Классификация распорядительной документации

Введение

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любой производственной деятельности. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними уходит в среднем 60% рабочего времени.

Современное управление государственным предприятием или негосударственной организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Также документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями. Они служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Основными задачами делопроизводства являются: отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.

ОРД классифицируется на три группы:

I. организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.) ;

II. распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);

III. информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).

Классификация распорядительной документации

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы действия распорядительные документы делятся на:

· правовые акты республиканского уровня – акты, издаваемые Президентом Республики Беларусь, Правительством Республики Беларусь, органами исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

· правовые акты, действующие на уровне субъектов Республики Беларусь – областей, районов;

· правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Также выделяют следующие виды распорядительных документов:

-приказ;

-распоряжение;

-указание;

-решение;

-постановление.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

· необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

· необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

С точки зрения порядка принятия решений все распорядительные документы делятся на две группы:

Ø документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

Ø документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.