Теоретические основы управления адаптацией персонала

ВВЕДЕНИЕ

Адаптация персонала на предприятии считается важным звеном кадрового менеджмента. Становясь работником конкретной организации, новый сотрудник оказывается перед необходимостью принять организационные требования: должностные инструкции, положения, приказы, режим труда и отдыха, распоряжения администрации и так далее. Также он принимает совокупность социально-экономических условий, предоставляемых ему организацией. Ему приходиться по-новому оценить свои привычки, взгляды, соотнести их с принятыми в коллективе нормами и правилами поведения, закрепленными традициями, выработать соответствующую линию поведения.

К сожалению, важность мероприятий по адаптации работников в нашей стране недостаточно серьезно воспринимается кадровыми службами на протяжении долгого времени. До сих пор многие государственные предприятия и коммерческие организации не имеют даже базовых программ адаптации. В условиях введения нового механизма хозяйствования, перехода на хозрасчет, самофинансирования и самоокупаемости, что сопровождается значительным высвобождением и, следовательно, перераспределением рабочей силы, увеличением числа работников, вынужденных либо осваивать новые профессии, либо менять свое рабочее место и коллектив, важность проблемы адаптации еще больше возрастает.

Внедрение системы управления адаптацией в организацию представляет собой сложную задачу, но от нее зависит решение таких проблем для предприятия, как: уменьшение текучести кадров; уменьшение стартовых издержек, возможность более быстрого достижения рабочих показателей, приемлемых для организации - работодателя; вхождение работника в рабочий коллектив, в его неформальную структуру и ощущение себя членом этого коллектива; снижение неуверенности и тревожности, испытываемых новым работником. Неуверенность и тревожность в данном случае означают боязнь неудач в работе и неполную ориентацию в рабочей ситуации. Это нормальный страх перед новым и неизвестным, экономия времени руководителя и рядовых работников, развитие у нового работника удовлетворенности своей работой, позитивного отношения к работе и реализма в ожиданиях.

Целью выпускной квалификационной работы является анализ системы адаптации персонала в ООО «Рест - К» и разработка мероприятий по ее совершенствованию.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

– определить понятие, цели, виды и этапы адаптации;

– изучить управление системой адаптации;

– проанализировать зарубежный опыт адаптации персонала;

– провести анализ системы адаптации в ООО «Рест- К»;

– разработать рекомендации по совершенствованию системы адаптации в ООО «Рест - К»;

Объект исследования – персонал ООО «Рест-К».

Предмет исследования – система адаптации персонала и оценка эффективности системы адаптации персонала в ООО «Рест-К».

Теоретическую основу исследования составили данные учебной и периодической литературы.

Информационную основу исследования составили данные бухгалтерской отчетности и кадровые документы предприятия ООО «Рест - К».

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

Первая глава посвящена исследованию теоретических основ адаптации персонала на предприятии.

Вторая глава включает оценку эффективности системы адаптации персонала, а так же рекомендации по ее совершенствованию на примере ООО «Рест - К».

Теоретические основы управления адаптацией персонала

Для того, чтобы узнать, почему официанты не смогли адаптироваться в данной организации, мною было предложено, пройти им анкетирование. Анкета представлена в приложении Б. Анкету прошли 18 официантов.

Рекомендации по совершенствованию системы адаптации в ООО «Рест – К»

Основанием для совершенствования системы адаптации служит тот факт, что эффективной системы адаптации в компании ООО «Рест – К» на данный момент фактически не проводится.

В ООО «Рест – К по результатам анализа адаптации персонала выявлены проблемы и разработаны способы их решения в таблице 2.17

Таблица 2.17– проблемы адаптации в ООО «Рест – К и способы их решения

Проблемы	Способы устранения
Нет специалиста по кадрам	Введение штатной единицы для повышения качества адаптации персонала
Высокий уровень текучести персонала, в том числе не достигших окончания стажировки	Совершенствование программы адаптации

Рассмотрим подробнее способы решения выявленных проблем:

1) Введение штатной единицы для повышения качества адаптации персонала. Персоналу мало уделяется внимания по его адаптации, это связано с отсутствием специалиста, который мог бы осуществлять адаптацию персонала.

