Виды первичной учетной документации

по личному составу:

Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). Все этапы трудового цикла — от приема на работу нового сотрудника до его увольнения — подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов:

• по учету кадров;

• по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержден ных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных организаций. Поскольку документация по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда не является распорядительной документацией, ее оформление в пособии не рассматривается. Что касается распорядительных документов по учету труда, то перечень унифицированных форм данного вида документации приводится в нижеследующей таблице.

Номер формы	Наименование унифицированной формы	Формат
Т1	Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу	А4
Т1а	Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу	А4
Т2	Личная карточка работника	2А4
Т2ГС(МС)	Личная карточка государственного (муниципального) служащего	2А4
Т3	Штатное расписание	А4
Т4	Учетная карточка научного, научнопедагогического работника	А4
Т5	Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу	А4
Т5а	Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу	А4
Т6	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику	А4
Т6а	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам	А4
Т7	График отпусков	А4
Т8	Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником	А4
Т8а	Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками	А4

К приказам по личному составу относятся приказы:

· о приеме на работу,
· о переводе на другую работу,
· о предоставлении отпуска,
· о дисциплинарных взысканиях,
· о совмещении,
· о поощрении,
· об установлении надбавки к окладу,
· об изменении персональных данных работника,
· о присвоении разрядов, классности,
· об изменении условий труда,
· о командировках,
· об увольнении.

"Приказ по личному составу это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации (учреждения, предприятия, фирмы и др.) по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией. Приказами по личному составу документируют такие процедуры движения кадров, как:

прием на работу;
перевод на другую работу;
увольнение;
предоставление отпусков;
командирование;
изменение фамилии;
поощрение;
взыскание.
Приказ по личному составу является основным документом любой кадровой службы. Случаи необходимости его издания предусмотрены КЗоТ РФ, и именно приказ является документом, на основе которого ведутся учетные формы, лицевые счета, личные дела, трудовые книжки и ряд других документов.

Приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором – в унифицированной системе первичной учетной документации.

Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003. Обязательными реквизитами бланка являются: наименование организации – автора документа, наименование вида документа (приказ), коды организации и формы документа, место для даты и индекса, место составления или издания. Кроме того, на бланках могут размещаться изображение Государственного герба Российской Федерации, изображение герба субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

Коды. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Коды служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее сокращенное наименование (а при его отсутствии – полное) указывается на бланке выше наименования самой организации – автора документа.

Пример бланка приказа с продольным расположением реквизитов:

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
ВЫМПЕЛ
ПРИКАЗ
0000000
(Код по ОКПО)
_______________2000 0000000
(Код по ОКУД)
№ __________

МОСКВА

Пример бланка приказа с угловым расположением реквизитов

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
ВЫМПЕЛ
0000000
(Код по ОКПО)
_________ 2000
00000000
(Код по ОКУД)
№__________

МОСКВА

Таким образом, бланк для приказов по личному составу не имеет никаких отличий от бланков приказов по основной деятельности. Отличия этих двух разновидностей одного и того же документа проявляются в применении, составлении и оформлении.

При составлении приказа используются следующие реквизиты: заголовок к тексту, текст, ссылка на документ-основание, подпись, визы согласования, виза ознакомления, исполнитель.

Заголовок к тексту приказа формулируется в соответствии с видом приказа. Например, приказ о чем? – “О приеме на работу”, “О переводе на другую работу”, “О командировании”. Если приказ индивидуальный, к этому заголовку добавляют фамилию принимаемого работника.

Текст. В практике работы кадровых служб приказы по личному составу по структуре текста подразделяют на простые и сложные. Простой приказ оформляет одно распорядительное действие, например прием на работу или командирование. Если приказ оформляется на каждого работника отдельно, то такие приказы считают индивидуальными. Если приказ касается нескольких работников, то такие приказы называют сводными (например, нескольких работников принимают по одному приказу – его текст содержит столько пунктов, сколько человек оформляют на работу).

