Особливості організації бухгалтерського обліку у бюджетних установах
У Бюджетних установах здійснюється державне регулювання бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Головне управління Державного казначейства України розробляє єдині правила ведення обліку та складання фінансової звітності, які є обов'язковими для всіх бюджетних установ. Така регламентація методології обліку забезпечує порівнюваність показників та можливість отримання зведених показників для контролю за виконанням кошторисів і бюджетів.
Бухгалтерський обліку у бюджетних установах ведеться з дня державної реєстрації до ліквідації.
Відповідно до ст. 1 Закону України «Про бухгалтерський облік фінансову звітність в Україні» облікова політика – сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності. З 1 січня 2013 набере чинності Національне положення стандарт бухгалтерського обліку в державному секторі 125 «Зміни облікових оцінок та виправлення помилок» зміст якого передбачає, що кожна бюджетна установа повинна самостійно визначати облікову політику та при необхідності вносити відповідні зміни.
Відповідно до Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи бухгалтерська служба утворюється як самостійний структурний підрозділ бюджетної установи, вид якого залежить від обсягу, характеру та складності бухгалтерської роботи, – департамент , управління, відділ, сектор або в бюджетній установі вводиться посада спеціаліста, на якого покладається виконання обов'язків бухгалтерської служби. Обов'язки бухгалтерської служби може виконувати централізована бухгалтерія бюджетної установи, якій підпорядковані інші бюджетні установи.
Бухгалтерська служба підпорядковується безпосередньо керівникові бюджетної установи або його заступникові.
Бухгалтерська служба у своїй діяльності керується Конституцією (254к/96-ВР) та законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства Фінансів України, іншими нормативно-правовими актами, що регламентують бюджетні відносини і фінансово-господарську діяльність бюджетної установи, наказами керівника, бюджетної установи, а також положенням про бухгалтерську службу.
Основними завданнями бухгалтерської служби є:
Ø ведення бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності відображення у документах достовірної та у повному обсязі інформації про господарські операції і результати діяльності, необхідної для оперативного управління бюджетними призначеннями (асигнуваннями) та фінансовими і матеріальними (нематеріальними) ресурсами;
Ø забезпечення дотримання бюджетного законодавства при взятті бюджетних зобов'язань, своєчасного подання на реєстрацію таких зобов'язань, здійснення платежів відповідно до взятих бюджетних зобов'язань, достовірного та у повному обсязі відображення операцій у бухгалтерському обліку та звітності;
Ø забезпечення контролю за наявністю і рухом майна, використанням фінансових і матеріальних (нематеріальних) ресурсів відповідно до затверджених нормативів і кошторисів;
Ø запобігання виникненню негативних явищ у фінансово-господарській діяльності, виявлення і мобілізація внутрішньогосподарських резервів.
Бухгалтерська служба бюджетної установи, якій підпорядковані інші бюджетні установи, здійснює методичне керівництво та контроль за дотриманням вимог законодавства з питань ведення бухгалтерського обліку, складення фінансової та бюджетної звітності у таких установах.
Бухгалтерська служба відповідно до покладених на неї завдань:
Ø веде бухгалтерський облік відповідно до національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі, а також інших нормативно-правових актів щодо ведення бухгалтерського обліку, в тому числі з використанням уніфікованої автоматизованої системи бухгалтерського обліку та звітності;
Ø складає на підставі даних бухгалтерського обліку фінансову та бюджетну звітність, а також державну статистичну, зведену та іншу звітність (декларації) в порядку, встановленому законодавством;
Ø здійснює поточний контроль за: дотриманням бюджетного законодавства при взятті бюджетних зобов'язань, їх реєстрації в органах Державної казначейської служби та здійсненням платежів відповідно до взятих бюджетних зобов'язань; правильністю зарахування та використання власних надходжень бюджетної установи; веденням бухгалтерського обліку, складенням фінансової та бюджетної звітності, дотриманням бюджетного законодавства та національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі, а також інших нормативно-правових актів щодо ведення бухгалтерського обліку бухгалтерськими службами бюджетних установ, які підпорядковані бюджетній установі;
Ø своєчасно подає звітність;
Ø своєчасно та у повному обсязі перераховує податки і збори (обов'язкові платежі) до відповідних бюджетів;
Ø забезпечує дотримання вимог нормативно-правових актів щодо: використання фінансових, матеріальних (нематеріальних) та інформаційних ресурсів під час прийняття та оформлення документів щодо проведення господарських операцій; інвентаризації необоротних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів, розрахунків та інших статей балансу;
Ø проводить аналіз даних бухгалтерського обліку та звітності, у тому числі зведеної звітності, щодо причин зростання дебіторської та кредиторської заборгованості, розробляє та здійснює заходи щодо стягнення дебіторської та погашення кредиторської заборгованості, організовує та проводить роботу з її списання відповідно до законодавства;
Ø забезпечує: дотримання порядку проведення розрахунків за товари, роботи та послуги, що закуповуються за бюджетні кошти; достовірність та правильність оформлення інформації, включеної до реєстрів бюджетних зобов'язань та бюджетних фінансових зобов'язань; повноту та достовірність даних підтвердних документів, які формуються та подаються в процесі казначейського обслуговування; зберігання, оформлення та передачу до архіву оброблених первинних документів та облікових регістрів, які є підставою для відображення у бухгалтерському обліку операцій та складання звітності, а також звітності; користувачів у повному обсязі правдивою та неупередженою інформацією про фінансовий стан бюджетної установи, результати її діяльності та рух бюджетних коштів; відповідні структурні підрозділи бюджетної установи даними бухгалтерського обліку та звітності для прийняття обґрунтованих управлінських рішень, складення економічно обґрунтованих калькуляцій собівартості послуг, що можуть надаватися за плату відповідно до законодавства, визначення можливих ризиків фінансово-господарської діяльності;
Ø бере участь у роботі з оформлення матеріалів щодо нестачі, крадіжки грошових коштів та майна, псування активів;
Ø розробляє та забезпечує здійснення заходів щодо дотримання та підвищення рівня фінансово-бюджетної дисципліни її працівників та працівників бухгалтерських служб бюджетних установ, які підпорядковані бюджетній установі;
Ø здійснює заходи щодо усунення порушень і недоліків, виявлених під час контрольних заходів, проведених державними органами та підрозділами бюджетної установи, що уповноважені здійснювати контроль за дотриманням вимог бюджетного законодавства.