В штат организации необходимо ввести специалиста по кадрам, который будет отвечать за организацию процесса адаптации и вести кадровый учет. Необходимо разработать должностную инструкцию для специалиста по кадрам. Должностная инструкция сотрудника – это внутренний акт нанимателя, прописывающий права и обязанности сотрудника, занимающего определённое место в иерархической структуре предприятия. Указанный документ предусматривает ответственность рабочего или служащего за срыв или дефектное выполнение работ. Использование должностной инструкции прямо не регламентировано Трудовым Кодексом РФ.

Должностная инструкция для специалиста по кадрам представим в приложении В.

Потому как, кадровым учетом занимается бухгалтер, ему доплачивают за это в размере 10000 рублей. Если ввести специалиста по кадрам, то это не будет столь затратным, потому что бухгалтеру уже не надо будет доплачивать.

Заработная плата специалиста по кадрам будет составлять окладную часть 20000 руб. плюс премия за успешную адаптацию работников в конце каждого месяца в размере 15% от суммы оклада.

- окладная часть – 20000 руб.(240000 руб. в год);

- выплата премий – 3000 руб. (36000 руб. в год);

- страховые взносы –7130 руб. (85560 руб. в год);

Итого расходов за год 361560 руб.

Также необходимо обустроить рабочее место для специалиста по кадрам. Смета затрат представлена в таблице 2.16

Наименование	Количество	Стоимость	Сумма
Рабочая зона - стол - стул -стеллаж
Орг.техника - компьютер - компьютерная периферия - сканер - принтер
Канцелярские товары
Телефонный аппарат
Итого	-	-

Таблица 2.16– Смета затрат на обустройство рабочего места специалиста по кадрам (руб.)

Совершенствование программы адаптации. в ООО «Рест – К». Учитывая особенности деятельности предприятия и высокую текучесть персонала следует предусмотреть особую программу адаптации персонала. Ее целью должно стать улучшение условий для работы, а также максимально быстрая и эффективная адаптация к производственному процессу. Предложенные программа адаптации представлены в таблице 2.17.

Таблица 2.17 – предложенная программа адаптации персонала в ООО «Рест – К»

Этап	Основные мероприятия этапов адаптации
0. Подготовительный (проводится до выхода сотрудника на работу)	– беседа директора со специалистом по кадрам о приходе новичка; – подготовка рабочего места.
1. Введение в организацию (1-2 дня)	– ознакомительная беседа со специалистом по кадрам; Выдача «книги сотрудника» (welcome-book), проведение welcome-тренинга; – экскурсия по организации; – размещение информации о новом сотруднике (на внутреннем сайте компании, корпоративном бюллетене, стенде); – получение обратной связи от сотрудника.

Продолжение таблица 2.17

3. Введение в должность (2-3 месяца)	– проведение плановых встреч с непосредственным руководителем; – составление плана работы на испытательный срок; – дополнительное обучение внутри компании.
4. Поддерживающий этап (3-6 месяцев)	– разработка мероприятий на основе личного плана профессионального и служебного развития сотрудника

Рассмотрим основные мероприятия предложенных этапов адаптации.

Цели «Welcome-Тренинга»:

– формирование и повышение лояльности сотрудников организации;

– передача новых знаний об организации и существующих в ней правилах. Важно понимать, что «Welcome-Тренинг» не является тренингом в привычном понимании этого слова, так как не направлен на отработку каких-либо навыков.

Содержание «Welcome-Тренинга»:

1. Cведения о компании:

– видение, миссия;

– история создания;

– описание сегмента рынка, на котором работает компания;

– позиция компании на рынке;

– основные конкуренты;

– основные клиенты и партнеры;

– победы и достижения;

– стратегические приоритеты и цели на текущий период;

– освещение деятельности в СМИ

2. Продукты и услуги:

–технология работы компании (различные функции и их взаимодействие);

– описание продукта/услуги;

– ассортимент, ассортиментная политика;

– конкурентные преимущества продукта/услуги;

–eспешные проекты ;

–технология построения отношений с клиентами.