Текст приказа не имеет преамбулы, его следует начинать со слов, обозначающих распорядительное действие: НАЗНАЧИТЬ, ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, КОМАНДИРОВАТЬ и др.

Ссылка на документ-основание. В конце каждого пункта приказа (по каждому работнику персонально) приводится ссылка на основание издания приказа. Основанием издания приказа по личному составу всегда будет один или несколько документов. Например, основанием к приказу о приеме на работу могут служить: личное заявление, представление, трудовой договор (контракт), трудовое соглашение и др. Подпись. Приказ имеет одну подпись, его подписывает, как правило, руководитель организации. В тех организациях, где имеется должность заместителя руководителя по работе с кадрами, право подписи этих документов обычно предоставлено ему. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии.

Директор завода Личная подпись В.Т. Романов

Заместитель генерального директора по кадрам Личная подпись Т.М. Ларин

В практике документирования еще встречаются случаи, когда перед должностью руководителя от руки проставляется предлог “За” или “зам”, или проставляется косая черта. В государственном стандарте категорически запрещено использовать подобные приемы, так как они лишают документ юридической силы, он уже не может рассматриваться как доказательство.

Визы. Приказы по личному составу, как правило, визируют руководитель структурного подразделения, в котором работает данный работник, главный бухгалтер, юрисконсульт (при его наличии). На приказе обязательна виза инспектора или руководителя кадровой службы. Однако состав лиц, визирующих приказы по личному составу, в разных организациях имеет существенные отличия как по количеству визирующих, так и по их составу. Поэтому правила визирования приказов по личному составу в конкретной организации должны быть определены кадровой службой и руководством организации и закреплены в инструкции о работе с кадровыми документами. Виза проставляется в нижней части на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа. Оформление визы должно состоять из подписи лица, визирующего документ, его должности, расшифровки подписи (т. е. указания инициалов и фамилии), даты визирования.

Например:
Главный бухгалтер (личная подпись) В.Р. Туманов
24.09.2000

Виза ознакомления. Приказ вступает в силу с момента подписания и объявляется работнику под расписку. Виза ознакомления располагается ниже ссылки на документ – основание издания приказа и состоит из слов “С приказом ознакомлен”, личной подписи работника и даты ознакомления.

Отметка об исполнителе. Этот реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, она включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер телефона того должностного лица, которое готовило данный документ. ГОСТ 6.30-2003 предусматривает два способа оформления этой отметки:

Исп. Сидоров Николай Николаевич
451-23-78 451-23-78

Дата. В приказах по личному составу проставляется несколько дат – в бланке, после подписания приказа в момент его регистрации, в тексте (например, дата приема на работу, дата командировки, увольнения и др.), в визах согласования. Оформление даты допускается словесно цифровым способом, например 23 июля 2015 г. Однако более распространенным способом является оформление даты арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 23.08.2000. Кроме того, государственным стандартом предусмотрено оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2015.08.23.

Индекс. В бланке приказа предусмотрено место для регистрационного индекса. Этот реквизит необходим для учета документов, но, кроме того, он является одним из индексов, придающих документу юридическую силу, т. е. делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности.

Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс “ЛС” (личный состав) или “К” (кадры). Ряд кадровых служб с индексом “ЛС” регистрируют приказы долговременных сроков хранения, с индексом “К” – кратковременных сроков.

Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит, прежде всего, от количества издаваемых приказов. В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например, “П” – приказы о приеме на работу, или “ПР” – приказы о приеме на работу рабочих, “ПС” – о приеме специалистов (ИТР); “К” – командировки, “КВ” – внутренние командировки и т. д. В любом случае использования различных индексов система индексации должна быть закреплена в инструкции и делопроизводстве кадровой службы.

Прием на работу
В соответствии с ТК РФ приказы (распоряжения) о приеме на работу составляются и в случаях, когда прием на работу проводится по трудовому договору (контракту).

