Анализ АБВ исходит из трех правил, подтвержденных
опытом:
Важнейшие задачи (категория А) составляют при-
мерно 15% количества всех задач и дел, которыми занят
руководитель. Однако вклад этих задач в достижение цели
«весит», однако, примерно 65%.
На важные задачи (категория Б) приходится в сред-
нем 20% общего их числа, и «вес» их значимости для ру-
ководителя — тоже 20%.
Менее важные, «текущие» дела (категория В) со-
ставляют 65% общего числа задач, но составляют всего
около 15% общей «стоимости» всех дел руководителя.
Метод "АЛЬПЫ"
Твоя вершина - план дня.
И всего за 10 минут.
Слова "план", "планирование" вызывают у тебя отри-
цательные эмоции? Можешь говорить: не планирование, а
"подготовка к достижению дневных целей". Если не знаешь,
Чего ты хочешь добиться сегодня, и когда, и как, то окру-
Жающий тебя мир будет управлять тобой. Если знаешь, то и
Ты управляешь этим миром.
Правила безопасности в "Альпах":
1. План дня должен быть в письменном виде. Если он - в тво-
ей голове, легко забыть, отклонить и похоронить задуманное в
лавине дел, обрушенных на тебя твоим миром. Это - раз. Во-
вторых, нарисовав план на бумаге, ты разгрузил память. В-
третьих, зафиксированный на бумаге план имеет эффект самомо-
тивации действий. Твоя активность становится более целенаправ-
ленной и ориентированной на программу дня.
2. Письменная программа дня поможет тебе "не терять" не- сделанные дела (переносишь их на завтра). Плюс ты видишь по-
требность во времени, резервы твоего времени и все "помехи"
делу.
3. План дня двигает тебя к автоматической, не требующей до-
полнительных усилий рационализации труда и, кроме того, ты
сознательно противодействуешь внутренним и внешним "поме-
хам". Тебя не отвлекут лишние телефонные разговоры и другие
внеплановые дела.
4. В конце дня задай себе вопрос: а что, собственно, сделано?
И почему так мало? Причина одна - ты не ориентировался на цели
дня, и лавина случайных дел тебя захлестнула.
5 План дня, в принципе, должен содержать лишь то, что ты
хочешь, должен, можешь сделать в этот день. И цели - реальные и
достижимые для тебя. Вот на них и сконцентрируй, мобилизуй
свои силы.
Первая стадия.
Задачи дня
Запиши под соответствующими рубриками (разделами) сво-
его «Плана дня» всё то, что надо сделать завтра:
из списка дел или из недельного (месячного) плана;
невыполненное вчера, позавчера;
новые дела;
сроки твоих дел;
периодически возникающие задачи.
Записывай, используя сокращения: В — визиты, совещания,
Д — делегирование (поручение кому-либо) дел, К — контроль,
П — в процессе, задача уже выполняется, ПК — поездки, ко-
мандировки, ПР — письменная работа, деловые письма, диктов-
ка, С — секретарша, Т — телефонные разговоры, Ч — чтение
(отчетов, инструкций, газет)... Алфавита хватит для шифровки
своих дел? И за каждой буквой можно написать, например, фа-
милию: «ПК — Иванов» (тебе известно, что Иванов продает
интересующую тебя радиоаппаратуру).
Вторая стадия.
Длительность твоих дел
Поставь против каждой задачи приблизительное время для
ее выполнения, суммируй и определи ориентировочно общее
время.
Безусловно, продолжительность отдельных дел невозможно
оценить достаточно точно. Но, накопив опыт, ты сможешь поч-
ти безошибочно определять время для выполнения всех задач
дня и укладываться в это время. Попробуй выдержать 10 дней
процедуру составления письменных планов — и 11-й план будет
выполнен, «как в аптеке».
Третья стадия.
Резерв твоего времени.
План дня не поставит тебя в положение «ни охнуть, ни
вздохнуть». Прикидывай его на 60% рабочего времени, а 40% —
резервное время для неожиданных дел.
Если тебе никак не уложиться в такую пропорцию, то: а) со-
крати список дел, б) сделай это за счет менее важных, в) перепо-
ручи отдельные дела своим людям и даже не своим, г) сократи
время на каждую задачу, д) перенеси часть дел на завтра и е)
работай не 8 часов, а больше.
Четвертая стадия
Приоритетные дела, сокращение и перепоручение дел
Установи однозначные приоритеты для своих дел с по-
мощью анализа АБВ и уточни задачи дня.
Перепроверь потребность во времени и сократи время на
все дела до желаемого тобой.
Подумай, кому ты можешь поручить отдельные дела и
как сделать их более рационально.
Пятая стадия.
Что сделано и не сделано?