3. Организация: структура и культура:

– cтруктура, ключевые фигуры;

– основные положения корпоративного кодекса компании;

–корпоративные мероприятия, поздравления, негласные традиции;

– корпоративные стандарты в области дресс-кода, делового этикета.

4. Корпоративная политика в области управления персоналом:

– профессиональное развитие: какие возможности в области обучения предоставляет компания, как работает учебный центр, библиотека;

– развитие карьеры: базовая информация об оценочных процедурах, примеры карьерного роста работающих сотрудников;

– политика вознаграждений (в случае, если она унифицирована);

– условия работы: порядок выплаты заработной платы, возможность получения других существующих в компании льгот;

– условия быта: где и когда можно пообедать, получить медицинскую помощь; помощь, связанную с обслуживанием транспортного средства и т.д.;

– отношения с профсоюзной организацией.

5.Экскурсия по компании В данный блок можно включить такие мероприятия, как:

– посещение производства;

– осещение музея компании;

– посещение «Аллеи славы» (экспозиция дипломов и наград компании)

– и т.д.

6 просмотр фильма о компании. Фильм может содержать следующую информацию:

– о создании и процессе становления компании;

– о оказываемых услугах;

– о корпоративной жизни (этот блок обычно включает видеоряд с корпоративных мероприятий: праздников и спортивных турниров);

– интервью с руководителями, ключевыми сотрудниками;

–репортажи из удаленных филиалов;

– обзорная экскурсия по компании с рассказом о деятельности различных подразделений Это может быть традиционный повествовательный или мультипликационный фильм или просто подборка историй. Подготовку фильма лучше всего проводить с привлечением профессионалов. В конце «Welcome-Тренинга» представители компании должны ответить на вопросы новичков.

Помимо информационных блоков «Welcome-Тренинга», «Книга сотрудника» также может включать в себя следующие разделы:

– приветствие руководителя;

– карта-схема предприятия;

– описание организационной структуры (с указаниями имен и фотографиями);

– описание функций и сферы ответственности подразделений;

– основные положения кадровой политики: миссия, ценности, корпоративные стандарты;

– правила внутреннего трудового распорядка (рабочий день, перерывы на обед, оформление больничных и отпусков);

– социальные программы, корпоративные мероприятия;

– сведения о корпоративной символике;

– словарь основных терминов;

– телефонный справочник;

– дополнительная информация об организации работы: алгоритм заказа канцелярских принадлежностей, посещения столовой и т. д.

Технология изготовления стенда:

1) За основу стенда берем пластик ПВХ белого цвета, толщиной 3мм.

2) На компьютере в программе CoralDRAW выполняем макет стенда в выбранной цветовой гамме и в соответствующем масштабе.

3) На плоттере распечатываем стенд на самоклеющейся пленке Oracal.

4) Карманы изготавливаем из оргстекла с учетом размещения в них обучающей информации формата А2. Выемку для удобства замены информации выполняем в верхнем углу.

5) Карманы делаем объемными на подложке, закрепляем на стенде с помощью двустороннего скотча.

6) С обратной стороны стенда крепим дистанционные держатели для возможности размещения его на стене.

Рассмотрим затраты на изготовление информационного стенда представленные в таблице 2.18.

Таблица 2.18 – затраты на изготовление информационного стенда

Наименование	Количество, шт.	Стоимость, руб.
Пластик ПВХ 1200х2400
Карманы из оргстекла формата А2 с учетом подложки и пленки
Виниловая пленка Oracal и широкоформатная печать 1600х2500
Итого

Первый день сотрудника должен быть подготовлен заранее. Ожидая появления нового сотрудника в офисе, проверьте, что вы подготовили:

1) Рабочее место. На рабочем месте не должно быть никаких вещей, принадлежавших предыдущему сотруднику. Создайте личный электронный ящик будущего сотрудника и положите на стол ежедневник, набор канцелярских принадлежностей.

2) Комплект новичка, адаптационный лист, бейджик.

3) Знаки приветствия от коллег. Это может быть открытка с поздравлением с новой работой или шоколадка. Цель первого дня нового сотрудника – сформировать у него положительное впечатление о компании и вызвать воодушевление к работе в ней.

