Статья 16. Ведение делопроизводства, учет и отчетность
16.1. Протоколы общих собраний членов Товарищества подписываются Председателем правления, председателем и секретарем собрания, заверяются печатью Товарищества и хранятся в делах постоянно.
Регистрационные листы участников общих собраний членов Товарищества (собраний уполномоченных), доверенности членов Товарищества на право участия и голосования в общих собраниях членов Товарищества (собраниях уполномоченных), протоколы счетной комиссии, а также иные значимые документы, которые являются неотъемлемой частью таких протоколов, скрепляются с ними неразрывно и хранятся в делах постоянно.
16.2. Протоколы заседаний правления и ревизионной комиссии (ревизора) Товарищества, комиссии Товарищества по контролю за соблюдением законодательства подписывает председатель правления или заместитель председателя правления и секретарь правления, либо соответственно председатель ревизионной комиссии (ревизор) и председатель комиссии такого объединения по контролю за соблюдением законодательства и всеми ее членами, присутствовавшими на заседании; данные протоколы заверяются печатью Товарищества и хранятся в его делах постоянно.
Иные значимые документы, которые являются неотъемлемой частью таких протоколов, скрепляются с ними неразрывно и хранятся в делах постоянно.
16.3. Протоколы заседаний иных органов и комиссий Товарищества, подписываются соответствующим руководителем такого органа (комиссии), визируются всеми присутствующими на заседании членами органа (комиссии), заверяются подписью председателя правления Товарищества или заместителя председателя правления, секретаря правления и печатью Товарищества и хранятся в делах постоянно.
16.4. В Товариществе также подлежат постоянному хранению учредительные документы, а также изменения и дополнения к ним, свидетельства и (или) документы о государственной регистрации Товарищества, книги учета имущества, хозяйственные договоры и трудовые соглашения, приходно-расходные сметы, акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности и акты о нарушениях законодательства, ведомости уплаты взносов и иных платежей членами Товарищества, списки членов Товарищества, списки Индивидуальных садоводов, иные значимые документы.
16.5. Товарищество ведет хозяйственный учет и отчетность в порядке и объеме, установленном законодательством Российской Федерации.
16.6. Председатель правления Товарищества отвечает за учет, хранение, наличие, правильность содержания и оформления протоколов общих собраний членов Товарищества и заседаний правления Товарищества, учредительных документов, а так же изменений и дополнений к ним, свидетельства и (или) документы государственной регистрации Товарищества, книги учета имущества, хозяйственные договоры и трудовые соглашения, приходно–расходные сметы, акты ревизий финансово – хозяйственной деятельности и акты о нарушении законодательства, ведомости уплаты взносов членами Товарищества, списки членов Товарищества, списки Индивидуальных садоводов, локально-нормативные акты, положения, инструкции, документы бухгалтерского и налогового учета и отчетности, печать Товарищества, иной необходимой документации Товарищества, предусмотренной законодательством Российской Федерации и настоящим Уставом.
16.7. Сроки хранения документов устанавливаются на основании действующего законодательства Российской Федерации.
16.8. Уничтожению подлежат документы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, за исключением:
- протоколов общих собраний членов Товарищества,
регистрационных листов участников общих собраний членов Товарищества (собраний уполномоченных), доверенностей членов Товарищества на право участия и голосования в общих собраниях членов Товарищества (собраниях уполномоченных), протоколов счетной комиссии, а также иные значимые документы являющиеся неотъемлемой частью таких протоколов;
- протоколов заседаний правления Товарищества, а также иных значимых документов являющихся неотъемлемой частью таких протоколов;
- протоколов заседаний иных органов и комиссий Товарищества, а также иных значимых документов являющихся неотъемлемой частью таких протоколов;
- реестры садоводов (членов Товарищества и Индивидуальных садоводов);
- документы по учету целевых взносов.
Ознакомление с документами
16.9. Членам Товарищества и гражданам, ведущим садоводство, огородничество или дачное хозяйство в индивидуальном порядке на территории Товарищества, по их требованию должны предоставляться для ознакомления:
1) устав Товарищества, внесенные в устав изменения, свидетельство о регистрации соответствующего Товарищества;
2) бухгалтерская (финансовая) отчетность Товарищества, приходно-расходная смета Товарищества, отчет об исполнении этой сметы;
3) протоколы общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии (ревизора) Товарищества, комиссии объединения по контролю за соблюдением законодательства;
4) документы, подтверждающие итоги голосования на общем собрании членов Товарищества в том числе бюллетени для голосования, доверенности на голосование, а также решения членов объединения при проведении общего собрания в форме заочного голосования;
5) правоустанавливающие документы на имущество общего пользования;
6) иные предусмотренные уставом Товарищества и решениями общего собрания членов Товарищества внутренние документы.
16.10. Товарищество обязано предоставить члену объединения, гражданину, ведущему садоводство, огородничество или дачное хозяйство в индивидуальном порядке на территории Товарищества, по их письменному требованию копии документов, указанных в 16.9. настоящей статьи. Плата, взимаемая Товариществом за предоставление копий, не может превышать затрат на их изготовление. Срок изготовления копий не может превышать срок более 30 (Тридцати) календарных дней.
16.11. Предоставление копий документов, указанных в 16.9. настоящей статьи, органу местного самоуправления, на территории которого находится такое Товарищество, органам государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации, судебным органам и правоохранительным органам осуществляется в соответствии с их запросами в письменной форме