованных посредством соединения начальных букв слов, определяется по роду опорного слова: МГУ (Московский государственный университет — муж. род) открыл курсы, крупная ТЭЦ (электростанция — жен. род), КРУ (управление - ср. род) объявило.

Словосочетание

Самыми распространенными грамматическими ошибками в текстах документов являются случаи нарушения структуры глагольных и именных словосочетаний со связью управления.

Особенно болезненно реагируют на нарушения грамматической структуры клишированные словосочетания, среди которых много синонимичных:

свойственный (кому?) - характерный (для кого?); отказаться (от чего?) - отвергать (что?).

Как видно из примеров, они часто используют различные падежи управления, т.е. имеют различные модели управления. Смешение этих моделей называется контаминацией. Причиной ее является механический перенос синтаксических свойств на близкие по значению или однокоренные слова:

Типы сокращений слов и словосочетаний в документах. - student2.ru

«Поливалентность» глаголов приводит к так называемым ошибкам в управлении падежами и к неполноте выражения. Неполнота выражения особо нетерпима в официально-деловой и научной речи. Поэтому некорректно составленными будут словосочетания, в которых не реализована хотя бы одна валентность глагола, например:

Просим выразить благодарность и наградить денежной премией коллектив филиала Агробанка в связи с предстоящим 10-летним юбилеем.

Типы сокращений слов и словосочетаний в документах. - student2.ru

Здесь мы находим «ошибку в управлении» падежом («выразить... коллектив») и неполноту выражения («выразить - за что!»). Соблюдение полноты выражения (использования словосочетаний в полном виде) устранит и ошибку в управлении падежом:

Просим выразить благодарность коллективу филиала Агробанка за успешную работу и наградить сотрудников денежной премией в связи с предстоящим 10-летним юбилеем деятельности филиала.

Особого упоминания заслуживаетрасширительное употребление дательного падежа с предлогом «по», все чаще в письменных деловых текстах вытесняющее родительный падеж. Такая замена возможна далеко не во всех случаях. Она допускается в словосочетаниях, в которых и первое, и второе существительные обозначают целенаправленные действия или их результаты.

Например, в словосочетаниях:

Расчет исходя из установленной мощности

Расчет по подтвердительной мощности

И когда первое и второе слово обозначают результаты человеческой деятельности, поэтому замена на предложное сочетание с «по» возможна. Имеются варианты:

правила перевозки грузов и правила по перевозке грузов.

рабочая смета строительства и рабочая смета по строительству.

Однако очень часто конструкции с предлогом «по» нарушают грамматическую структуру словосочетания при передаче отношений принадлежности.

Неправильно	Правильно
Дательный падеж	Родительный падеж
департамент по транспорту	Департамент транспорта
Налоговая инспекция по Ленинскому району	Налоговая инспекция Ленинского района
Главное управление Центрального банка РФ по Костромской области	Главное управление Центрального банка Р. Ф. Костромской области

Допускать грамматическую ошибку в номенклатурном знаке (Налоговая инспекция по Ленинскому району, Департамент по промышленности) - значит тиражировать ее многократно и внедрять как образец в сознание людей.

Неправильно	Правильно
Дательный падеж	Предложный падеж
распоряжение по переводу работников	распоряжение о переводе работников
распоряжение по пенсиям	распоряжение о пенсионных выплатах

Третьей причиной указанных грамматических ошибок является использование формы несогласованного определения вместо согласованного.

Неправильно	Правильно
работы по дизайну	дизайнерские работы
обязательства по договору	договорные обязательства
работы по кровле	кровельные работы
подрядчики по обслуживанию жилищного фонда	подрядчики, обслуживающие жилищный фонд

Нередки в деловой письменной речи конструкции с двойным дательным падежом, которые можно отнести и к стилистическим недочетам:

договора по предоставлению услуг по отоплению; ... обеспечение подрядчиков по обслуживанию жилищного фонда по Ленинскому району; ведение делопроизводства по личному составу Департамента по промышленности.

При составлении словосочетаний с предлогами «по» нужно помнить, что предлог «по» традиционно используется в словосочетаниях со значением:

1. Названия лица по профессии, деятельности: менеджер по продажам, мастер по резьбе, специалист по радиотехнике;

2. Названия разного рода бумаг, документов, учреждений,
предприятий: комиссия по ликвидации последствий землетрясения,
агентство по продаже недвижимости, решение по перестройке работы.

3. Названия какого-либо вида деятельности: действия по недопущению срыва графика работ; работа по укреплению производственной дисциплины.

