Стажировка в качестве стажера руководителя предприятия.

Тема 4.1. Изучение прав и обязанностей руководителя предприятия

Руководитель играет одну из самых важных ролей в жизнедеятельности предприятия. Важнейшей обязанностью руководителя является обеспечение высокого уровня культуры, четкой организации и обслуживания потребителей.

На руководителя предприятия возложена ответственность за производственно - торговую и хозяйственную деятельность предприятия.

Директор предприятия оформляет бумаги, требуемые для успешного ведения бизнеса по оказанию услуг питания. Обеспечивает выдачу клиентам необходимой и своевременной информации об оказываемых услугах. Мониторит наличие на каждую партию продовольственных товаров, в т.ч. сырья, используемого для изготовления еды общественного питания, контракта, включающего правильные сведения об изготовителе и качестве продукта (сертификата соответствия). Контролирует организацию, планирование и координацию работы вверенного ресторана. Обеспечивает достаточно хороший уровень заданной эффективности пищевого производства, внедрение новой механизации процесса и технологии, улучшенных прогрессивных форм обслуживания и распределения труда.

Директор осуществляет своевременный контроль за рациональным использованием трудовых ресурсов, оценку работе производственной жизнедеятельности фирмы и качества профессионального обслуживания клиентов заведения. Занимается изучением спроса выгодных потребителей на предлагаемую продукцию заведения. Организовывает переговоры от лица компании и подписывает контракты поставки товаров. Контролирует производственную организацию учета производимых работ, обеспечивает своевременные отчетности о произведенной деятельности, в т.ч. владельцу заведения.

Выдает информационные сводки, неразрывно связанные с предоставлением услуг общественного питания, контролирующим органам. Устанавливает для сотрудников должностные обязанности и вводит меры по контролированию их исполнения. Создает решения о премировании, перемещении и освобождении занимаемых должностей работников ресторана; применяет меры поощрения отличившихся работников, налагает взыскания на нарушителей трудовой дисциплины заведения.

Тема 4.2. Ознакомление с основной деятельностью руководителя предприятия общественного питания. Анализ рабочего дня руководителя

Рабочий день владельца кафе сильно отличается от привычного для всех распорядка в офисе. Ему придется забыть о нормированном рабочем дне, поскольку владелец кафе выступает гарантом своего заведения. Несомненно, с открытием собственного предприятия вы получаете желанную свободу, однако вместе с ней и огромную ответственность. Будучи владельцем предприятия, вы несете ответственность за наемных работников, успешность работы кафе, его репутацию на рынке, а также за прибыльность.

Как показывает статистика, большинство владельцев предприятий посвящают 90% своего рабочего дня решению рутинных задач и всего лишь 10% разработке стратегии роста своего бизнеса. Возможно, именно это является причиной того, что ежегодно закрывается 20-30% ресторанов.

Каждый владелец предприятия в концепции своего заведения воплощает свою мечту.

Рабочий день директора обычно включает:

§ работу с финансовой документацией,

§ оплату счетов,

§ контроль работы каждого подразделения ресторана,

§ обучение персонала,

§ взаимодействие с клиентами и поставщиками.

Профессиональная жизнь владельца предприятия тесно переплетается с его личной жизнью. Иногда приходится работать дома, иногда задерживаться в кафе до его закрытия или замещать персонал, который не вышел на работу.

Для поддержания предприятия на плаву приходится ежедневно заботится о его рекламе и маркетинге. Директор вынужден проводить многочисленные встречи с веб-дизайнерами, представителями топ-сайтов, которые специализируются на продаже еды через интернет, рекламными агентствами и т.д. В любом случае персонал должен постоянно чувствовать присутствие и контроль владельца заведения: личное или посредством контроля через систему видеонаблюдения.

Самоменеджмент, или организация личной работы руководителя, представляет собой целенаправленное и последовательное использование испытанных методов работы в повседневной практике. Его цели - оптимальное использование времени и своих возможностей, сознательное управление течением жизни и преодоление внешних обстоятельств.

При ежедневном решении разного рода задач директор выполняет различные функции. Этот процесс можно представить как круг самоменеджмента, наглядно демонстрирующий связи между отдельными функциями.

Рис. 2. Круг самоменеджмента

Во внешнем круге обозначено пять функций:

1) постановка целей;

2) планирование;

3) определение приоритетов по предстоящим делам;

4) составление распорядка дня и организация трудового процесса;

5) самоконтроль и корректировка целей.

Тема 4.3. Ознакомление со служебной и распорядительной документацией предприятия

Деятельность предприятий и организаций фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание, которые составляют группу организационных документов. Эти документы являются обязательными элементами каждого предприятия.

Организационно-распорядительный документ - это вид письменного документа, в котором фиксируют решения административных и организационных вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Каждой функции управления соответствует своя система документации. Важнейшей системой, имеющей повсеместное распространение, является система организационно-распорядительной документации (ОРД).