Комплект новичка обычно включает в себя:

– должностную инструкцию, локальные нормативные документы, в том числе Положение о персонале;

– адаптационный лист;

– брошюру «Книга сотрудника»;

– корпоративные памятки, положения;

– последний выпуск корпоративного издания;

– телефонный справочник. Часть документов может быть записана на компакт-диске вместе с фильмом о компании.

Важно не только представить сотруднику его будущих коллег, но и рассказать работникам организации о новом человеке в коллективе. Для этого необходимо использовать информационный стенд. Информация может включать образование и опыт работы, успехи и достижения в предыдущих проектах, информация неформального характера (семейное положение, хобби и т. д.), взгляды на организацию рабочего процесса.

Критерий прохождения испытательного срока будет определяться по 3 показателям:

– критерий эффективной работы - выполнение плана работы на период испытательного срока ;

– критерий эффективной адаптации - положительное заключение директора;

– результат социометрии.

Критерий эффективности работы определяется выполнением плана работы на испытательный срок, который составляет и контролирует его выполнение непосредственный руководитель. (Форма 1). Форма 1 представлена в приложении Г.

Составляется календарь встреч с непосредственным руководителем по принципу: первая неделя – каждый день после рабочего дня, вторая неделя – раз в два дня и т.д.

Цель встреч - координирование работы сотрудника, определение сильных и слабых сторон в работе, фокусирование сотрудника на результат («мышление в рамках результата»).

Критерий эффективной адаптации определяется планом работы со специалистом по кадрам. Составляется календарь встреч со специалистом по кадрам по принципу: первая неделя – каждый день после встречи с непосредственным руководителем, вторая неделя – на следующий день после встречи с непосредственным руководителем и т.д.

Цель встреч - помочьчеловеку быстрее и легче адаптироваться в компании. А такжеопределить сильные стороны человека и стороны, которые необходимо развивать для успешной работы, определить его мотивацию, потенциал.

Социометрия – сотрудники, с которыми «новичок» работал и общался в период испытательного срока анонимно оценивают его по предложенной схеме (Форма 2). Форма 2 представлена в приложении Д.

Социометрия — (от лат. societas — общество и греч. metreo — измеряю) разработанная Якобом Морено теория исследования межличностных отношений в малых группах. Метод позволяет оценить и измерить межличностные и межгрупповые отношения и эмоциональные связи в группе с целью дальнейшего их совершенствования. Может использоваться для изучения и коррекции психологического климата в коллективе, хотя и не является панацеей при решении внутригрупповых проблем.

Целью проведения социометрического исследования может быть:

– измерение степени сплоченности (разобщенности) в группе;

– выявление социометрических позиций членов группы (от «лидера» до «аутсайдера»);

– выявление внутренних малых группировок в группе.

Инструкция: Представьте себе, что все вы перенеслись в средневековье и оказались во дворце великого королевства, которое сейчас находится в упадке. Ваша миссия — вернуть ему былую славу и мощь. Для этого вы должны за короткое время научиться правильно им управлять. На начальном этапе следует выбрать из Вашей группы четырех человек, которые займут следующие позиции:

– король. Глава королевства — опора и поддержка для всех подданных. Это умный, справедливый, надежный, сильный, уверенный в себе человек. Он может адекватно оценить сложившуюся ситуацию и разрешить проблему, учитывая при этом интересы всех сторон, а также урегулировать конфликт или предотвратить его. Это центральная фигура в королевстве, наделенная неоспоримой властью.

– канцлер. Советник короля по важным вопросам, обладающий существенной, но незримой для окружающих властью. Это умный, хитрый, смелый, решительный, предприимчивый человек. Он умеет настоять на своем, отлично разбирается в вопросах управления и постоянно генерирует новые идеи. Имеет значительное влияние на Короля.

– шут. Человек веселый и жизнерадостный, затейник и организатор различных увеселительных мероприятий. Он помогает остальным членам команды не пасть духом в сложных ситуациях, если необходимо — дает советы. Этот человек всегда полон оптимизма, никогда не унывает; с ним легко общаться, жизнь без него в королевстве была бы скучной и монотонной.

