Реквизит “Название вида документа”указывается только в специальных бланках для конкретных видов документов.

В бланках для писем этот реквизит отсутствует, а при изготовлении общего бланка для него оставляется свободное место, которое заполняется в зависимости от того, какой документ необходимо подготовить. Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (т.е. без пробелов между буквами), например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА. Если бланк оформлен на двух языках, то название вида документа дублируется на каждом из государственных языков (например, ЗАГАД — ПРИКАЗ).

Почтовый адрес отправителяуказывается на бланке в соответствии с действующими Почтовыми правилами: вначале указывается название улицы, номер дома, корпуса и т.д., затем — почтовый индекс и город.

При оформлении коммуникационных данныхследует указывать справочный номер телефона (справочной службы, секретариата, канцелярии и т.п.), коммерческие данныедолжны содержать все сведения, необходимые для выполнения расчетно-денежных операций, например: Р/с. № ... в Городской дирекции АКБ “Белбизнесбанк”, код ...

При изготовлении бланков следует применять типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля литературной, обыкновенной, газетной гарнитуры. Допустимо выделять наименование учреждения рисованным шрифтом размером от 6 до 24 кегля. Следует учитывать, что в пределах одного бланка применяемые шрифты не должны значительно различаться по размерам.

ОСОБЕННОСТИ ИЗГОТОВЛЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ

СТБ 6.38-2004 определяет общие требования, предъявляемые к оформлению бланков документов. В целях упорядочения изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь был издан Указ Президента от 28 июня 2000 г. № 357 (далее — Указ Президента).

Указом Президента право помещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам и иным государственным организациям.В соответствии с Положением о Государственном гербе Республики Беларусь, утвержденном Указом Президента Республики Беларусь от 7 июня 1995 г. № 213, воспроизведение Государственного герба на бланках документов является обязательным для этих организаций.При этом изображение Государственного герба должно помещаться государственными органами и иными государственными организациями как на бланках для писем, так и на общих бланках, а также бланках конкретного вида документов.

Указом Президента утверждены образцы гербовых бланков:

· для всех видов организационно-распорядительных документов на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов;

· для писем на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов.

Необходимо обратить внимание на то, что все гербовые бланки в соответствии с утвержденными образцами должны оформляться на двух государственных языках (белорусском и русском).

Угловой вариант расположения реквизитов при этом не допускается.

Организации негосударственной формы собственности,не использующие в качестве реквизита бланка изображение Государственного герба, при изготовлении бланков документов руководствуются требованиями СТБ 6.38-2004. При этом бланки для писем должны изготавливаться обязательно на двух языках(соответствующее решение было принято Конституционным Судом Республики Беларусь в апреле 2000 г.). Общие бланки и специальные бланки для конкретных видов документов допускается изготавливать на одном из государственных языков. Реквизиты всех видов бланков можно располагать как угловым, так и продольным способом. Однако следует помнить, что СТБ 6.38-2004 рекомендует располагать реквизиты бланка, оформленного на двух языках, продольным способом.

Во исполнение Указа Президента постановлением Совета Министров от 31 июля 2000 г. № 1172 утверждено Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

В соответствии с данным Положением бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Республики Беларусь, должны изготавливаться исключительно типографским способом.Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету.С этой целью на бланках проставляются типографским способом или нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на левом нижнем поле лицевой стороны или на оборотной стороне бланка. Наиболее рациональным представляется способ расположения порядковых номеров на обороте, т.к. это позволяет использовать свободное место на лицевой стороне для проставления различных служебных отметок (регистрационного штампа входящих документов, отметки об исполнении документа и направлении его в дело и др.).

Учет гербовых бланков при их поступлении в организацию ведется раздельно по видам в учетно-регистрационной форме(карточке или журнале).

Лицо, ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков, ведет еще одну регистрационную форму (журнал или карточку) по выдаче этих бланков непосредственным исполнителям.

В организациях с небольшим объемом документооборота поступление и выдачу гербовых бланков можно вести в одном журнале (картотеке).