В тексте приказа о приеме на работу, составленного в текстовой форме, указываются распорядительное действие “ПРИНЯТЬ”, “НАЗНАЧИТЬ” (по контракту, на должность), фамилия, имя, отчество, должность работника, наименование структурного подразделения, в которое он назначается на работу, дата начала работы, вид приема (постоянная работа, временная, по совместительству, на неполный рабочий день и др.), условия приема (с испытательным сроком или без него), условия оплаты труда.

При приеме на работу на неопределенный срок с нормальной продолжительностью рабочего времени:
“ПРИНЯТЬ
Соловьеву Нину Викторовну на должность методиста учебно-методического центра с 07.08.2000 с испытательным сроком два месяца с окладом 15 000 рублей”.

При приеме на неопределенный срок на неполный рабочий день:
“ПРИНЯТЬ
Соловьеву Нину Викторовну на должность методиста учебно-методического центра с 07.08.2000 с испытательным сроком два месяца с неполным рабочим днем (с 9.00 до 14.00) с оплатой 0,5 ставки от оклада 15 000 рублей”.

Подлинник приказа хранится в кадровой службе, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления зарплаты. В практике работы некоторых кадровых служб принято создавать несколько копий приказа для передачи в структурные подразделения, на табельный участок и др. При ведении на работника личного дела количество копий увеличивается – одна из них подшивается в личное дело. В отраслях экономики документирование приема на работу всех работников, за исключением назначаемых вышестоящим органом управления, оформляется приказом (распоряжением) о приеме на работу – типовой унифицированной формой Т-1. Форма Т-1 заполняется и визируется работником кадровой службы, ответственным за прием. Начальник (мастер) структурного подразделения дает заключение о возможности приема, указывая на оборотной стороне формы, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительностью испытательного срока. На оборотной стороне формы проставляются результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму, а также отметка о согласии работника с условиями работы.

Если работнику устанавливают тарифную ставку, оклад, то форма Т-1 визируется в отделе труда и зарплаты или другой соответствующей службе организации, подтверждающей вакантную должность и устанавливаемый оклад. Форму Т-1 подписывает руководитель организации, и она объявляется работнику под расписку.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу создается в одном экземпляре.

На основе приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1) работник кадровой службы делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, заполняет учетную форму Т-2, а бухгалтерия открывает лицевой счет.

Перевод на другую работу
Перевод на другую работу (из одного структурного подразделения в другое в пределах одной организации) проводится по инициативе работника или администрации. В последнем случае перевод, как правило, осуществляется с согласия работника.

Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе.

Заявление о переводе на другую работу унифицировано в УСОРД. Формуляр заявления содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа (заявление), адресат – руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии, текст, подпись (в состав подписи включается наименование должности). Заявления составляются сотрудником собственноручно. Заявление является личным документом, поэтому его текст излагается от первого лица. Заявление визируется лицами, непосредственно заинтересованными в решении вопроса: начальниками структурных подразделений, где работает и собирается работать заявитель, начальником отдела кадров (сотрудником отдела кадров), заместителем директора, бухгалтером и т. д.

В разрешенных законом случаях, например при производственной необходимости, согласия работника не требуется. При этом основанием для перевода являются докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи с производственной ситуацией. Документом, обосновывающим необходимость перевода, может быть и представление руководителя структурного подразделения (цеха, отдела и др.) о переводе.

Представление о переводе унифицировано УСОРД и включает следующие реквизиты – наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. В тексте представления руководителя структурного подразделения должна быть дана оценка производственной деятельности работника, изложены причины перевода. Представление пишется на имя руководителя организации. Его резолюция адресуется кадровой службе и содержит распоряжение о решении вопроса.

Приказ о переводе на другую работу в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ТК РФ.

