Виды и характеристика контроля
| Вид контроля | Цель | Основные мероприятия |
| 1. Предвари-тельный. 2. Текущий. 3. Заключитель-ный. | Подготовка данных для принятия руководи-телем обоснованного решения. Слежение за ходом деятельности, своевре-менное обнаружение отклонений, принятие оперативных мер по обе-спечению выполнения стоящих задач. Систематизация инфор-мации о состоянии деятельности, обобщение передовых достижений, недостатков и типовых ошибок, премирование и санкции. | Проверка готовности персонала, мате-риальных ресурсов, техники и оборудо-вания, наличия финансовых ресурсов для выполнения предстоящих задач. Анализ причин отклонений, пере-распределение ресурсов, использование резерва сил и средств, корректировка задач, выработка новых решений при резких изменениях обстановки, принятие оперативных мер по соблюдению дисцип-лины и выполнению должностных обязанностей. Оценка результатов выполнения планов, распределение премиального фонда, накопление опыта, выявление причин недостатков и нарушений дисциплины, планирование обучения и повышения квалификации, совершенствования технического и технологического оснащения, роста производительности труда и сокращения затрат. |
производится проверка наличия материальных ресурсов, состояния технического и технологического оборудования, готовность документации и системы материально-технического снабжения;
учитывается наличие текущих финансовых ресурсов, их достаточность для выполнения предстоящих задач, надежность источников получения (пополнения) средств.
Текущий контроль осуществляется от начала деятельности до момента получения результата непосредственно в ходе проведения работ. Его цель – слежение за ходом производственной деятельности, своевременное обнаружение отклонений от намеченных планов и принятие оперативных воздействий по обеспечению выполнения стоящих задач. В процессе текущего контроля используется прямая и обратная связь. Объектами текущего контроля являются технология работ, трудовая дисциплина, рациональность расходования ресурсов.
В перечень задач текущего контроля обычно входят:
анализ причин отклонений от запланированных действий, перераспределение ресурсов или использование резерва сил и средств для реализации планов;
выявление соответствия ранее принятых решений реально сложившейся ситуации, корректировка задач, выработка новых решений при резких изменениях обстановки;
слежение за состоянием трудовой и технологической дисциплины, рациональным режимом труда и отдыха, принятие оперативных мер по сохранению доброжелательных деловых отношений между сотрудниками и с клиентами;
проверка рациональности использования ресурсов по прямому назначению, предупреждение злоупотреблений должностными полномочиями.
Заключительный контроль осуществляется по результатам выполнения определенных задач и служит основанием для подведения итогов, накопления опыта работы на будущее. Его цель – систематизация информации о деятельности подразделений и отдельных работников, обобщение передовых достижений, распределение премиального фонда, поиск недостатков и типовых ошибок, обоснованная реализация системы премирования и применения санкций.
Содержание заключительного контроля охватывает следующие основные направления работы:
обобщение результатов выполнения плановых заданий, оценка своевременности и качества продукции, работ и услуг, распределение премиального фонда с учетом трудового вклада каждого работника;
накопление и распространение передового опыта, который может пригодиться в будущем, формирование традиций, подготовка предложений по продвижению способных руководителей и специалистов;
проверка фактов нарушений и срывов заданий, выявление причин недостатков, разработка мер по укреплению трудовой и технологической дисциплины;
определение необходимости обучения и повышения квалификации сотрудников, совершенствования технического и технологического оснащения, роста производительности труда и сокращения затрат.
Таким образом, устойчивое функционирование любой системы может достигаться непрерывным поддержанием прямой и обратной связи между субъектом и объектом управления, а также гибким реагированием на изменения внешней и внутренней среды. Процесс контроля и регулирования в общей случае может рассматриваться как совокупность повторяющихся этапов (Рис. 10.1), каждый из которых преследует определенные цели и включает соответствующие действия администратора.
Этапы контроля
| Установление стандартов | Измерение параметров | Анализ состояния деятельности | Регулировочные меры |
Цель этапа
| Чего хочет руководство? | Что происходит в системе? | Почему происходят изменения? | Что необходимо предпринять? |
Особенности действий
| Формирование количественных показателей, отражающих цели деятельности. | Использование специального обо-рудования для заме-ров с определенной частотой. | Сравнение факти-ческого состояния системы с допусти-мыми отклонениями от плана. | Выработка корректирующих воздействий в соответствии с обстановкой. |
Рис. 10.1. Процесс контроля и регулирования
На первом этапе устанавливаются конкретные количественные контрольные показатели (стандарты), которые отражают желательные цели и являются ориентирами для сравнения реального состояния результатов деятельности. Стандарты должны дать исчерпывающий ответ на вопрос – чего мы хотим?
На втором этапе аппарат управления или специальная следящая контрольная техническая аппаратура проводит измерения параметров состояния системы путем выборочных замеров количественных показателей в реальном масштабе времени, что обеспечивает объективный ответ на вопрос – что происходит?
На третьем этапе производится анализ состояния системы путем сравнения результатов замеров с установленными стандартами и формулируется ответ на вопрос – почему происходят отклонения?
На четвертом этапе на основе сравнения плановых и реальных показателей вырабатываются корректирующие воздействия, то есть решается вопрос – что необходимо предпринять?