Информационные технологии, используемые в туристской деятельности: автоматизация офиса, управление турфирмой, виртуальные экскурсии.

Современный уровень развития турбизнеса и жесткая конкуренция в этой области придают особую важность информационным системам туристических фирм. Функциональные возможности этих систем должны обеспечивать ввод, редактирование и хранение информации о турах, гостиницах, клиентах, о состоянии заявок, предусматривать вывод информации в форме различных документов: анкет, ваучеров, списков туристов, описаний туров, гостиниц, рассчитывать стоимость туров с учетом курса валют, скидок, контролировать оплату туров, формирование финансовой отчетности, экспорт-импорт данных в другие программные продукты (Word, Excel, бухгалтерские программы) и прочие возможности. Эти системы не только ускоряют процесс расчетов и формирования документов, но и могут уменьшать стоимость услуг (турпакета).

Как известно, программное обеспечение (ПО) - это компьютерные программы и данные, предназначенные для решения определенного круга задач и хранящиеся на машинных носителях. Системное ПО - основа работы компьютера, операционная система (Windows и др.), затем к нему добавляется прикладное ПО - набор различных компьютерных программ, выбор которых зависит от специфики деятельности (текстовые и графические редакторы, программы для работы со звуком и изображением и т.д.). Прикладное ПО обычно делят на стандартное, которое можно использовать на большинстве предприятий независимо от сферы деятельности, и специальное/специализированное ПО.

К специальному ПО в отрасли туризма относят комплексные системы автоматизации деятельности туристской фирмы. Программные комплексы «Мастер-Тур», «САМО-Тур» и «САМО-ТурАгент», Turwin MultiPro , «Jack», «Сам себе тур», «Туроператор», «Тур1», «1С-Рарус: Турагентство».

Основной функционал перечисленных программ сводится к формированию и реализации тура, а именно: осуществление разнообразных операций для работы с данными; оптимизация и автоматизация управления туристическим предприятием с учетом контроля процесса продаж, изменений конъюнктуры рынка и т.д.; формирование различных туристических программ: групповых или индивидуальных, по одной или нескольким странам; определение порядка расчета тура; оперативное оформление заказов; автоматическое комплектование турпакета и формирование прайс-листов; электронная документация автоматизация офис турфирма; создание справочников по любому сегменту туристского продукта; контроль загрузки рейсов и отелей с учетом квот мест;

К стандартному ПО относят пакеты офисных программ, а также компьютерные системы, позволяющие автоматизировать внутреннюю деятельность любого предприятия. Для туристической фирмы эти системы позволяют вести справочные базы данных по клиентам, партнерам, гостиницам, транспорту, посольствам, а также вести учет туров и платежей, прием заказов и работу с клиентами, формирование выходных документов, обеспечивать формирование бухгалтерской отчетности и импорт-экспорт данных в специализированные бухгалтерские программы, такие, как 1С и др.

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации. Системы электронного документооборота(системы управления электронными документами) формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров: регистрация корреспонденции (входящие, исходящие); электронный архив документов; согласование и утверждение ОРД; контроль исполнения документов и поручений; автоматизация договорного процесса; управление библиотекой книг (book management); библиотека регламентов управленческих процедур; оформление командировок; организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений; система контроля выполнения должностных инструкций.

Виртуальная экскурсия – это организационная форма, отличающаяся от реальной экскурсии виртуальным отображением реально существующих объектов (музеи, парки, улицы города и т.д.) c целью создания условий для самостоятельного наблюдения, сбора необходимых фактов. Основные преимущества: доступность – возможность осмотра достопримечательностей всего мира без больших материальных и временных затрат; возможность осмотра в любое время; возможность многоразового просмотра экскурсии и прилагаемой информации. Основные недостатки: невозможно задать вопрос в режиме реального времени; зависимость от создателей (невозможно увидеть то, что не включено в экскурсию); ограниченность впечатлений. Основные материалы виртуальной экскурсии: графическая информация, аудио информация, текстовая информация, видео информация. Основные пользователи и сферы применения виртуальной экскурсии: люди c ограниченными возможностям здоровья; люди c ограниченными финансами; реклама; туристические агентства; образовательное направление