– паж. Вносит существенный вклад в общее дело, но при этом предпочитает всегда оставаться в тени. Он не пытается завязать более тесные отношения с остальными членами двора Короля, держится отстраненно, из-за чего не пользуется особенным расположением окружающих. Паж охотно выполняет многочисленные мелкие поручения руководства.

На каждую предложенную роль Вам необходимо выбрать одного из членов Вашей группы, который максимально точно соответствует описанию роли, и был бы эффективен на этой позиции. На каждую роль нужно назначить только одного человека, при этом одного и того же человека можно выбрать на несколько ролей. Скажем, Вы можете выбрать одного коллегу на роль канцлера, и его же — на роль короля. Нарисуйте карандашом в центре листа бумаги круг, напишите в нем «Я» (или свое имя). Вокруг нарисуйте еще восемь кругов, в каждый из которых впишите имя одного из сотрудников Вашего отдела. Свой выбор обозначьте на листе: соедините стрелкой центральный (свой) круг с кругом, в котором вписано имя выбранного Вами человека. При этом используйте маркеры разных цветов: Король — красный цвет, Канцлер — синий, Шут — зеленый; Паж — черный. Использование разных цветов для каждой роли облегчит Вам выполнение задания.

Вся процедура заняла около 20 минут. После окончания работы консультант собрал листы бумаги с рисунками и объявил сотрудникам, что о результатах исследования расскажет через неделю.

После прохождения адаптации важно оценить, насколько работник успешно прошел программу адаптации, какие проблемы возникали в ходе прохождения адаптации, либо еще остались Руководитель заполняет лист оценки работника (Форма 3). Форма 3 представлена в приложении Е.

Специалист по кадрам проводит социометрию и предоставляет свое заключение вместе с результатом социометрии.

В последний день испытательного срока проводится собрание: непосредственный руководитель и со специалистом по кадрам. На собрании решается вопрос о дальнейшем сотрудничестве с сотрудником и определяется его план дальнейшего развития, разрабатываются критерии оценки его работы.

При успешном прохождении испытательного срока, непосредственный руководитель устно информирует сотрудника о продолжении трудовых отношений. Специалист по кадрам инициирует заполнение сотрудником Личного плана профессионального и служебного развития (Форма 4).Форма 4 представлена в приложении Ж. План служит основой для определения профессиональных и служебных интересов сотрудника, возможных путей мотивации, а также оценки достижений и потенциала специалиста во время аттестации. Индивидуальный план прохождения испытательного срока с оценками, комментариями и решением генерального директора, а также личный план профессионального и служебного развития передаются в отдел персонала для дальнейшей работы. Копии приобщается к личному делу сотрудника.

Составим смету затрат для реализации наших рекомендаций по совершенствованию системы адаптации персонала (см. таблицу 2.19.)

Таблица 2.19 – Общая смета затрат, необходимая для реализации рекомендаций по совершенствованию системы адаптации персонала на предприятии (руб.)

Наименование	Стоимость
Оплата труда специалиста по кадрам - окладная часть - премиальная часть - страховые взносы
Обустройство рабочего места специалиста по кадрам - рабочая зона - орг. техника - телефонный аппарат - канцелярские товары
Итого

По данным таблицы 2.19 видно, что затраты для реализации рекомендаций по совершенствованию системы адаптации персонала на предприятии составят 415560 руб.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Адаптация персонала в организации является необходимым звеном кадрового менеджмента. Становясь работником конкретного предприятия, новичок оказывается перед необходимостью принять организационные требования: режим труда и отдыха, положения, должностные инструкции, приказы, распоряжения администрации и так далее.

Адаптация - это взаимное приспособление работника и организации, основывающееся на постепенной врабатываемости сотрудника в новых профессиональных, социальных и организационно-экономических условиях труда.

В первой главе описываются теоретические сновы управления адаптацией. Были рассмотрены понятия, цели, виды, этапы адаптации,ᅠ описана системаᅠ управленияᅠ адаптациейᅠ персонала,ᅠ исследовалсяᅠ опытᅠ зарубежныхᅠ иᅠ российскихᅠ компанийᅠ поᅠ даннойᅠ проблематике.

