Квалифицированный, компетентный секретер не любит

Бездельничать. И слаб тот руководитель, который не может

Обеспечить ее (его) работой. Вот как об этом говорил один

опытный секретарь:

"В противоположность комическим нашим образам в

Литературе или на эстраде - а на самом деле они не так уж

Смешны - секретарь не любит, когда у нее уйма свободного

Времени.

Если секретарь на своем рабочем месте приводит в по-

Рядок ногти, читает журналы или бесконечно говорит по

Телефону с подругами, то это означает, что ее начальник не

Может организовать свою собственную работу.

Это - почти наслаждение, если хорошо сделана

Моя рабо-

Та. И нет ничего более печального, когда у некоторых на-

Чальников к концу рабочего дня остается огромное количе-

Ство несделанных дел, вполне посильных его бездельничав-

шему секретарю"

"ПЕЧКУ ЗАТОПИШЬ,

СЯДЕШЬ ОТДОХНЕШЬ"

ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

В РАМКАХ ДОЛЖНОСТНОЙ

ИНСТРУКЦИИ И ВНЕ ИХ

Почта

Писать ответы на простые письма, визировать их у директо-

ра (президента, управляющего) и регистрировать. Сортировать

входящую корреспонденцию по ее важности. Собирать инфор-

мационные материалы для того, чтобы выполнить просьбы. Ус-

танавливать даты выполнения заказов, содержащихся в письмах.

Когда шеф отсутствует больше пяти дней, отвечать на письма,

адресованные ему, или передавать их другим сотрудникам для

принятия решений.

Телефон

Телефонные переговоры вести четко, компетентно

и вежливо. Телефонограммы записывать подробно, от-

сылать или передавать их сотрудникам фирмы, написав

дату выполнения поручения. Уметь давать нужную ин-

формацию тем, кто звонит. Группировать телефонные

звонки (при их обилии) и составлять список тех, кому

руководитель должен перезвонить. В этих списках ука-

зывать время звонка и его цель. Готовить документы,

которые могут понадобиться во время телефонного

разговора.

Встречи

Устанавливать время для встреч и совещаний, их регламент.

Для них готовить помещение и необходимую информацию. Рас-

сылать повестку переговоров, совещаний всем участникам. Все

сроки записывать и проверять каждый день.

Посетители

Заботиться об их удобстве. Если им приходится

ждать, предложить кофе и что-нибудь почитать. Необ-

ходимые документы должны вовремя лежать на столе

руководителя, чтобы он мог просмотреть их перед при-

ходом посетителя. Когда посетитель задерживается

слишком долго, звонить руководителю и напоминать

ему о ближайшем срочном деле, тем самым помогая за-

кончить разговор.

Отношения с людьми

Работать в согласии с подчиненными и с теми, кто по поло-

жению выше ее начальника, тем самым проявлять подлинный

интерес к своей работе и к благосостоянию своей фирмы. Быст-

ро и четко передавать поручения и, когда необходимо, прояв-

лять инициативу (поручать указания своего руководителя). В

приемной должна быть полная достоинства, но в тоже

время дружеская атмосфера.

Текущие дела

Все доклады, решения, записки представлять

вовремя. Номера телефонов и почтовые адреса должны

соответствовать действительности. Заранее позабо-

титься обо всех принадлежностях, необходимых для ра-

боты. Постоянно вести списки вопросов, которые тре-

буют обсуждения. Эти списки поддерживаются и об-

новляются в контакте с людьми и используются для на-

поминания.

Конфиденциальные вопросы

Избегать сплетен о делах фирмы и ее служащих. С личными

вопросами обращаться осторожно. Во всех разговорах с посети-

телями также проявлять разумную осторожность.

Командировочные дела

Задолго до отъезда руководителя достать железно-

дорожное или авиарасписание, согласовать время отъ-

езда и вид транспорта, заказать билеты, номер в гос-

тинице, оформить финансовые документы и пригото-

вить все, что может понадобиться в поездке (досье, де-

ловые бумаги). Хорошо также иметь три одинаковые

карточки (для себя, для семьи и для офиса), на которых

записаны названия гостиниц, где будет останавливать-

ся руководитель, номера рейсов и фамилии людей, с ко-

торыми у него назначены встречи. Подготовить финан-

совый отчет о командировке и передать в бухгалтерию.

Документооборот

Создать такую систему классификации, чтобы все докумен-

ты хранились в специальных папках и чтобы их можно было

оттуда легко достать. Разрабатывать и поддерживать систему

хранения, чтобы не накапливать ненужные бумаги. Папки все

время обновлять.