В неё входят три группы:

1) Организационные документы - документы, отражающие организационную деятельность: положения, уставы, договоры инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы и др. документы;

2) Распорядительные документы - документы, фиксирующие распорядительную деятельность руководителя и руководящих органов организации (фирмы): приказы, распоряжения, указания, постановления, решения;

3) Справочно-информационные документы: справки, акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки, протоколы, заявления и др.

Особое место в этой системе занимает протокол, который является одновременно и организационным и справочно-информационным, и распорядительным.

Исходя из специфики работы с документами можно выделить следующие группы документов:

· документы по личному составу: приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по з/плате, личные дела;

· коммерческие документы: коммерческие договоры контракты и другие документы, входящие в состав контракта в качестве приложения спецификации, графики поставок и т.п.

· документы по обращениям граждан: предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению.

Основное назначение распорядительных документов заключается в регулировании и координации деятельности, позволяющих органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Фиксируемые в распорядительных документах решения могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми и иными ресурсами.

С учетом сферы деятельности распорядительные документы можно разделить на следующие уровни:

- правовые акты федерального уровня (указы Президента РФ, постановления Правительства РФ и т. д.);

- правовые акты на уровне субъектов РФ (правовые акты, издаваемые областным, краевым, городским законодательством);

- правовые акты организаций, учреждений, предприятий (приказы, указания, распоряжения).

Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Приказ - это правовой акт руководителя органа власти управления, учреждения, организации, предприятия в целом в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых или иных вопросов их деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.

Приказы оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты:

· Государственный герб РФ - изображается только в том случае, если в соответствии с действующим законодательством организации это право предоставлено. Гербы изображаются на бланках органов власти и управления и организаций в их подчинении;

· эмблема - товарный знак или знак обслуживания;

· наименование организации;

· название вида документа - приказ;

· дата и номер документа;

· место издания;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись;

· визы.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, поэтому он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа.

Тема 4.4. Организация коммерческих связей с поставщиками

Руководитель - это человек, который в большой степени, чем руководимые им работники, несет ответственность за оптимальное использование ресурсов.

Закупка товаров- составная часть коммерческой деятельности предприятия, включающая в себя:

§ изучение и прогнозирование покупательского спроса;

§ выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров;

§ организацию хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки;

§ организацию учета и контроля за ходом выполнения договорных обязательств.

В процессе закупки и поставки товаров устанавливаются коммерческие связи между участниками, представляющими предприятия торговли, производителей и обслуживающие сферу обращения субъекты. С закупочной деятельности начинаются коммерческие отношения с партнерами. Закупочная деятельность взаимообусловлена, она осуществляется в соответствии с целями торгового предприятия.

Закупочная деятельность торговых организаций должна быть планомерно организована и экономически обоснована. Для этого необходимо, чтобы торговые организации вели систематическое изучение источников закупки и поставщиков товаров.

Систематическое изучение торговой конъюнктуры, установление постоянной связи с поставщиками позволяют своевременно определять изменение конъюнктуры рынка, изучать производственные возможности расширения ассортимента выпускаемой продукции. Все это дает возможность предъявлять поставщикам более обоснованные требования в отношении количества, качества, ассортимента товаров.

При продвижении товаров к потребителям используются транзитная и складская формы. Транзитная форма представляет собой прямую доставку товаров от производителя непосредственно в розничную торговую сеть.

Складская форма обусловлена наличием складов в оптово - посреднической сфере, обеспечивающих концентрацию товаров и устойчивое снабжение торговых предприятий.

Выбор той или иной формы товародвижения требует учета конкретных условий и зависит от специфики ассортимента товаров, месторасположения поставщика и покупателя, от торгового предприятия (величина товарооборота, размеров торговых и складских площадей), транспортных условий и экономической целесообразности той или иной формы завоза.

Существует две формы доставки товаров:

1) централизованная;

2) децентрализованная (самовывоз).

Поступление товаров от поставщиков производится на основании заключенных между поставщиками и покупателями хозяйственных договоров. В договорах, заключаемых между поставщиками и покупателями, оговариваются: виды поставляемых товаров, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели товаров, сроки исполнения договоров, порядок расчетов, а также ответственность сторон за ненадлежащее исполнение договора.

Для эффективной и ритмичной работы предприятия необходимо организовать завоз товаров из разных источников. Основными источниками продовольствия являются предприятия-изготовители.

Договор поставки является основным документом, определяющим права и обязанности сторон по поставкам всех видов продукции. При составлении договоров необходимо руководствоваться Гражданским кодексом РФ, законами и иными законодательными актами РФ. При намерении заключить контракт следует четко знать, какие цели необходимо достичь при его реализации, и уточнить наиболее важные моменты, связанные с его оформлением, подписанием и исполнением.

Договор, как правило, имеет четыре раздела:

1. Преамбула (или вводная часть).

2. Предмет договора.

3. Дополнительные условия договора.

4. Прочие условия договора.