Требования к оформлению документов по обращению гражданина

Все документы по обращению (правовой проблеме) клиента образуют «дело», содержание которого строго конфиденциально, поэтому дело подлежит хранению в образовательной организации.

Личная карточка клиента (ЛКК) обычно содержит следующий минимум сведений: 1) номер; 2) полное имя гражданина; 3) почтовый адрес, адрес электронной почты гражданина, телефон гражданина; 4) содержание обращения гражданина; 5) полное имя и подпись лица, принявшего/ зарегистрировавшего обращение; 6) дату принятия/ регистрации обращения; 7) полное имя практиканта, назначенного для оказания бесплатной юридической помощи гражданину, обратившемуся в юридическую клинику; 8) полное имя специалиста, назначенного для контроля работы студента по делу.

В ЛКК могут содержаться и иные сведения: о принадлежности клиента к кругу субъектов права на бесплатную юридическую помощь (например, безработный, инвалид, представитель несовершеннолетнего, мать малолетнего ребенка, находящаяся в отпуске по уходу за ним); об отраслевой характеристике проблемы клиента; о субъекте, нарушившем или посягающем, по мнению клиента, на его права или законные интересы[1], о дате личного приема гражданина[2]; о проблемах, которые были разрешены[3]; о вариантах разрешения правовой проблемы клиента с указанием предпочтительного; о перечне правовых документов, составленных для клиента[4].

В ЛКК удобно поместить отметки о выражении клиентом согласия на использование материалов его дела в учебно-методических и научно- исследовательских целях.

Пример

В Юридической клинике СПбГУ разработана приведенная ниже специальная форма ЛКК (Рис. 1).

Рис. 1. Личная карточка клиента

План интервью составляется консультантом в ходе подготовки к первой встрече с клиентом на основании исходных данных, содержащихся в ЛКК.

В плане интервью целесообразно указывать, во-первых, общие регистрационные сведения: номер ЛКК; имя клиента (и представителя клиента) признак относимости к категории клиентов клиники; имя консультанта; имя контролирующего работника; во-вторых, содержательные компоненты дел; на проводимой стадии работы по нему: суть обращения (исходя из информации, содержащейся в ЛКК); отправные правовые акты; систему запланированных вопросов клиенту; завершающие реквизиты: дату составления; подпись консультанта; визы контролирующие работников образовательной организации, даты визирования. Визы контролирующих работников свидетельствуют о готовности консультанта к проведению интервью и служат допуском на встречу с клиентом.

Резюме интервью составляется консультантом непосредственно после проведения интервью, исходя из информации, предоставленной клиентом (как в устном рассказе, так и в соответствующих документах). Резюме фиксирует собранные консультантом факты, а также отражает принятую им в процессе анализа технологию их оценки и соотнесения их с заявленной клиентом его позицией и его ожиданиями в отношении разрешения дела.

В резюме интервью должны быть указаны общие регистрационные сведения, пополнившиеся сведения по существу дела: краткое описание каждой из выявленных проблем и представленных клиентом (представителем) документов; согласованная с клиентом формулировка его интересов и ожиданий; упорядоченное (по каждой отдельной проблеме) описание выявленных фактов (возможно в табличной форме); деление этих фактов на доказанные и недоказанные, а также на те, что свидетельствуют в пользу клиента (в пользу реализации его позиции) или против него; перечень нарушенных прав клиента (угроза нарушений). На этом основании юрист в резюме представляет свой предварительный прогноз – юридические перспективы защиты или оказания содействия в реализации прав и ожидаемые социальные последствия юридической помощи. Организационную часть резюме составляют план работы по делу; примечания рабочего характера; дата составления резюме. Как всякий служебный документ, подготовленный студентом юридической клиники, этот документ должен содержать подпись консультанта и визу контролирующего работника, дату визирования.

Пример.

Резюме интервью в клинике СПбГУ визируется специальным куратором — тьютором. В соответствии с установленными правилами работы юридической клиники СПбГУ консультант составляет резюме интервью сразу после интервью в этот же день. В исключительных случаях (например, окончание встречи к моменту завершения работы клиники) допускается составление резюме интервью на следующий рабочий день.

План консультации составляется консультантом в ходе подготовки ко второй (если не было дополнительного интервью) встрече с клиентом – консультированию, как результат исследования его правовой проблемы и нахождения путей ее разрешения.

