Образцы текстов деловых писем
Виды деловых писем
По характеру информации письма могут быть:
- сопроводительными, - благодарственными,
- гарантийными, - инициативными,
- информационными, - поздравительными.
Составляются также письма-приглашения, письма-просьбы, письма-извещения, письма-ответы, письма-извинения, письма-требования (рекламация), письма-напоминания, письма-подтверждения, письма-извинения, письма-предложения (оферта).
.
Этапы подготовки и составления писем:
1. изучение существа вопроса;
2. подготовка и написание проекта текста письма;
3. согласование проекта письма;
4. подписание руководителем;
5. регистрация;
6. отправка.
Структура делового письма
· Письма бывают одноаспектные и многоаспектные.
Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа.
Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.
· Наиболее простая структура письма – это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания.
Примеры писем, состоящих из двух и трех частей
Служебное письмо-запрос:
1) обоснование актуальности запроса;
2) содержание запроса;
3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.
Сопроводительное письмо:
1) сообщение о высылаемом материале;
2) уточняющие сведения.
Письма-просьбы:
1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;
2) изложение просьбы;
3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.
Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):
1) повторение изложения просьбы;
2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;
3) констатация отказа или отклонения предложения.
Образцы текстов деловых писем
Письмо-подтверждение
◙ Письмо-подтверждениесодержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров и т. п.), о том, что ранее составленный документ или достигнутая договоренность остается в силе. Письмо может подтверждать готовность к совершению ранее согласованных действий, какой-либо факт, действие и т.п.
Письма-подтверждения начинаются со слов:
С благодарностью подтверждаем…; С удовлетворением подтверждаем…; Настоящим письмом подтверждаем…; В подтверждение…; Сообщаем, что нами получены…; Направляем Вам в подтверждение…; В подтверждение направляем в ваш адрес…; Подтверждаем получение Вашего заказа…)
Данный вид писем отличается конкретностью и лаконичностью изложения.
Формулировки, используемые в письмах-подтверждениях:
- Подтверждаем условия поставки партии телевизоров…
- Сообщаем, что переданные… нами получены
- … мы только что получили.
- Организация не возражает против совместного строительства… и др.
Образец письма-подтверждения
ИНСТИТУТ Директору завода
«Точмеханика» оптических приборов
(справочные данные организации) Константинову А.Ф.
30. 05.2004 87-30
На № 0524/141 от 24. 05. 2000
Уважаемый господин Константинов!
С благодарностью подтверждаем получение оборудования для лаборатории. Специалисты по установке и наладке должны прибыть в институт 8 июня 2004 г.
С уважением,
Директор института Подпись С.Г. Стрехов
Письмо-напоминание
◙ Письмо-напоминаниесодержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.
Эта разновидность писем начинается словом «Напоминаем…»:
***Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 74 / 16 16.01.2005. Вы должны завершить разработку проектных документов на реконструкцию спортивного комплекса до 16.06.2005. Просим Вас сообщить о состоянии проекта.
***Напоминаем, что срок аренды земельного участка истекает 15.09.2003. Просим ускорить ответ на № 11-02/134 от 14.04.2000 «О подготовке…»
Образец письма-напоминания
ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ОКРУГ
Ростов-на- Дону
ОАО «ФОРТУНА»
Д. 23, ул. Тельмана
Ростов-на-Дону, 344010 тел. 238-56-89
_____________________________________________________
15 июня 2005 г. № 05-12/132 На № _ _ _ _ _ _от_ _ _
ООО «Веста»
Директору
г-ну В.А. Красовскому
О сроках по договору № д. 34 пр. Ворошиловский
Г. Ростов-на-Дону
_ _ _ _ _ _ _ __ __ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Уважаемый г-н Красовский В.А.
Напоминаем Вам, что согласно договору № _______ Ваша
фирма должна закончить работы по ……………………………..к
12.06.2005.
Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором
работы к 15. 08. 2005. В противном случае мя будем вынуждены
подать в арбитражный суд.
Приложение:
1. Копия договора на 2 л. В 1 экз.
2. Календарный план работы на 3 л. В 1 экз.
С глубоким уважением
Директор Н.Н. Старовойтова
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Суворова Нина Алексеевна
234-45-77
АР 21. 08. 99
……………………………………………………………………………………..
Образец письма-приглашения
ЦНИИТМ
22 декабря 2005г. № 17-03/152
ОАО «Метраком»
Генеральному директору
Г-ну А.В.Козельскому
Господа,
Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта реконструкции
производственных мастерских, которое состоится 18 апреля 2005 г. в 12 часов в конференц-зале нашего института.