Цели и приоритетность дел

Иметь два отдельных списка дел: долгосрочных (вы-

полнение более 6 месяцев) и краткосрочных. Долгосроч-

ные дела просматривать ежемесячно, отмечая их со-

стояние и ход выполнения. Цели и порядок текущих дел

устанавливать ежедневно.

РАБОЧЕЕ ПРОСТРАНСТВО

ДЕВЯТЬ ПРАВИЛ

ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО

"СТОЛОНАЧАЛЬНИКА"

1. Расположи подчиненных, с которыми приходится

иметь дело чаще, поближе к себе

2. Хочешь дать больше самостоятельности своим под-

чиненным - отдали их от себя территориально.

3. Организуй выборочные, а не беспорядочные вызовы

людей к себе, жестко ограничь число лиц, выходящих на

тебя.

4. Неудобная мебель или тусклое и мерцающее осве-

щение быстро ведут к физической усталости. Свет в офи-

се должен быть ровным, не слепящим глаза, не дающим

тени, но достаточно сильным, чтобы освещать столы. По-

меняй своему секретарю кресло -сделаешь наиболее цен-

ный вклад в повышение его продуктивности, а значит и

своей.

5. Излечись от "синдрома заваленного стола". Очисти

стол от всего, что не связанно с делом, которым ты сейчас

занимаешься. Не позволяй, что другие дела появлялись на

столе до тех пор ты не будешь готов к ним.

6. Не поддавайся соблазну оставить дело, над которым

сейчас работаешь, из-за усталости или желания перейти к

другой, более привлекательной задаче. Затем перепро-

верь порядок выполнения дел и начинай работать над

следующим, наиболее важным делом.

7. Вместе со своим секретарем заведи такой порядок,

чтобы она проверяла: убран ли твой перед твоим прихо-

дом утром, лежит ли на столе материал № 1.

8. Разложи на столе папки с бумагами в пределах до-

сягаемости по принципу срочности: первая очередь, сред-

ней срочности, то, что может подождать, для чтения в сво-

бодное время.

9. Продумай систему регистрации и хранения бумаг на

рабочем столе. Определи, какие документы и каким обра-

зом регистрировать и хранить. Система должна быть из-

вестна и понятна всем окружающим тебя людям. Опреде-

ли сроки хранения документов.

9 правил обращения с женщинами в рабочее время

1. Женщины хотят, чтобы их воспринимали как индивидуу-

мов, и они хотят деловой помощи и поддержи от своих боссов.

2. Чтобы делать более компетентную работу, женщины ну-

ждаются в обратной связи, которая была бы честной и тактич-

ной.

3. Женщины стремятся к тому, как делать свою работу луч-

ше. Они гордятся своей работой. Позволь им знать, где они на-

ходятся на пути к поставленным перед ними целям.

4. Женщины желают работать с компетентным боссом.

Если ты как менеджер имеешь устаревшие профессиональные

навыки или недостатки, например по части контроля, то обна-

ружишь, что они будут уважать тебя больше, если ты повыша-

ешь свою квалификацию.

5. Непременно рассматривай искренне и на законном осно-

вании женщин при любых возможностях продвижения в твоей

фирме. Помогай женщинам получить такую квалификацию, ко-

торая будет вести их к более высокой должности. Неправильно

считать: все, чего хотят женщины, - это работа, а не карьера.

6. Осознай, что мужской эгоизм может помешать тебе заме-

чать вклад женщин или их предложения. И помни, что естест-

венная агрессивность мужчин может сработать так, что женщи-

ны "уступят" мужчинам твоей фирмы свои идеи. Просто не за-

хотят "драться" за них.

7. Избегай говорить или делать любую вещь, которая могла

бы пониматься как признак сексуального возбуждения. Гляди на

женщин профессионально.

8. Ожидай высокого уровня исполнительности от женщин.

Дай им понять, что посредственное исполнение неприемлемо.

9. Будь справедлив, имея дело с женщинами. Ищи и раз-

вивай их силы и способности во всех делах, где только возмож-

но.

ШЕФ В ЮБКЕ

СОВЕТЫ НА ТЕМУ

"ЖЕНСКИЙ СТИЛЬ РУКОВОДСТВА"

Шведские психологи провели специальное массово; анкети-

рование большого числа "шефов в юбке". В итоге был сформу-

лирован ряд советов о том, как быть идеальней начальницей.

Власть

Это - то, чем не следует козырять, а уж тем более злоупот-

реблять. Используй ее в подходящие моменты, но очень эко-

номно и умеренно, желательно в позитивном направлении, то

есть в интересах подчиненных.

