Глава 10. администрация. часть i

Администрация - это мозговой центр и нервная система любой организации. Посредством администрации контролируются все остальные слагаемые, подобно тому, как мозг управляет работой нашего организма. Вне зависимости от того, насколько сильны ваши слагаемые, но если администрация не функционирует нормально, ваше предприятие будет похоже на человека здорового телом, но душевнобольного, находящегося в неуправляемом состоянии или совершенно бесполезного. С другой стороны, если администрация действует эффективно, это может компенсировать слабости и даже серьёзные недочёты остальных слагаемых вашего предприятия.

Управляй ростом или борись с раком

С администрации начинается любое предприятие. Никто не начал какое-либо дело, не приняв сначала решение об этом, а принятие решений входит в компетенцию администрации. После того как такое решение принято, большая часть внимания уделяется обычно продукту, маркетингу, ресурсам и временному фактору. Администрации многих организаций постепенно разрастаются, и происходит это больше по необходимости или из-за возникающих кризисных ситуаций, чем по плану. Это другая главная причина краха предприятий.

Формируемая обстоятельствами, а не планом администрация вырождается в раковую опухоль, единственной целью которой становится прокормить саму себя. Она будет расти до тех пор, пока не высосет все соки из предприятия. Менеджмент имеет свойство нарастать слой за слоем до тех пор, пока он не потеряет эффективности, становясь скорее обузой, а не источником жизненной силы, необходимой для успеха.

Многие правительства служат примером таких перекосов. В 1980 году в департаменте социального обеспечения работало больше людей, чем получало эту помощь. Если бы главной целью этого органа была помощь менее обеспеченным слоям населения, то такая нелепая ситуация никогда бы не сложилась. Очевидно, что развитие самого департамента соцобеспечения превратилось в цель более важную, чем та, для которой он был создан.

Администрации многих корпораций страдают от этой болезни, как и многие школы, больницы, благотворительные организации и церкви. Поскольку администрация - мозг и нервы предприятия, болезнь этой системы наиболее губительна.

Как этого избежать? Развитию администрации должно уделяться столько же внимания, сколько и заботе о других слагаемых. Это может быть достигнуто только при наличии эффективного, прозорливого руководства.

Перегрузка: друг или враг?

Результативный руководитель должен быть позитивен в своих взглядах, но в то же время должен уметь сказать самое важное слово: "Нет". Напри мер, если количественный и качественный состав администрации определяются кризисными ситуациями, вместо разумного планирования, то потребуется набирать всё больше людей каждый раз, когда возрастает объём работы. Наша первая реакция на увеличение объёма работы должна быть не в том, чтобы затратить больше денег или других ресурсов, но чтобы использовать это как стимул и благоприятный повод, чтобы найти лучшие и более эффективные способы решения задачи. Предприятие с эффективным менеджментом часть времени обязательно будет перегружено.

Во всякой деятельности есть цикличность. Если вы перегружены тридцать процентов всего времени, то, вероятнее всего, примерно столько же времени вы будете загружены ниже ваших возможностей. Чтобы эффективность была максимальной, руководитель должен поддерживать приемлемый средний уровень между перегрузкой и недогрузкой. Перегрузка может быть необходимым стимулом для совершенствования системы и развития "мускулов" вашего предприятия. Компенсация перегрузки затратой дополнительных ресурсов только увеличивает "жировую прослойку" и ослабляет "сердечную мышцу" вашего предприятия.

Президент Джимми Картер однажды предложил "бюджет нулевого отсчёта". Согласно этому плану, все правительственные департаменты начинали финансовый год с нулевым бюджетом и затем должны были давать полный отчёт за каждый истраченный ими доллар. Если бы руководству удалось внедрить такую систему, она намного увеличила бы эффективность федерального правительства и помогла бы свести к нулю дефицит бюджета. Подобная система, с некоторыми предосторожностями, должна быть принята, чтобы тяжесть нашего правительства не раздавила поддерживающую его экономику.

Если не существует действенной системы, способной сделать администрацию подотчетной, то администрация либо жиреет, либо превращается в раковую опухоль предприятия. Если администрацию предоставить самой себе, то очень скоро она начинает думать и действовать так, будто все предприятие существует ради неё самой, а не наоборот. Руководство должно проявлять неустанную бдительность, чтобы этого не произошло.

Фактор вознаграждения

В менеджменте вы будете получать то, что поощряете, а не то, что хотите получить или даже ожидаете получить. Многие предприятия и организации, несмотря на то, что уделяют этому внимание, обучают сотрудников и прилагают определенные усилия для достижения эффективного руководства, тем не менее, терпят в этом неудачу, поскольку в реальности поощряют посредственность и наказывают эффективные действия. Если не существует подотчётности, то наименее эффективные подразделения через некоторое время становятся самыми большими. Они получают самые большие бюджеты, становятся самыми престижными и получают самую большую власть и влияние. В то же время наиболее эффективные подразделения, не раздувающие свой штат, будут утрачивать своё влияние и вознаграждение. Если вы хотите иметь эффективную администрацию, вы должны вознаграждать эффективность и наказывать затраты и бездействие.

Исполнительный директор

Для простоты мы будем называть исполнительным директором (ИД) главу предприятия. В конкретной организации это может быть кто угодно, начиная с пастора и заканчивая генералом.

ИД должен быть не менеджером, а лидером по своему характеру. Именно он определяет направленность своего предприятия. Именно он должен обладать видением цели и направления. Идеальный ИД ориентирован на концепции и способен видеть общую картину. Одновременно он должен понимать и детали, иначе будет устанавливать невыполнимые задачи, внося в дело уныние вместо вдохновения.

Удел исполнительного директора - одиночество. У него большие возможности и множество трудностей. Зачастую только он один способен воспринимать картину целиком. Менеджеры, ответственные за другие слагаемые предприятия, считают именно их участки работы самыми важными, и до определённой степени они и должны так думать. ИД обязан поддерживать подчинённость каждого начальника отдела и в то же время должен уметь уравновешивать воздействие каждого из них, чтобы удерживать предприятие на верном курсе. Для этого ИД должен знать, куда он движется, и обладать достаточным мужеством и стойкостью, чтобы противостоять давлению или предпринимать решительные действия, когда это необходимо.