В настоящее время словосочетания с предлогом «по» замещают во всех жанрах деловой письменной речи конструкции с родительным падежом: группы по сбору подписей, менеджер по продажам, план по реорганизации предприятия.

Однако важно отличать допустимые варианты предложных конструкций от ошибочных, имея в виду сформулированное выше правило.

При ведении деловой корреспонденции следует избегать скопления одинаковых падежных форм, которые, помимо неблагозвучия, создают дополнительные трудности в восприятии текста.

Для официально-деловой письменности характерны цепочки форм родительного падежа (превышающие по количеству компонентов оптимальную длину - 4-5 слов): Исходя из необходимости разграничения балансовой принадлежности эксплуатационной ответственности сторон подряда...

Однако поскольку непременной составляющей таких цепочек являются отглагольные существительные с суффиксом -ний-, легко заменяемые глаголом. Такие предложения достаточно просто подвергаются стилистической правке:

Исходя из необходимости разграничить балансовую принадлежность эксплуатационной ответственности сторон...

Для официально-деловой письменности характерно и расширительное использование предлога «на» с винительным падежом:

запрос на скидки; сведения на сто сорок семь фирм; выплаты на

покрытие коммунальных услуг.

Очень часто неразличение форм винительного и родительного падежей связано с влиянием разговорных сокращений - стяжений: расходомеры на эти диаметры — расходомеры (рассчитанные) на эти диаметры; квитанции на счета — квитанции (выписанные на получение денег по счетам).

С другой стороны, клишированное словосочетание отнести на счет (предприятия) часто встречается с ошибочно употребленным предлогом «за»:

отнести за счет предприятия (по аналогии с выполнить за счет экономии средств).

Некоторые словосочетания с одним и тем же предлогом могут вступать в синонимичные отношения:

поступать сообразно (чему) правилам, требованиям – поступать сообразно (с чем) с правилами, с требованиями;

действовать согласно (чему) закону, приказу – действовать согласно (с чем) с законом, с приказом

Помните! Используя те или иные грамматические формы, необходимо разграничивать сферу их употребления, то есть исходить из принципа целесообразности и уместности.

Выполните данные упражнения:

Упражнение 1. Образуйте форму именительного падежа множественного числа.

Директор, архитектор, компрессор, сорт, рапорт, слесарь, отпуск, ордер, сектор, штемпель, вектор, диспетчер, допуск, редактор, табель, цех, корм, квартал, отгул, шофер, месяц, инструктор, бухгалтер, брокер, дилер, ректор, профессор, порт.

Упражнение 2. Раскройте скобки и поставьте слова в нужном падеже.

1. Согласно (наша договоренность) товары должны быть отгружены не позднее 2 сентября сего года. 2. Прошу оплатить услуги согласно (договор). 3. Согласно (приложение к лицензии) разрешены следующие виды работ. 4. В соответствии с (принятая ранее договоренность) прошу выслать в наш адрес образцы товара и упаковки. 5. Соответственно (принятые обстоятельства) отправляем в Ваш адрес образцы нашей продукции. 6. Согласно (прилагаемый список) наградить работников ЗАГСа денежной премией в размере месячной зарплаты. 7. Согласно (настоящий контракт) Исполнитель оплачивает работу Агентства в сумме восьмисот тысяч рублей. 8. Просим сообщить дополнительные сведения относительно (изменения в финансировании) нашего предприятия.

Упражнение 3. Перепишите словосочетания, раскрывая скобки.

1.Приехать по (окончание института); возвратиться по (завершение строительства); приступить к обязанностям по (истечение срока стажировки); расписаться по (ознакомление с решением); принять решение по (рассмотрение вопроса); навести справки по (прибытие на место); написать отчет по (окончание работ).

2. Действовать вопреки (совет); уезжать согласно (предписание); совершенствовать формы ведения хозяйства по мере (развитие демократии и рыночных отношений); отложить решение впредь до (выяснение обстоятельств дела); корректировать план в сторону (уменьшение объема работы); дать директивы по линии (профсоюз); мероприятия в целях (увеличения товарооборота); интересное предложение со стороны (фирма-заказчик).

Упражнение 4. Составьте словосочетания с глаголами и существительными, близкими по значению, по предложенным моделям.

Основываться (на чем-либо), опираться (на что-либо); оплатить (что-либо), платить (за что-либо); превосходство (над чем-либо), преимущество (перед чем-либо); обращать внимание (на что-либо), уделять внимание (чему-либо); отчитаться (в чем-либо), сделать отчет (о чем-либо); доминировать (над чем-либо), превышать (что-либо); сослаться (на что), исходить (из чего); отразиться (на чем), повлиять (на что); информировать (о чем), сообщить (что, о чем).