Гости

Принимай их в своем офисе по мере возможности лично. В

качестве шефа ты более представительна, чел твой замести-

тель-мужчина. Порой чей-то визит в твою организацию мо-

жет начаться не вовремя. Ты очень занята - тут уж ничего не

поделаешь. В обычных же условиях помни: контакты с людьми

обогащают и развивают. Не избегай их.

Женственность

Незачем чрезмерно ее выставлять напоказ, но и маскировать

тоже ни к чему. Ты по природе иная, чем мужчина, а потому не

учись у него управлять. Не перенимай сухого, бумажного языка

мужчин мужских жестов и манер. Будь последовательной в

сохранении своей женственности, и все будет хорошо.

Злость

Недопустимо изливать ее на подчиненных. Нельзя вести бе-

седу с ними резко, в скандальном тоне. Но весьма желательны

искренность и правдивость эмоций. Поэтому, если у тебя дей-

ствительно имеется повод для недовольства, - не скрывай его.

Всегда лучше в соответствующей форме выразить кому-то

свое неудовольствие, чем подавлять его в себе и копить непри-

язнь.

Имидж

Будь доброжелательна, приветлива, открыта и дружелюбна.

Без крайней нужды не подчеркивай своего превосходства в той

или иной области: это не вызывает симпатии окружающих. Все

и так знают, что ты - шеф и чем-то заслужила свое назначение.

Инициатива

Очень ценное качество для любого шефа. Не ожидай слиш-

ком многого от других. Требуй большего от себя самой, а к ини-

циативе своих подчиненных относись всегда с доброжелатель-

ностью и искренним интересом.

Интерьер

В твоем кабинете могут быть сугубо индивидуальные вещи.

Вполне допустимо, чтобы чувствовалась женская рука. Не бой-

ся, что тебя осудят за служебный женский уют. Ваза с цветами

или красивые занавески на окне вполне приемлемы.

Рабочий кабинет, конечно, не будуар, но и не монастырь, а

яркие мелочи всегда приятны глазу, уставшему от однообразия

официальной обстановки. Пусть твой кабинет не напоминает

кабинет мужчины, но там не место и типично женским предме-

там.

Мстительность

Помни, что всем угодить невозможно, найдется хоть один

недоброжелатель. Не огорчайся этому поводу. Но и никогда не

используй свое превосходство по должности и не мсти, потому

что мстительность - отталкивающая черта характера, она

принесет лишь новых врагов.

Новая работа

Поищи ее, если почувствуешь, что занимаемая должность

совершенно тебе не подходит. Терять тебе нечего. Лучше уве-

ренно занимать более низкую должность, чем страдать на более

высокой. Такой переход не имеет ничего общего с бегством от

ответственности. Это - только проявление твоей зрелости.

Одежда

Сохрани свой привычный стиль. Твоя руководящая долж-

ность вовсе не обязывает отказаться от своих пристрастий.

Одевайся элегантно, не кричаще.

Помощь

Не бойся попросить о ней. Сотрудники - это не только под-

чиненные и исполнители, но и партнеры. Не опасайся доверять

им самостоятельную работу. Если у тебя есть секретарша, нау-

чись с ней правильно обращаться - и ты увидишь, как во многом

она тебе может помочь. Не стыдись признаться, что чего-то не

знаешь. Такие признания не отталкивают подчиненных, а на-

оборот - повышают их роль и доверие к тебе.

Предшественник

На отношении к нему и к тому, что он сделал, проверяется

твоя тактичность. Постарайся, не привлекая внимания, со-

брать сведения о том, что это был за человек и как подчинен-

ные относились к нему. Но полученная информация предназна-

чена лишь для твоего личного пользования. Ни в коем случае не

критикуй прежнего владельца твоего кресла. Напротив, если

что-то из оставленного им "наследства" заслуживает одобре-

ния, не колеблясь, подчеркни это при случае.

Решение

Может потребоваться от тебя уже в первый день работы на

руководящем посту. Не паникуй, если не знаешь, что решить.

Посоветуйся с ближайшим помощником или с ветеранами фир-

мы. Всего знать и узнать сразу невозможно. И первые решения

не зазорно принять после консультаций.

Чрезмерность

Плоха во всех случаях. Новый пост поначалу требует очень

многого, потом работать станет чуть легче. "Слишком хоро-

шо" - порой синоним "плохо". Не отказывайся от личной жизни,

не пренебрегай интересами семьи. Не сиди вечерами в своем

кабинете. Подчиненные не любят начальников, которые ста-

раются подчеркнуть свое трудолюбие, измеряемое часами, про-

веденными в офисе.

