Письмо-претензия (рекламация)
◙ Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в адрес недобросовестной организации-поставщика. В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.
Письмо подписывает руководитель организации или его заместитель.
Стандартные формулировки, используемые при составлении писем-претензий:
· Поставка была произведена Вашей стороной:
…несвоевременно…
…с опозданием на… недели…
· Мы не получили от Вас сведений относительно:
…сроков поставки…
…условий доставки продукции…
…комплектации изделий…
…наличия запасных частей к двигателям, которые должны поступить в наш адрес…
· Рекламационный акт прилагается…
· Акт осмотра продукции высылается…
· Заключение экспертизы направлено в Ваш адрес…
· Мы намерены просить Вас …
· Мы намерены потребовать:
… заменить дефектный двигатель новым;
… выслать недостающие детали;
· В случае уклонения от решения вопросов, отраженных в рекламации:
…мы будем вынуждены обратиться в Госарбитраж…
…мы будем вынуждены передать дело в суд…
…мы дадим соответствующие указания нашему региональному представителю…
Образец письма-претензии (рекламации)
Регистрационный штамп бланка Мебельная фабрика
Отдел сбыта 453762, г. Нижнекамск
Ул. Гагарина 45
16. 05. 07. № 43-08/21
На № от
По заключенному договору от 25.03. 2005 г. Вы были обязаны поставить в 1 квартале 2003 г. мебельной фурнитуры на общую сумму 10 000 руб. Фактически ее сдано на сумму 5 000 руб.
Согласно п.2 договора, за недопоставку продукции уплачивается неустойка в размере 2% суммы недопоставки, т.е. 100 руб.
Указанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет. В противном случае мы будем вынуждены обратиться в Госарбитраж.
Заместитель директора Подпись И.Л. Федоров
Письмо-приглашение
◙ Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.
В таких письмах раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
Обычно текст приглашения начинается со слова «Приглашаем…».
Формулировки, используемые в письмах-приглашенях:
▪ Направляем Вам приглашение на…конференцию по вопросам…
▪ Приглашаем Вас…принять участие в…
▪ Позвольте пригласить Вас… на: церемонию открытия…, банкет, открытие выставки, премьеру, церемонию… и т. д.
▪ Просим Вас принять участие… в официальной церемонии открытия (закрытия)…
▪ Ваше предполагаемое участие… вызывает большой интерес
▪ Просим подтвердить участие…до…
Образец письма-приглашения
ЦНИИТМ
22 декабря 2005г. № 17-03/152
ОАО «Метраком»
Генеральному директору
Г-ну А.В.Козельскому
Господа,
Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта реконструкции
производственных мастерских, которое состоится 18 апреля 2005 г. в 12 часов в конференц-зале нашего института.
Если Ваши представители не смогут принять участие в обсуждении проекта, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу: оф. 143, д. 14, пер. Марксистский, Москва, 324563.
С уважением,
Председатель
ученого совета института П.Н. Павлов
Секретарь ученого совета А.Д. Руханов
Малеев Николай Алексеевич
тел. (495) 234-74-62
Информационное письмо
◙ Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируется деятельность каких-либо организаций, выпускаемая продукция, издаваемая литература.
Образец информационного письма
1.
Штамп бланка Директору ресторана «Якорь»
Свиридову В.П.
165845, Санкт-Петербург
ул. Приморская, 45
17.07.2006 №35/02
Уважаемый господин Свиридов!
Мы рады, что Вы сочли возможным откликнуться на наше предыдущее письмо. Мы рассматриваем это как проявление Вашей заинтересованности к тем услугам. Которые наше предприятие может Вам предоставить.
Настоящее информационное письмо имеет целью подробнее ознакомить Вас с содержанием этих услуг и стандартными условиями их предоставления.
Обращаем Ваше внимание на то, что наше предприятие выполняет работы по ремоту, реконструкции и модернизации объектов различного назначения свыше 10 лет и имеет положительные отзывы о своей деятельности.
