Способы повышения эффективности контроля

Сущность процесса контроля заключается в сопоставлении плановых и фактических показателей деятельности коммерческой компании в условиях изменчивости рыночной конъюнктуры. Поэтому на эффективность контроля во многом оказывает влияние реальность устанавливаемых стандартов. На практике учитывается возможность оптимистического развития событий как идеального варианта использования ресурсов коммерческой компании, а также пессимистического совпадения случайных факторов.

В качестве стандартов обычно рекомендуется принимать расчетный вариант, который может исходить из результатов прогнозирования диапазона возможных колебаний рыночной конъюнктуры и научного обоснования оптимального варианта или его выбора путем использования накопленного практического опыта и интуиции руководителя.

По результатам контроля могут дополнительно использоваться открывающиеся новые рыночные возможности, а для реакции на воздействие неблагоприятных факторов руководство компании предусматривает резерв сил и средств.

На результативность деятельности коммерческой компании на рынке могут оказывать существенное влияние различные факторы, в том числе условия производства, такие как снабжение, производство, сбыт или же поведение объектов взаимодействия, особенно потребителей, конкурентов, партнеров, рыночных посредников.

Поэтому при организации контроля следует также учитывать выбор приоритетов путем ранжирования по степени значимости процессов и объектов контроля. В результате устанавливается очередность и частота контроля лимитирующих факторов деятельности, которые могут оказать самое существенное влияние на достижение целей компании на рынке.

Одной из определяющих целей контроля является рациональное использование ресурсов компании, которое должно находиться под надлежащим контролем. В то же время частый и тотальный контроль может привести к ситуации, когда затраты на организацию контроля станут превышать получаемый от него эффект. Поэтому в качестве рекомендаций (Табл. 10.3) может применяться периодический пересмотр и обоснование допустимых отклонений процессов от установленных стандартов, которые не оказывают существенного влияния на деятельность компании и поэтому могут оставаться без активного управляющего воздействия.

Существенному снижению времени и затрат на контроль способствует использование современных достижений науки и техники, в частности внедрение средств автоматической идентификации (опознания) товаров приборами с лазерным сигналом в целях регистрации, сбора и обобщения статистических данных в производственной и коммерческой сфере.

Изменения революционного характера произошли в логистических процессах с внедрением автоматизированной системы учета наличия и движения материальных ценностей с помощью штрихового кода на товарах и упаковке, без которых товары не допускаются на современный отечественный и международный рынок.

Неиспользуемые резервы находятся в сфере применения новых технологий взаимодействия хозяйственных партнеров в условиях глобализации рынка, в том числе контроля состояния запасов на складах и торговых площадях.

В достаточной степени оправдала себя технология прямых информационных связей поставщиков с торговыми партнерами путем подключения к единой информационной базе данных, что позволяет осуществлять автоматическую реакцию на отклонения запасов без подачи заявок, длительного оформления сопроводительных и товарно-транспортных документов.

Таблица 10.3.

Рекомендации по повышению эффективности контроля

1. Реальность стандартов. 2. Выбор приоритетов. 3. Частота контроля. 4. Способы измерений. 5. Технологии контроля. 6. Качество товаров. 7. Правила торговли. 8. Базы данных. 9. Инновации. 10. Реакция на отклонения.

Моделирование вариантов влияния различных факторов на поведение рынка. Ранжирование значимости процессов и объектов контроля. Сопоставление эффекта и затрат на контроль. Внедрение автоматической регистрации состояния систем. Прямые связи поставщиков с торговыми партнерами. Добровольная сертификация продукции и услуг. Жесткий государственный и общественный контроль. Автоматизация сбора и обобщение данных о потенциальных партнерах. Государственная поддержка рисковых (венчурных) фирм. Устранение отклонений в процессе контроля.

Определение оптимистического и пессимистического варианта, выбор расчетного варианта. Первоочередной контроль и оказа-ние влияния на лимитирующие факторы деятельности. Обоснование допустимых откло-нений от стандартов, которые не требуют управляющих воздействий. Автоматизированная система учета наличия и движения материальных ценностей по штриховому коду. Автоматическая реакция на отклонения состояния запасов в процессе производстве и на складах. Защита производства от недобросовестной конкуренции, а потребителей - от подделок. Повышение ответственности за нарушения, конфискация незаконно полученных средств. Контроль надежности хозяйствен-ных партнеров, возможность выбора выгодных связей и наличия резерва. Выделение финансовых средств на инновации траншами после контроля перспектив успеха. Внедрение технологии контрол-линга на основе укрупненного учета состояния системы.

Особое социальное беспокойство вызывает контроль качества товаров и влияние продовольственной продукции на здоровье людей. Кроме ужесточения санитарных норм и официальных процедур проверки товаропроизводителей и торговых посредников расширяются масштабы добровольной сертификация продукции и услуг, что может способствовать защите производственных компаний от недобросовестной конкуренции, а потребителей - от подделок.