Текст приказа не имеет преамбулы, его следует начинать со слов, обозначающих распорядительное действие: “ПЕРЕВЕСТИ”. Затем указываются фамилия, имя, отчество, должность работника, наименование структурного подразделения, в которое работник переводится, дата начала работы, условия оплаты труда.

В приказе о переводе отмечают вид и мотив перевода, срок и условия работы (например, смещение на низшую должность в качестве дисциплинарного взыскания).

ПЕРЕВЕСТИ
Николаева Сергея Кирилловича слесаря 4-го разряда цеха № 45 механиком гаража с 17 июля 2000 г. со сдельной оплатой труда на время реконструкции цеха № 45, ст. ___ ТК РФ.

ПЕРЕВЕСТИ
Васильеву Антонину Павловну, старшего экономиста отдела перевозок, на должность начальника отдела перевозок с 28 июля 2000 г. с окладом по штатному расписанию.

В отраслях экономики документирование перевода на другую работу осуществляется применением формы Т-5 “Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу”. Форма Т-5 заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре, ее визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового места работы, подписывает руководитель организации. На обороте делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работе.

На основе приказа о переводе работник отдела кадров делает отметки в личной карточке Т-2, трудовой книжке и других документах.

Оформление отпусков
В соответствии с ТК РФ работники имеют право на ежегодный очередной отпуск, на внеочередные отпуска, на отпуска по временной нетрудоспособности и др. Кроме того, в ряде отраслей экономики действуют положения о дополнительных отпусках (например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда), такие же отпуска могут быть предусмотрены коллективными договорами, положением о персонале.

Основанием для предоставления работнику очередного отпуска может служить его личное заявление или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления. Формы заявления и графика отпусков унифицированы в УСОРД.

Текст приказа о предоставлении отпуска начинается словом “ПРЕДОСТАВИТЬ”, затем с красной строки указывают фамилию, имя, отчество, должность и структурное подразделение, в котором работает сотрудник, общее число рабочих дней, в течение которых работник находится в отпуске, даты ухода в отпуск и возвращения на работу, за какой период предоставляется отпуск и его условия (с сохранением или без сохранения содержания), вид отпуска. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление, объяснительная или докладная записка, справка, график отпусков.

ПРЕДОСТАВИТЬ
Топоркову Борису Никифоровичу, ведущему специалисту коммерческого отдела, ежегодный отпуск за 2014 г. с 20 июля 2015 г. на 24 рабочих дня.

ПРЕДОСТАВИТЬ
Лавровой Наталье Юрьевне, лаборанту кафедры экономики, отпуск без сохранения заработной платы с 28 июля 2015 г. по 6 августа 2015 г. на 5 рабочих дней.

В отраслях экономики документирование процедуры предоставления отпуска оформляется с применением типовой формы Т-6 “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска”.Форма Т-6 заполняется в двух экземплярах. При предоставлении работнику отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается “без оплаты”. В разделе “Начислено” в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата. Один экземпляр формы Т-6 остается в кадровой службе, второй передается в бухгалтерию для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск. Форма Т-6 подписывается начальником (мастером) структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа об отпуске работники кадровой службы вносят отметки об отпуске в форму Т-2.

Командирование
Командирование сотрудников проводится администрацией. Инициативным документом и основанием к приказу о командировании является докладная записка руководителя структурного подразделения, в которой обосновывается необходимость и цель командировки. В тексте приказа указываются фамилия, имя, отчество работника, его должность и наименование структурного подразделения, в котором он работает, наименование географического пункта и организации, куда направляется. В приказе должна быть оговорена дата командировки.

КОМАНДИРОВАТЬ
Лаврову Маргариту Ивановну, агента по продажам, в г. Самару на механический завод с 28 июля 2015 г. на 5 календарных дней для согласования договора о поставках.

Приказ создается не менее чем в двух экземплярах. Первый остается на хранении в кадровой службе, второй передается в бухгалтерию для расчета оплаты командировочных расходов. На основе приказа работнику оформляется командировочное удостоверение.