Если Ваши представители не смогут принять участие в обсуждении проекта, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу: оф. 143, д. 14, пер. Марксистский, Москва, 324563.
С уважением,
Председатель
ученого совета института П.Н. Павлов
Секретарь ученого совета А.Д. Руханов
Малеев Николай Алексеевич
тел. (495) 234-74-62
Информационное письмо
◙ Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируется деятельность каких-либо организаций, выпускаемая продукция, издаваемая литература.
Образец информационного письма
1.
Штамп бланка Директору ресторана «Якорь»
Свиридову В.П.
165845, Санкт-Петербург
ул. Приморская, 45
17.07.2006 №35/02
Уважаемый господин Свиридов!
Мы рады, что Вы сочли возможным откликнуться на наше предыдущее письмо. Мы рассматриваем это как проявление Вашей заинтересованности к тем услугам. Которые наше предприятие может Вам предоставить.
Настоящее информационное письмо имеет целью подробнее ознакомить Вас с содержанием этих услуг и стандартными условиями их предоставления.
Обращаем Ваше внимание на то, что наше предприятие выполняет работы по ремоту, реконструкции и модернизации объектов различного назначения свыше 10 лет и имеет положительные отзывы о своей деятельности.
В числе наших клиентов магазин «Северная Венеция», кинотеатр «Буревестник», ресторан Красный мак» и другие объекты.
Перечень услуг, а также условия их предоставления заказчикам представлены в нашем информационном проспекте, который прилагается к настоящему письму.
Просим вас ознакомиться с содержанием брошюры и сообщить нам о своих намерениях в отношении возможного сотрудничества.
Приложение: информационный проспект (брошюра) на 20 листах.
С уважением,
Главный инженер
ООО «Новый стиль» П.С. Тихомиров
2.
Министерство высшего Директорам школ, лицеев
и среднего специального и гимназий
образования
МОСКОВСКИЙ ТЕХНИКУМ
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО
ТРАНСПОРТА
116574, Москва,
ул. Песчаная, 32
тел. 563-84-38
Расчетный счет № 53930542
20.03.2004 № 34/7
Администрация техникума сообщает, что в новом 2004/05 учебном году техникум открывает юридический факультет.
Правила приема общие для всех специальностей.
Директор техникума П.П. Игнатьев
Инициативное письмо
◙ Инициативные письма – это письма, требующие ответа. В основном такие письма выражают просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. К ним относятся письма-запросы, письма-просьбы, письма-предложения (оферты).
Письмо-просьба
◙ Письма-просьбы рассчитаны на то, что в результате их отправления будет получен ответ и возникнут деловые отношения с адресатом.
Излагая просьбу в письмах-просьбах, необходимо подчеркнуть заинтересованность организации в ее исполнении. Наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления.
В письме-просьбе следует четко выразить, что вам нужно и какие действия ожидаете от получателя письма. Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу…»), от первого лица множественного числа («Просим…»), от третьего лица единственного числа. В этом случае употребляются существительные с собирательным значением (дирекция, руководство, администрация, совет трудового коллектива, фирма… просит…»). Наконец, письмо может быть написано от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением («дирекция и совет трудового коллектива организации…»).
Образец письма-просьбы
Регистрационный штамп бланка Генеральному директору
ООО «Хозяюшка»
А.Н. Потоцкому
Уважаемый господин Потоцкий!
Руководство нашей компании проявило большой интерес к продукции Вашего предприятия, ознакомившись с ее образцами в ходе региональной выставки «Промышленность ЮФО-2005».
Особое впечатление в представленной Вами экспозиции произвели ковровые покрытия и светильники.
В связи с тем, что наше предприятие предполагает приобрести ковровые покрытия и светильники, представленные Вашим предприятием, прошу направить в наш адрес 2 экземпляра каталога Вашей продукции.
С уважением,
заместитель директора
по маркетингу ОАО «Вектор» В.Н. Николаенко
Ответ на письмо-просьбу
Регистрационный штамп бланка Директору ОАО «Вектор»
Ю.К. Гороховой
Копия
заместителю директора
по маркетингу
В.Н. Николаенко
Уважаемая госпожа Горохова!
В соответствии с Вашей просьбой высылаю 2 экземпляра каталога продукции нашего завода. Буду рад, если это послужит дальнейшим взаимовыгодным контактам между нашими предприятиями.
Приложение, каталог продукции предприятия на 205 год, экз. №№ 1, 2 только адресату.