Язык

Береги от засорения служебным и профессиональным жар-

гоном. Канцелярская речь всегда звучит некрасиво и сухо, а уж

в устах женщины!

Консультация в ситуации

"КАКОГО ЦВЕТА

ДОЛЖНЫ БЫТЬ СТЕНЫ?"

Цвет стен, мебели, офисного оборудования и твоей одежды

может вызвать приятные и неприятные чувства, и по нему мож-

но определить твой преобладающий эмоциональный настрой.

Белый

Идеальный цвет, цвет мечты. Он никого не отталкивает, но и

информации не несет.

Черный

Символ неуверенности и мрачного восприятия жизни. Если

одежда темного тона, могут подумать, что ты несчастна, склон-

на к депрессии, сомневаешься в своих силах.

Серый

Этот цвет любят рассудительные и недоверчивые натуры,

которые долго думают, прежде чем решиться на что-нибудь.

Этот цвет предпочитают и те, кто боится "выгнуться".

Красный

Цвет страсти. Его любит человек смелый, волевой, власт-

ный. Однако он нравится и вспыльчивым, и общительным ти-

пам. Люди, у которых этот цвет вызывает раздражение, очень

верные и стабильные в своих отношениях, но у них есть ком-

плекс неполноценности, они боятся ссор, склонны к уединению.

Оранжевый

Цвет мечтателей, правда не лишенных интуиции. В старину

любителям этого цвета приписывали также лицемерие и при-

творство.

Коричневый

Его предпочитают те, кто тверд и уверен, ценит традиции и

любит семью. Те, кому неприятен этот цвет, склонны к самолю-

бию и эгоизму, эти люди скрытны и с трудом идут на откровен-

ные разговоры.

Желтый

Символизирует спокойствие, непринужденность в отноше-

ниях и интеллигентность. Такие люди общительны, любопытны,

смелы, легко приспосабливаются к условиям, любят нравиться и

привлекать к себе внимание. Кому неприятен - тот сосредото-

чен, пессимистически настроен, с трудом завязывает новые зна-

комства.

Салатный

Его любят циники и мизантропы (с греческого - "человеко-

ненавистники", в мягком смысле: мизантропы отчуждены от

людей, большие пессимисты). Нравится он и властным людям,

стремящимся навязать свою волю другим. Правда, сами при

этом они стараются не принимать участие в деле, дабы не по-

пасть в затруднительное положение.

Розовый

Те, кому он нравится, очень возбудимы, могут разволно-

ваться по самому незначительному поводу. А раздражение этот

цвет вызывает у прагматичных людей.

Фиолетовый

Такой цвет любят эмоциональные, чувствительные и дели-

катные люди, а не любят те, у кого развито чувство долга и реа-

листичный подход к жизни.

Синий

"Говорит" о скромности, меланхолии. Люди, склонные к си-

нему цвету, быстро устают. Им крайне важно почувствовать

уверенность и благожелательность окружающих. Человек, кото-

рый не любит этот цвет, обычно старается произвести впечатле-

ние, будто ему все по силам, однако в душе он неуверен и замк-

нут.

Зеленый

Предпочитающий его боится попасть под чужое влияние,

ищет способ самоутвердиться. А тот, кто не любит этот цвет,

страшится житейских проблем, старается уйти от всех трудно-

стей, не преодолевать их.

Конечно, эта тональная, радуга далеко не исчерпывает ре-

альные цвета. Наилучший эффект дают полутона, смесь раз-

личных красок.

СУПРУЖЕСКИЙ КОДЕКС

РЕКОМЕНДАЦИЙ ДЛЯ РАЦИОНАЛЬНОЙ

ОРГАНИЗАЦИИ СЕМЕЙНОЙ ЖИЗНИ

Муж и жена - одна душа.

Если ты хочешь иметь с мужем (женой) хорошие отноше-

ния, постарайся лучше узнать его. Бывают супруги с многолет-

ним стажем совместной жизни, но плохо знающие, с кем живут.

Его (ее) мнения, увлечения, интересы надо запоминать и учиты-

вать. Слабые стороны не задевать. Все проблемы должны быть

на двоих и важны в одинаковой степени.

Сначала выслушай.

На мужа, только что пришедшего с работы, жена обрушива-

ет нескончаемый поток последних своих новостей: что ей не

удалось купить, что купили подруги, что натворили дети, как

хорошо зарабатывают настоящие мужчины, как плохо без горя-

чей воды... Мужу остается только молчать и думать о своих но-

востях.

Позволь сначала высказаться мужу (жене) или выясни, что у

него (нее) случилось за день, внимательно выслушай. А потом

рассказывай о своих делах и проблемах.