Поощрения и дисциплинарные взыскания
Основаниями для издания подобных приказов служат представления, докладные и объяснительные записки, акты, решения профсоюзных органов, совета трудового коллектива. Такие приказы доводятся до сведения коллектива, приказы о поощрениях заносятся в трудовую книжку работника.

Составление приказов о поощрениях и взысканиях имеет существенные отличия от других приказов по личному составу. Текст таких приказов начинается с преамбулы (вводной части), где излагаются причины издания приказа. Например, приказ о поощрении может быть издан в связи с награждением орденами и медалями, присвоением почетных званий, за выполнение особо значимых заданий, в связи с юбилеем и т. д.

Приказ о дисциплинарном взыскании издается в связи с должностными проступками, нарушениями трудовой дисциплины. Преамбула отделяется от основного текста словом “ПРИКАЗЫВАЮ”, которое печатается с новой строки. Текст приказа о поощрении или дисциплинарном взыскании должен содержать указание вида поощрения или взыскания. Текст может состоять из нескольких пунктов.

1. Богданову Николаю Константиновичу объявить благодарность с занесением в личное дело.2. Наградить Богданова Николая Константиновича ценным подарком и выплатить денежную премию в размере двух должностных окладов.

При составлении приказа о взысканиях его вид определяет руководитель, принявший решение в связи с проступком работника. Однако работники кадровой службы должны предварительно затребовать от работника объяснительную записку. К тому же в таких приказах чрезвычайно важную роль играет дата издания приказа, так как в соответствии с ТК РФ дисциплинарное взыскание применяется непосредственно за обнаружением проступка, но не позднее одного месяца со дня его обнаружения.

Изменение фамилии
Изменение фамилии, имен, отчеств регистрируется органами загса с выдачей гражданам документов, подтверждающих эти изменения. В организациях кадровая служба оформляет такие изменения изданием приказа. Основанием для приказа могут быть личные заявления и копии документов загса. В тексте приказа указывается старая и новая фамилия (имя, отчество), указывается причина изменения.

СЧИТАТЬ
Хмелеву Нину Петровну, старшего специалиста планово-финансового отдела, изменившей фамилию на Крылову Н.П.Основание: личное заявление Хмелевой Н.П. и копия свидетельства о заключении брака, выданного Тимирязевским отделом загса г. Набережные Челны 20.06.2013, НП № 87954

Увольнение
Увольнение работника может быть проведено по его инициативе или по инициативе администрации предприятия (организации) – в связи с истечением срока действия трудового договора (контракта), сокращением штатов, совершением работником должностных проступков. Документами, являющимися основанием для издания приказа об увольнении могут, быть личное заявление работника, акт о нарушении трудовой дисциплины и др.

Текст приказа об увольнении начинается словом “УВОЛИТЬ”, затем указываются фамилия, имя, отчество, должность и структурное подразделение, где работал работник. В приказе об увольнении обязательно указываются причины увольнения (по личному желанию, в связи с переходом на другую работу, по сокращению штатов), а также номер статьи ТК РФ и дата. Оформление даты в приказе об увольнении чрезвычайно важно, так как день увольнения является последним днем работы.

УВОЛИТЬ
Самойлова Виктора Петровича, бухгалтера Центральной бухгалтерии, 26 июля 2000 г. по собственному желанию, п. ч. ст. ___ ТК РФ.

В отраслях экономики увольнение работников документируют с применением формы Т-8 “Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)”. Форма заполняется работником кадровой службы на всех увольняемых, за исключением увольняемых вышестоящими органами. Первый экземпляр формы остается на хранении в отделе кадров, второй – передается в бухгалтерию, которая производит расчет с работником.

Форму подписывают начальник (мастер) структурного подразделения и руководитель организации.

После издания приказа об увольнении или формы Т-8 работник кадровой службы делает отметки в форме Т-2 и трудовой книжке увольняемого.