Упражнение 5. Составьте максимальное количество словосочетаний из следующих компонентов:

Препятствовать, тормозить, мешать, сдерживать (движение, прогресс); убеждённость, вера (правота); уверенность, вера (победа); отзыв, рецензия

(книга); решить, разрешить (вопрос, проблема); смириться, примириться (обстоятельства); удостоить, наградить, премировать (орден, звание, путёвка).

Упражнение 6. Составьте предложения, используя в них словосочетания по следующим моделям:

1. Согласие (с чем), соглашение (о чем). 2. Идентичный (чему), сходный (с чем). 3. Соответственно (чему), в соответствии (с чем). 4. Располагать (чем), иметь (что).

Упражнение 7. Составьте словосочетания, используя в качестве зависимого компонента различные падежные формы одного слова.

Например: решить вопрос - решение вопроса

изготовить образец - изготовление... рассчитать проектную смету - расчет... погасить задолженность - погашение... оценивать работу - давать оценку ... уточнять стоимость - вносить уточнения... обрадоваться успеху - обрадован ... заслуживать одобрения - заслужить ...

Упражнение 8. Укажите ошибки в употреблении предложных конструкций и запишите их в исправленном виде.

Департамент по строительству, работа по ремонту по шиферу, реклама по России, договор по реализации продукции, решение по зарплате, сведения по тоннажу судна, дилер по Самаре, ведение делопроизводства по личному составу, предоставление услуг по отоплению, сведения на 147 фирм нашего города, база данных по клиентам, опись на изделия из алюминиевого профиля.

Упражнение 9. Отредактируйте предложения.

1 .Прошу вас выслать нам для ознакомления расценки на приобретение оборудования. 2. Расходы произвести за счет средств, предусмотренных бюджетом. 3. При необходимости проверка продукции должна проводиться в соответствии с техническими условиями на продукцию. 4. Перед сдачей объекта под охрану проверять, закрыты ли окна, форточки и двери. 5. Покупатель обязуется принять продукцию по количеству и по качеству в соответствии с требованиями инструкций. 6. При этом транспортные расходы по централизованной доставке относятся на предприятие. 7. Арендатор обязуется заключить все необходимые договора на страхование. 8. Разработать программу учета потребляемых средств на объектах здравоохранения, народного образования и на объектах культуры.

1. Отредактируйте предложения, используемые при составлении резюме для указания цели.

1. Цель работы: моя мечта – найти работу архитектора и добиться процветания в столице – главном городе моей страны.

2. Цель работы: найти работу, в которой есть прием и отправка сообщений на факс, а также запись в трудовой книжке.

3.Цель написания резюме: вижу себя в роли главного инженера по энергетике.

4. Цель написания резюме: ищу какую-нибудь хорошо оплачиваемую работу.

5.Цель работы: получить хорошую должность в сфере программирования и получать зарплату побольше.

2. Отредактируйте предложения, используемые при составлении резюме, укажите, в каких пунктах текста будет представлена эта информация (профессиональные качества, образование и пр.)

1.Водительский стаж 4 года, права категории B, личный пробег 150 тыс. км.

2.На меня можно положиться и я веселый.

3.Word, Excel, свободная ориентация в Internet пространстве.

4. Два и более высш. образований. Государственный Аграрный Университет (очная форма обучения).

5.Ведение переговоров, выписка счетов, завод приходных расходных накладных в базу данных; простановка печатей на документы.

6. Легко уживаюсь в любом коллективе. Люблю трудиться. Помехоустойчив.

3. Прочитайте примеры личностных качеств претендента на вакантное рабочее место. В каком пункте резюме следует размещать подобную информацию о себе?

Ответственность, честность, внимательность, стрессоустойчивость, самостоятельность, организаторские способности, ориентированность на результат, аналитический склад ума, умение работать в команде, творческий подход, обучаемость, инициативность, высокая работоспособность.

4. Отредактируйте и дополните резюме. Запишите правильный вариант.

А)

РЕЗЮМЕ

ДОЛИНА ЗОЯ ЮРЬЕВНА

СВЕДЕНИЯ О СЕБЕ Год и место рождения: 24.08.1974

Национальность: русская. Семейное положение: замужем. Детей нет.

ЦЕЛЬ Хочу работать геодезисткой

ОБРАЗОВАНИЕ 2000-2005 гг. Донецкий Национальный Технический Университет

ЗНАНИЕ ЯЗЫКОВ Владею русским и украинским в совершенстве.

Прошу допустить к конкурсу.

Б)

Ф.И.О.: Семенов Илья Михайлович