Увы, не все удалось сделать сегодня, даже дозвониться до
всех, с кем нужно было поговорить. Что не сделано, придется
отложить на завтра. Но что-то выплывает и на послезавтра, что-
то висит до конца недели. Что делать, когда многократно брался,
и...
Сегодня я доведу это дело до конца — «приоритет А и
пункт 1».
Решительно отказываюсь это делать, иногда жизнь реша-
ет наши проблемы быстрее нас.
Где писать план дня? На обычном календаре — • не по-
местится, на отдельных листках — теряется общий обзор. Про-
даются специальные дневники времени. Купи — и он быстро
окупит себя. За один день.
Метод анализа дня "ПЯТЬ ПАЛЬЦЕВ"
ВЕЧЕРНЯЯ "РАЗБОРКА"
Первый вариант
Ты устал, очень хочется домой, но этот анализ отнимет все-
го пять минут. Посмотри на свою руку:
М. (мизинец) — «мыслю — значит существую»: какие зна-
ния и опыт я сегодня получил?
Б. (безымянный) — «близка ли цель?»: что я сегодня сделал
и чего достиг?
С. (средний) — «состояние духовное»: каким было сегодня
мое настроение, расположение духа?
У. (указательный) — «услуга... все мы служим друг другу»:
чем я помог другим, чем услужил, порадовал или поспособство-
вал?
Б. (большой, подними вверх этот палец) — «бодрость физи-
ческая»: как я чувствовал себя, что я сделал сегодня для своего
здоровья, поддержания нормальной формы?
Совсем просто - второй вариант
Метод «пять пальцев» можно применять и для анализа си-
туаций за день.
М. — «мизерный результат», Б. — «боялся, и напрасно», С.
— «средненько я тут сработал», У. — « упирался я хорошо» и Б.
— (большой палец вверх) — «больше, чем я, никто не сделает в
этой ситуации».
Удобно, когда стоишь на остановке, или ловишь такси, или
одной рукой управляешь своей автомашиной
Экспресс-анализ
"17 ВОПРОСОВ ВЕЧЕРОМ"
1. Кто помешал мне сегодня достичь большего?
2. Что помешало?
3. Принес ли я сегодня пользу окружающим меня людям?
4. Не тонул ли я в мелочах?
5. А где плыл по поверхности вопросов?
6. И стоило ли заниматься* ненужной критикой банковских
порядков?
7. Где я пошел на напрасные компромиссы?
8. Не чрезмерно ли много хотел от рекламного агента?
9. Фирма по праву могла потребовать от меня еще...?
10. Как оценивают мои усилия сегодня подчиненные,
коллеги или шеф?
11. Мог ли я отказаться от каких-то дел?
12. Чему я научился сегодня?
13. Удалось ли мне сегодня записать все свои новые идеи?
14. Что доставило сегодня радость ?
15. Кто меня порадовал?
16. Этот день приблизил к моим целям или я протоптался на
одном месте?
17. Неужели это все, что я могу, и лучшего, большего не
сделаю завтра?
СИТУАЦИОННЫЙ АНАЛИЗ-2
Знаю ли я задачи моей должности? Знаю ли я, чего от меня
ждут?
Согласованы ли мои цели с руководством? Знаю ли я рутин-
ные, однообразные дела, относящиеся к профессиональной сфе-
ре моей деятельности? Планирую ли я эти дела?
Имею ли я в любое время представление о задачах, которые
предстоит решить? Известна ли мне их срочность и важность?
Устанавливаю ли я приоритеты в моих делах?
Выполняю ли я своевременно свои задачи?
Часто ли я при этом испытываю давление?
Нуждаюсь ли я, чтобы мне напоминали об исполнении моих
обязанностей?
Откладываю ли я свои дела?
Приступаю ли я самостоятельно к своим делам?
Выполняю ли я свои дела полностью и окончательно?
Часто ли я получаю запросы или рекомендации?
Жалуются ли на меня, что я неудовлетворительно информи-
рую другие инстанции?
Как велико влияние работы на мою личную жизнь?
Какую пользу я приношу своими действиями?
На какой встречный эффект я могу рассчитывать (повыше-
ние заработка, продвижение по службе, налаживание контактов
и т. д.)?
Каких личных успехов я могу добиться в обозримое время?
С какими неудачами я должен считаться? Каковы главные
преимущества моей работы?
Откровенные, четкие ответы на все эти вопросы помогут
понять собственную готовность к новым ситуациям в личной и
профессиональной сферах и подскажут, как держать себя и дос-
тойно проявлять в сложных ситуациях.
ПОТЕНЦИАЛ ТВОЕЙ ЛИЧНОСТИ
САМОАНАЛИЗ