Непосредственное влияние на потребителей оказывают установленные правила торговли и их соблюдение участниками рынка. С переходом России к рыночным отношениям были использованы международные правила, что позволило достаточно быстро наполнить рынок доступными для потребителей товарами, особенно услугами, которые при административной системе жестко ограничивались как спекуляция.

Вместе с тем по результатам опроса общественного мнения продолжают иметь место существенные недостатки в торговой деятельности, вызывающие социальное недовольство, включая обман населения при долевом строительстве, незаконные и подчас преступные действия компаний, массовое производство в подвалах и реализация через торговые точки контрафактных алкогольных напитков.

Наряду с активизацией законных действий государственных контрольных органов целесообразно ужесточить ответственность за нарушения правил торговли, в том числе законодательно установить конфискацию в доход государству незаконно полученных материально-технических и финансовых средств.

Минимизации затрат на контроль могут также способствовать результаты общественного контроля, проводимые по инициативе средств массовой информации, религиозных и других общественных организаций.

Развитие информационных технологий существенно расширяет возможности точности и оперативности процесса контроля деятельности коммерческих компаний на рынке. В этих целях создаются и своевременно обновляются базы данных.

Автоматизация процесса сбора и обобщения различных сведений позволяет сформировать необходимые данные о потенциальных поставщиках ресурсов, производителях продукции, работ и услуг, потребностях потенциальных покупателей, рыночных посредниках, возможностях транспортной и складской инфраструктуры.

Компьютерный банк данных о состоянии отечественного и зарубежных рынков позволит контролировать мощности и надежность будущих партнеров по предпринимательской деятельности и осуществлять обоснованный выбор наиболее выгодных горизонтальных хозяйственных связей, иметь резервных партнеров на случай потери доверия к существующим.

Одним из наиболее значимых преимуществ рыночных отношений считается сокращение сроков внедрения в производство инновационных технологий, для чего создаются небольшие рисковые (венчурные) фирмы, нуждающиеся в государственной поддержке. Из практики известно, что только один из десяти инновационных проектов в полной мере реализуется в производстве, однако он способен принести сверхприбыль.

Следовательно, государство и другие инвесторы заинтересованы в создании и деятельности рисковых (венчурных) фирм, однако при этом требуется учитывать высокую степень риска. В целях снижения уровня риска рекомендуется выделять ресурсы и в первую очередь финансовые средства не сразу на весь проект, а определенными частями (траншами) после контроля промежуточных результатов и перспектив достижения успеха.

В результате контроля выявляются отклонения от плановых заданий, просчеты и недостатки в деятельности коммерческих компаний различной степени сложности, подлежащие устранению. Опыт показывает, что зачастую имеет место запаздывание реакции на отклонения.

Западные компании достаточно давно внедрили практику устранения отклонений в процессе контроля, чаще всего, путем предоставления ограниченного времени на устранение выявленных при контроле недостатков и повторной проверки состояния системы.

Взаимосвязь результатов контроля и регулирования может быть достаточно сложной из-за высокой степени инерции управляющей системы с лавинообразным нарастанием проблемных ситуаций. Поэтому западная практика выработала необычную систему контроллинга [61, с. 235], органически объединяющую процессы контроля и регулирования на основе укрупненного учета состояния системы, принятия оперативных мер по устранению выявленных недостатков, включая проведение повторных проверок проблемных подразделений, оказания помощи подчиненным путем выделения дополнительных ресурсов, в том числе содержащихся в резерве высших уровней управления.

Крайней мерой регулировочных воздействий по результатам контроля может стать представление руководству предложений по кадровым вопросам, в частности по замене руководителей, которые не способны качественно выполнять свои должностные обязанности.

Сокращение сроков между фиксированием недостатков по результатам контроля и осуществлением регулировочных мероприятий может оказать существенное влияние на состояние коммерческой деятельности.

Внедрение технологии контроллинга на основе укрупненного учета состояния системы в практику деятельности российских коммерческих компаний может позволить без особых затрат резко повысить эффективность процесса контроля.

Важным аспектом контроля является реакция на отклонения от официально установленных стандартов в виде проведения регулировочных мероприятий, соответствующих степени сложности проблемной ситуации. Такими мерами реакции могут стать:

устранение отклонений по стандартной процедуре самими сотрудниками коммерческой компании или же после замечаний руководителя подразделения;

выбор рационального (оптимального) варианта решения на основе перераспределения сил и средств руководителем подразделения;

восстановление нарушенного равновесия с использованием резерва сил и средств согласно управленческому решению старшего руководства;

выработка инновационного управленческого решения методом мозговой атаки (штурма) квалифицированными специалистами и экспертами.

Вопросы для проверки уровня знаний:

1. Виды контроля и их характеристика.

2. Задачи предварительного контроля.

3. Сущность текущего контроля и его предназначение.

4. Заключительный контроль и его цели.

5. Основные этапы контроля и их взаимосвязь.

6. Уровни контроля, цели исполнителей контрольных функций.

7. Рекомендации по повышению эффективности контроля.