В числе наших клиентов магазин «Северная Венеция», кинотеатр «Буревестник», ресторан Красный мак» и другие объекты.
Перечень услуг, а также условия их предоставления заказчикам представлены в нашем информационном проспекте, который прилагается к настоящему письму.
Просим вас ознакомиться с содержанием брошюры и сообщить нам о своих намерениях в отношении возможного сотрудничества.
Приложение: информационный проспект (брошюра) на 20 листах.
С уважением,
Главный инженер
ООО «Новый стиль» П.С. Тихомиров
2.
Министерство высшего Директорам школ, лицеев
и среднего специального и гимназий
образования
МОСКОВСКИЙ ТЕХНИКУМ
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО
ТРАНСПОРТА
116574, Москва,
ул. Песчаная, 32
тел. 563-84-38
Расчетный счет № 53930542
20.03.2004 № 34/7
Администрация техникума сообщает, что в новом 2004/05 учебном году техникум открывает юридический факультет.
Правила приема общие для всех специальностей.
Директор техникума П.П. Игнатьев
Инициативное письмо
◙ Инициативные письма – это письма, требующие ответа. В основном такие письма выражают просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. К ним относятся письма-запросы, письма-просьбы, письма-предложения (оферты).
Письмо-просьба
◙ Письма-просьбы рассчитаны на то, что в результате их отправления будет получен ответ и возникнут деловые отношения с адресатом.
Излагая просьбу в письмах-просьбах, необходимо подчеркнуть заинтересованность организации в ее исполнении. Наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления.
В письме-просьбе следует четко выразить, что вам нужно и какие действия ожидаете от получателя письма. Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу…»), от первого лица множественного числа («Просим…»), от третьего лица единственного числа. В этом случае употребляются существительные с собирательным значением (дирекция, руководство, администрация, совет трудового коллектива, фирма… просит…»). Наконец, письмо может быть написано от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением («дирекция и совет трудового коллектива организации…»).
Образец письма-просьбы
Регистрационный штамп бланка Генеральному директору
ООО «Хозяюшка»
А.Н. Потоцкому
Уважаемый господин Потоцкий!
Руководство нашей компании проявило большой интерес к продукции Вашего предприятия, ознакомившись с ее образцами в ходе региональной выставки «Промышленность ЮФО-2005».
Особое впечатление в представленной Вами экспозиции произвели ковровые покрытия и светильники.
В связи с тем, что наше предприятие предполагает приобрести ковровые покрытия и светильники, представленные Вашим предприятием, прошу направить в наш адрес 2 экземпляра каталога Вашей продукции.
С уважением,
заместитель директора
по маркетингу ОАО «Вектор» В.Н. Николаенко
Ответ на письмо-просьбу
Регистрационный штамп бланка Директору ОАО «Вектор»
Ю.К. Гороховой
Копия
заместителю директора
по маркетингу
В.Н. Николаенко
Уважаемая госпожа Горохова!
В соответствии с Вашей просьбой высылаю 2 экземпляра каталога продукции нашего завода. Буду рад, если это послужит дальнейшим взаимовыгодным контактам между нашими предприятиями.
Приложение, каталог продукции предприятия на 205 год, экз. №№ 1, 2 только адресату.
С уважением
Директор ООО А.Н. Потоцкий
Письмо-запрос
◙ Письмо-запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру и т.д. с просьбами дать подробную информацию о товарах или услугах, а также направить предложение на поставку товара.
Стандартные формулировки, используемые в письмах-запросах:
· Руководство организации вынужденно обратиться к Вам с запросом о…,
· Направляем запрос о…,
· Мы вынуждены запросить у Вас следующую информацию…
· Обстоятельства вынуждают нас направить в Ваш адрес запрос о…
Образец письма-запроса
Министерство транспорта Российской Федерации