Керівником бухгалтерської служби є головний бухгалтер, який підпорядковується та є підзвітним керівникові бюджетної установи або його заступникові. Головний бухгалтер призначається на посаду та звільняється з посади відповідно до законодавства про працю з урахуванням вимог до професійно-кваліфікаційного рівня керівником бюджетної установи. Погодження призначення на посаду та звільнення з посади головного бухгалтера керівником бюджетної установи здійснюється в порядку, встановленому Міністерством Фінансів України.
Висновок про погодження (відмову в погодженні) кандидатури для призначення на посаду головного бухгалтера орган Державної казначейської служби надсилає протягом 10 робочих днів з дня отримання відповідного подання керівника бюджетної установи.
План рахунків бухгалтерського обліку і Баланс бюджетної установи.
План рахунків бухгалтерського обліку бюджетної установи – систематизований перелік рахунків бухгалтерського обліку для відображення господарських операцій бюджетних установ. План рахунків бухгалтерського обліку у бюджетних установах і Порядок його застосування, затверджені Наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.1999р. № 114.
План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ налічує 9 класів: 8 класів балансових рахунків і 1 клас позабалансових рахунків. Балансові рахунки за економічним змістом згруповані у вісім класів, кожен із яких містить синтетичні рахунки, на яких обліковуються близькі за економічним змістом об’єкти. Позабалансові рахунки призначені для обліку активів і розрахунків, що вилучені з обороту установи й не відображаються в балансі. На позабалансових рахунках господарські операції відображаються без застосування методу подвійного запису.
Структура Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ
| Номер класу | Найменування класів | Коди рахунків |
| Необоротні активи | 10 – 14 | |
| Запаси | 20 – 25 | |
| Кошти, розрахунки та інші активи | 30 – 36 | |
| Власний капітал | 40, 41, 43, 44 | |
| Довгострокові зобов'язання | 50 – 52 | |
| Поточні зобов'язання | 60 – 68 | |
| Доходи | 70 – 72, 74 | |
| Витрати | 80 – 82 | |
| Позабалансові рахунки | 01, 02, 04 – 09 |
Державним казначейством України розроблена і затверджена Інструкція про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ, яка забезпечує правильне використання Плану рахунків із метою відображення господарських операцій.
План рахунків бухгалтерського обліку та Інструкція щодо його застосування є обов'язковим і важливим засобом державного управління бухгалтерським обліком у бюджетних установах. Кожна бюджетна установа розробляє робочий план рахунків, який містить субрахунки третього, четвертого та іншого порядку для відображення господарських операцій з урахуванням особливостей діяльності бюджетної установи. Робочий план рахунків затверджує керівник установи.
Відповідно до «Стратегії модернізації системи бухгалтерського обліку в державному секторі на 2007 – 2015 роки», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 16 січня 2007р. № 34 передбачено розроблення єдиного Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, гармонізованого з бюджетною класифікацією до 2012 року.
Баланс бюджетної установи, форма якого затверджена Державним казначейством України, відображає стан активів, власного капіталу і зобов'язань. Бухгалтерський баланс бюджетної установи – це метод групування та відображення коштів бюджетної установи за видами або розміщенням і використанням та джерелами їх утворення в грошовій оцінці на визначену дату в грошовій оцінці.
Мета балансу бюджетної установи – це надання інформації користувачам для контролю і аналізу наведеної інформації.
Статті активу та пасиву згруповано у три розділи.
Актив Балансу бюджетної установи складається з трьох розділів: І – Необоротні активи; II – Оборотні активи; III – Витрати.
Пасив Балансу також складається з трьох розділів: І – Власний капітал; II – Зобов'язання; III – Доходи.
Кожна бюджетна установа заповнює в Балансі тільки ті рядки, які характеризують її діяльність.
Відповідно до вимог Стратегії модернізації системи бухгалтерського обліку в державному секторі Наказом МФУ від 28.12.2009р. № 1541 затверджено Національне Положення (Стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 101 «Подання фінансової звітності», яким передбачено з 01.01.2013 року складання бюджетними установами Балансу за формою №1-дс. Актив балансу включає 2 розділи: І – Нефінансові активи, II – Фінансові активи, Пасив також має 2 розділи: І – Власний капітал та фінансовий результат, II – Зобов'язання.