С уважением
Директор ООО А.Н. Потоцкий
Письмо-запрос
◙ Письмо-запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру и т.д. с просьбами дать подробную информацию о товарах или услугах, а также направить предложение на поставку товара.
Стандартные формулировки, используемые в письмах-запросах:
· Руководство организации вынужденно обратиться к Вам с запросом о…,
· Направляем запрос о…,
· Мы вынуждены запросить у Вас следующую информацию…
· Обстоятельства вынуждают нас направить в Ваш адрес запрос о…
Образец письма-запроса
Министерство транспорта Российской Федерации
Задание 131.
Определите, какие предлоги употребляются с родительным, а какие с дательным падежом.
В отношении, по, в целях, при посредстве, благодаря, вследствие, впредь до, применительно к, во избежание, согласно, по причине, в течение, в отношении к, по мере, в продолжение, в силу, сообразно, ввиду.
Задание 132.
Выделите этикетные жанры письма.
Служебное письмо
ИнициативноеОтветное
Письмо-запрос Ответ на запрос
Письмо-предложение Письмо-извещение
Письмо-приглашение Письмо-подтверждение
Письмо-рекламация Письмо-отказ
Письмо-напоминание
Письмо-рекомендация
Гарантийное письмо
Благодарственное письмо
Сопроводительное письмо
Задание 133.
Познакомьтесь с фрагментами деловых писем. Определите жанровую
Задание 134.
Сгруппируйте стереотипные формулы в соответствии с видами писем, в которых они используются.
Просим сделать… Мы не можем согласиться… Выражаем благодарность (Кто?) имеет честь сообщить…
(Кто?) с сожалением должен сообщить… Подтверждаем получение…
Нам приятно… Мы получили Ваше…
Сообщаем (извещаем, информируем, уведомляем), что… Благодарим за Ваше…
Мы вынуждены сообщить… С благодарностью подтверждаем…
Направляем Вам рекламацию… Доводим до Вашего сведения…
Мы готовы (согласны) представить… Напоминаем Вам, что…
Мы официально заявляем Вам… Поздравляем…
Высылаем (направляем, посылаем) Вам… Ставим вас в известность…
Мы обращаемся к Вам с просьбой… Гарантируем…
Мы будем (весьма) признательны (благодарны), если… Мы получили Ваше…
Приглашаем Вас… В связи с Вашей просьбой направляем Вам…
Позвольте (нам) пригласить Вас… Платеж будет произведен немедленно после…
Мы предлагаем Вам… (Кто?) гарантирует…
Мы можем рекомендовать Вам… Просим принять участие…
Задание 135.
Определите, к какому типу документов (устав, указ, письмо-предложение (оферта), контракт) могут относиться следующие фразы:
1) Установить, что председатель Центрального Банка Российской Федерации участвует в заседании Правительства Российской Федерации.
2) Покупатель обязан перечислить денежную сумму в уплату полной стоимости поставленного товара на расчетный счет Продавца.
3) Оплату просим произвести посредством безотзывного и подтвержденного аккредитива на наш расчетный счет ОИИ 234578 в «Промышленно-строительном банке» в Москве.
4) Акционерное предприятие «Интерфакс С.П.А.» является акционерным обществом открытого типа с фондовым капиталом 20 000 000 рублей.
Задание 136.
Ситуация 1.
Составьте совместное письмо-просьбуУправления здравоохранения и Управления финансов и налоговой политики Главе администрации Новосибирской области о выделении дополнительных ассигнований из бюджетаобласти на оказание дополнительных медицинских услуг населению Красносельского района в связи с эпидемией гриппа.
Ситуация 2.
Составьте информационное письмо фирмы «Сибирь» о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной цене и о возможности принимать заказы на составление программ.
Ситуация 3.
Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экосан» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности».
Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.
Ситуация 4.
Составьте письмо-запрос и письмо-ответ следующего содержания.
Коммерческий директор ООО «Визит», специализирующегося в области изучения спроса на туристические услуги и заинтересованного в расширении сферы их распространения, 5 апреля 2007 г. обратился с запросом к генеральному директору туристического агентства «Сказочный мир» Н.А. Говорову о возможности организации туров в скандинавские страны.
В письме были затронуты вопросы стоимости и продолжительности сроков туристических поездок, включая трансфер, организацию питания, проведение экскурсий и другие услуги.
Письмо также содержало просьбу о рассмотрении вопроса организации индивидуальных туров в Австралию (Сидней – Золотой Берег).
Письмо подписал коммерческий директор Д.О. Романов.
В ответ на запрос Д.О. Романова генеральный директор туристической компании «Сказочный мир» подтвердил возможность организации туристических поездок в названные страны.