Система адаптации персонала – это важнейшая часть общей системы управления персоналом в организации. Система адаптации персонала в целом является комплексом мероприятий, блягодаря которым сотрудники могут справиться сос трессом, возникающим в условиях новой обстановки, новых условий труда, незнакомого окружения, возложения дополнительных обязанностей и так далее.

Эффективнаяᅠ системаᅠ адаптацииᅠ персоналаᅠ предполагает:ᅠ привлечениеᅠ квалифицированныхᅠ специалистовᅠ кᅠ работеᅠ сᅠ новымиᅠ сотрудниками;ᅠᅠ использованиеᅠ лучшихᅠ методовᅠ адаптацииᅠ работников;ᅠ индивидуальныйᅠ подходᅠ кᅠ каждомуᅠ новомуᅠ сотруднику;ᅠ разработкаᅠ профессиональнойᅠ программыᅠ адаптацииᅠ персонала.

Эффективная программа адаптации персонала имеет следующие отличительные особенности: она тщательно спланирована, ее содержание вполне понятно, роли участников процесса четко определены.

Во второй главе исследования был проведен анализ адаптации персонала в ООО «Рест – К». Анализ показал, что по состоянию на 1 января 2017 года численность персонала ООО «Рест – К» составляет 137 человек. При рассмотрении абсолютных и относительных показателей текучести персонала выявлено, что в ООО «Рест – К» наблюдается достаточно большая текучка персонала, для того. Для того, чтобы выявить причину текучести кадров было проведено анкетирование сотрудников, которое показало, что практически по всем ответам получены средние результаты. Адаптация работников вООО «Рест – К»осуществляется менеджером смены или более опытным сотрудником такой же должности.

В ООО «Рест – К» адаптация сотрудников проходит по этапам:

На первом этапе менеджер смены узнает у сотрудника имеет ли он специальную подготовку, опыт в данной сфере деятельности. Если опыт имеется, то адаптация значительно сократится.

На втором происходит знакомство нового сотрудника с деятельностью организации, правилами, условиями труда, объясняют требования и обязанности работы.

На третьем этапе происходит практическое ознакомление работника со своими обязанностями и требованиями. Новый сотрудник проходит стажировку. Стажировка проходит один месяц. Менеджер смены или же более опытный сотрудник наблюдает за работой нового сотрудника и оказывает помощь в ходе работы.

На четвертом этапе менеджер смены оценивает, как работал новый сотрудник за весь период стажировки. Если сотрудник подходит на данную должность, то его поздравляют с успешным окончанием стажировки и принимают на работу.

Основной проблемой на предприятии является текучесть кадров, в том числе среди сотрудников, не достигших окончания стажировки. Этому явлению способствуют причины:

- работа с клиентами является эмоционально напряженной и требует спокойствия, терпимости и стрессоустойчивости;

- необходимо выполнять много профессиональных обязанностей сотруднику;

- не устроил режим работы

Помимо проблемы текучести кадров выявлены и другие проблемы при осуществлении адаптации персонала:

- нет специалиста по кадрам;

- отсутствует разработанная система адаптации.

По результатам оценки эффективной адаптации персонала были разработаны мероприятия по совершенствованию системы адаптации в ООО «Рест – К»:

– проведение тренингов ориентированных на профессиональную адаптацию, коучинга.

– введение штатной единицы для ускорения адаптации персонала

– разработка программы адаптации

На реализацию разработанных мероприятий понадобиться 447060 руб. При этом экономический эффект от внедрения предложенных мероприятий составит 36319679 руб. Предполагаемая отдача от внедрения мероприятий оценивается руководством и специалистами предприятия в 30% ежегодного увеличения выручки предприятия.

ВВЕДЕНИЕ

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

– определить понятие, цели, виды и этапы адаптации;

– изучить управление системой адаптации;

– проанализировать зарубежный опыт адаптации персонала;

– провести анализ системы адаптации в ООО «Рест- К»;

– разработать рекомендации по совершенствованию системы адаптации в ООО «Рест - К»;

Объект исследования – персонал ООО «Рест-К».

Теоретическую основу исследования составили данные учебной и периодической литературы.

Первая глава посвящена исследованию теоретических основ адаптации персонала на предприятии.

Теоретические основы управления адаптацией персонала