Общие требования к подготовке и оформлению документов.

ТЕМА 2. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

Конспект лекции

Омск 2016

Рецензенты:

В.А. Галушко − кандидат юридических наук, доцент

(доцент кафедры оперативно-разыскной деятельности органов внутренних дел Омской академии МВД России);

А.С. Поправко − кандидат юридических наук

(старший преподаватель кафедры оперативно-разыскной деятельности органов внутренних дел Омской академии МВД России);

Конспект лекции обсужден и одобрен на заседании кафедры оперативно-разыскной деятельности органов внутренних дел « 1 » июля
2015 г., протокол № 26.

Автор:

Малахов А.С. – кандидат юридических наук

ПЛАН

Введение

1.Правила составления организационных документов.

2.Правила составления распорядительных документов.

3.Правила составления справочно-информационных документов.

Заключение

Список использованных источников

Введение

В делопроизводстве органов внутренних дел, как и любой другой организации, используется значительное число различных по своему характеру документов. Это создает необходимость упорядочения документов в зависимости от какого-либо критерия, их классификации. В настоящей лекции будут рассмотрены основные виды документов, используемых в деятельности органов внутренних дел, и затронуты отдельные правила их оформления.

Правила составления организационных документов.

Организационные документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам в системе МВД России относятся:

1) приказ МВД России о создании подразделения (органа внутренних дел);

2) устав подразделения;

3) положение о подразделении;

4) положения о структурных подразделениях подразделения, коллегиальных и совещательных органах;

5) регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;

6) структура и штатная численность;

7) штатное расписание;

8) инструкции по определенным направлениям деятельности;

9) должностные инструкции работников;

10) памятки.

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

Общие требования к подготовке и оформлению документов.

Общие требования к подготовке и оформлению документов в системе МВД России определяют, прежде всего, Инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденная Приказом МВД России от 20 июня 2012 г. № 615, согласно которой при оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

1) их юридическую силу;

2) оперативное и качественное исполнение и поиск;

3) возможность обработки с помощью средств вычислительной техники;

4) качество как исторических источников информации.

Текст документа должен отражать его основное смысловое содержание – управленческое действие, решение.

При составлении документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

1) составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов МВД России, иных материалов справочного характера;

2) документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России;

3) документ должен быть написан служебно-деловым стилем;

4) изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование;

5) применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России;

6) документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;

7) документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах;

8) документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения;

9) в документе не должно быть помарок и исправлений.

Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется, как правило, с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники, а также на искусственных языках в виде файлов с использованием машинных носителей информации.

Изготовление рукописных документов допускается при отсутствии возможности использования технических средств или в случаях, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России.

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснительная записка).

Оформление приказов.

Инструкция по ДОУ МВД России определяет: «приказ – правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел».

Приказ издается по наиболее важным вопросам функционирования органов внутренних дел, включая определение их задач и функций, правовое регулирование различных направлений деятельности, прохождения службы.

Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух видов:

1) по основной деятельности;

2) по личному составу.

Основаниями для подготовки и издания приказов, как, впрочем, и других локальных нормативных правовых актов являются:

1) приказы и иные нормативные правовые акты вышестоящих структур и инстанций;

2) планы работы органа внутренних дел и (или) его структурных подразделений;

3) решения совещаний при руководителе и иных коллегиальных органов;

4) инициатива структурных подразделений;

5) иные случаи, предусмотренные законодательством РФ.

Приказ должен иметь: дату, порядковый номер, заголовок к тексту и другие необходимые реквизиты.

Дата издания приказа оформляется словесно-цифровым способом в месте, установленном для этого реквизита.

Заголовок к тексту должен быть предельно кратким и отражать содержание документа. Заголовок размещают внутри соответствующих ограничительных рамок на бланке, точку в его конце не ставят.

Текст приказа, как правило, состоит из вступительной части (преамбулы) и распорядительно (приказной) части.

Во вступительной части излагаются цели, мотивы и основания издания приказа. Положения нормативного характера во вступительную часть не включаются.

В случае если предписания нормативного правового акта в обосновании не нуждаются, вступительная часть может отсутствовать.

При наличии вступительной части приказа распорядительная часть должна начинаться словом «П Р И К А З Ы В А Ю:», напечатанным по центру текстовой части листа прописными буквами в разрядку.

Собственно распорядительная часть начинается с новой строки с абзацным отступом.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной (императивной) форме. Каждый пункт распорядительной части должен начинаться, как правило, с глагола.

Как правило, пункты распорядительной части приказа располагаются в следующей последовательности:

1) пункты об утверждении нормативных правовых актов других видов (положений, наставлений, инструкций, правил и иных нормативных правовых актов);

2) пункты, устанавливающие нормы права;

3) пункты, содержащие поручения структурным подразделениям;

4) пункты, содержащие поручения подчиненным подразделениям;

5) пункты, изменяющие ранее установленные правовые нормы;

6) пункты, отменяющие ранее установленные нормы права;

7) пункты, возлагающие контроль за выполнением данного приказа.

В приказ начальника может быть установлен срок вступления в силу данного документа или отдельного его нормативного предписания. Если дата вступления в силу в приказе не указана, то он вступает в силу с момента его подписания начальником подразделения (учреждения, организации, предприятия).

К приказу прилагаются утверждаемые им нормативные правовые акты (положения, инструкции, правила и т.п.), а также другие материалы в виде перечней, таблиц, образцов документов, графиков, схем, бланков и иных документов.

В этих случаях реквизит «Отметка о приложении» в документе не оформляется, а в предписания приказа включаются указания на данные приложения.

Реквизит «подпись» отделяют от основной части приказа двумя машинописными интервалами.

Унифицированную форму имеют кадровые приказы о приеме на работу, перемещении, переводе на другую работу, освобождении от должности, вынесении поощрений, наложении дисциплинарных взысканий, изменении фамилии. Это имеет место и в системе органов внутренних дел.