В план консультации, как и в другие документы дела, включаются общие регистрационные сведения. В содержательной его части целесообразно указывать построенную в резюме интервью фабулу дела; перечень изученных при подготовке к консультации нормативных правовых актов и имеющейся по данной проблеме практики правоприменения; описание стратегии и тактики решения проблем (юридическая позиция по делу); варианты решения проблем (вместе с механизмами их реализации и пометками о наличии приложений (разработанных консультантом документов правового характера и меморандумом)).

Дата составления, подпись консультанта, визы контролирующих работников и даты визирования – непременные атрибуты и этого документа.

Меморандум составляется консультантом в ходе подготовки к консультированию и представляет собой приложение к плану консультации. Меморандум создается в двух экземплярах. Первый экземпляр выдается клиенту. Второй остается в делах клиники. На оборотной стороне второго экземпляра меморандума указывается также фамилия, имя, отчество, виза и дата визирования меморандума контролирующим работником. План консультации (вместе с меморандумом, являющимся его неотъемлемой частью) подлежит согласованию с контролирующими работниками юридической клиники не позднее, чем за один день до даты проведения консультации. Виза таких работников на плане консультации и втором экземпляре меморандума свидетельствует о готовности консультанта к проведению главной встречи с клиентом.

Итоговый отчет по делу составляется консультантом по завершении работы по делу. Его структура сходна со структурой плана интервью, резюме и плана консультации. В содержательной части отчет может включать разделы, в сокращенном изложении отражающие основные этапы проведенной работы, выводы по делу и возможные варианты решения правовых проблем клиента; характеристику особенностей разрешения дела (в том числе трудности, с которыми консультант столкнулся при работе по делу); самооценку консультантом проделанной работы. Завершают итоговый отчет такие реквизиты, как подпись консультанта, виза контролирующего работника, даты подписания и визирования.

Документы клиента. Клиент представляет консультанту документы, имеющие существенное значение для дела и требующие тщательного изучения консультантом (например, трудовой договор, решение суда, договор приватизации квартиры и др.). Консультант вправе запросить у клиента их копии либо оригиналы (если клиент не может предоставить копии) При этом консультант гарантирует клиенту сохранность полученных документов и режим конфиденциальности при их исследовании и обсуждение с куратором. При получении от клиента документов консультант в присутствии клиента составляет опись документов, предоставленных клиентом а также расписку в получении документов.

Конфиденциальность и сохранность информации о персональных данных клиентов. Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» персональные данные – «любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)». Из данного определения следует, что информация, представленная в документах по делам клиентов, относится к персональным данным.

Режим такой информации в общем виде определен также в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также в локальных актах образовательной организации. Целесообразно перед началом практики в юридической клинике знакомить обучающихся под роспись с правилами обработки документов и требованиями режима конфиденциальности информации, полученной от клиента.

При этом под обработкой понимается «любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных» (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Основное правило при обработке персональных данных в юридической клинике вытекает из содержания понятия «конфиденциальность информации» — «обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя» (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ).

В период работы по делу клиента с документами, помимо консультанта, которому поручено данное дело, имеют право знакомиться контролирующие работники образовательной организации, отвечающие за качество оказываемой правовой помощи, а также за процесс выполнения студентом программы практики, включая работу по делам клиентов. После передачи дел в архив клиники доступ к ним в учебных целях имеют только лица, определяемые локальными актами образовательной организации. Каждый, имеющий доступ к документам клиентов, обязан соблюдать требования конфиденциальности и не имеет права разглашать полученные из соответствующих документов сведения. За нарушения режима конфиденциальности и правил обработки персональных данных клиентов работники и обучающиеся образовательной организации могут быть привлечены к дисциплинарной и другим видам ответственности, предусмотренной законодательством.

[1] Эта информация важна для выявления и предотвращения возможного конфликта интересов юридической клиники.

[2] Поскольку встреч может быть несколько (интервью и консультация, а по сложным делам — и дополнительная консультация), то указание на их даты производится консультантом в карточке последовательно.

[3] Такие проблемы могут разниться с первоначальным запросом, зафиксированным при приеме заявки, так как не всегда клиент может четко обозначить свой реальный правовой интерес. Кроме того, часто содержание запроса клиента распадается на ряд взаимосвязанных правовых проблем, которые консультант разрешает в процессе работы по делу.

[4] Это могут быть проекты претензий, исковых заявлений. В перечень включается также меморандум (иной аналогичный документ), представляющий собой пошаговую инструкцию (памятку) для клиента по реализации вариантов разрешения правовой проблемы.