В ответном письме содержалась просьба к компании «Визит» представить точные сведения с указанием количества групп, срока пребывания в стране, а также финансовых возможностей желающих обрести путевки. В письме был указан контактный телефон оператора В.Л. Леоновой.
Остальные необходимые реквизиты укажите самостоятельно.
Докладная записка
Виды деловых писем
По характеру информации письма могут быть:
- сопроводительными, - благодарственными,
- гарантийными, - инициативными,
- информационными, - поздравительными.
Составляются также письма-приглашения, письма-просьбы, письма-извещения, письма-ответы, письма-извинения, письма-требования (рекламация), письма-напоминания, письма-подтверждения, письма-извинения, письма-предложения (оферта).
.
Этапы подготовки и составления писем:
1. изучение существа вопроса;
2. подготовка и написание проекта текста письма;
3. согласование проекта письма;
4. подписание руководителем;
5. регистрация;
6. отправка.
Структура делового письма
· Письма бывают одноаспектные и многоаспектные.
Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа.
Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.
· Наиболее простая структура письма – это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания.
Примеры писем, состоящих из двух и трех частей
Служебное письмо-запрос:
1) обоснование актуальности запроса;
2) содержание запроса;
3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.
Сопроводительное письмо:
1) сообщение о высылаемом материале;
2) уточняющие сведения.
Письма-просьбы:
1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;
2) изложение просьбы;
3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.
Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):
1) повторение изложения просьбы;
2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;
3) констатация отказа или отклонения предложения.
Образцы текстов деловых писем
Письмо-подтверждение
◙ Письмо-подтверждениесодержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров и т. п.), о том, что ранее составленный документ или достигнутая договоренность остается в силе. Письмо может подтверждать готовность к совершению ранее согласованных действий, какой-либо факт, действие и т.п.
Письма-подтверждения начинаются со слов:
С благодарностью подтверждаем…; С удовлетворением подтверждаем…; Настоящим письмом подтверждаем…; В подтверждение…; Сообщаем, что нами получены…; Направляем Вам в подтверждение…; В подтверждение направляем в ваш адрес…; Подтверждаем получение Вашего заказа…)
Данный вид писем отличается конкретностью и лаконичностью изложения.
Формулировки, используемые в письмах-подтверждениях:
- Подтверждаем условия поставки партии телевизоров…
- Сообщаем, что переданные… нами получены
- … мы только что получили.
- Организация не возражает против совместного строительства… и др.
Образец письма-подтверждения
ИНСТИТУТ Директору завода
«Точмеханика» оптических приборов
(справочные данные организации) Константинову А.Ф.
30. 05.2004 87-30
На № 0524/141 от 24. 05. 2000
Уважаемый господин Константинов!
С благодарностью подтверждаем получение оборудования для лаборатории. Специалисты по установке и наладке должны прибыть в институт 8 июня 2004 г.
С уважением,
Директор института Подпись С.Г. Стрехов
Письмо-напоминание
◙ Письмо-напоминаниесодержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.
Эта разновидность писем начинается словом «Напоминаем…»:
***Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 74 / 16 16.01.2005. Вы должны завершить разработку проектных документов на реконструкцию спортивного комплекса до 16.06.2005. Просим Вас сообщить о состоянии проекта.
***Напоминаем, что срок аренды земельного участка истекает 15.09.2003. Просим ускорить ответ на № 11-02/134 от 14.04.2000 «О подготовке…»
Образец письма-напоминания
ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ОКРУГ
Ростов-на- Дону
ОАО «ФОРТУНА»
Д. 23, ул. Тельмана
Ростов-на-Дону, 344010 тел. 238-56-89
_____________________________________________________
15 июня 2005 г. № 05-12/132 На № _ _ _ _ _ _от_ _ _
ООО «Веста»
Директору
г-ну В.А. Красовскому
О сроках по договору № д. 34 пр. Ворошиловский
Г. Ростов-на-Дону
_ _ _ _ _ _ _ __ __ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Уважаемый г-н Красовский В.А.
Напоминаем Вам, что согласно договору № _______ Ваша
фирма должна закончить работы по ……………………………..к
12.06.2005.
Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором
работы к 15. 08. 2005. В противном случае мя будем вынуждены
подать в арбитражный суд.
Приложение:
1. Копия договора на 2 л. В 1 экз.
2. Календарный план работы на 3 л. В 1 экз.
С глубоким уважением
Директор Н.Н. Старовойтова
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Суворова Нина Алексеевна
234-45-77
АР 21. 08. 99
……………………………………………………………………………………..