Основные признаки документа.

Основными признаками документов являются:

- строгое целевое назначение

Оно заключается в закреплении информации для ее сохранения и использования. В любом документе информация носит неслучайный,а целенаправленныйхарактер.Существование данного признака находит подтверждение в нормативных актах, регламентирующих вопросы служебной переписки и делопроизводства в пограничных органах ФСБ России. Закрепленное в них требование применять служебную переписку в условиях отсутствия личного общения или невозможности использовать технические средства связи, свидетельствует о целенаправленности фиксации информации в документах, служащих средством связи между пограничными органами, должностными лицами, сотрудниками, регулирования отношения между ними;

- предметно-материализованный характер

Документ существует в «материализованном виде». Информация, незакрепленная на материальном носителе, не может быть документом. Предметно-материализованный характер документа отличает его от других источников информации. Применительно к документам указание на их предметно-материализованный характер содержится в нормативных источниках, регламентирующих порядок документирования. В них, например, указывается, что руководство и управление осуществляется путем личного общения должностных лиц пограничных органов и учреждений, а также ведения служебной переписки, составления письменных документов, содержащих в зафиксированном виде информацию;

- специальных материальных носителей информации

Документ представляет собой специальный материальный носитель информации, на котором она закреплена особым способом. В древности материальными носителями информации были: папирус, пергамент, береста, глиняные таблички. В настоящее время наиболее распространенным носителем информации является бумага, которая стала основным материальным объектом закрепления необходимых сведений. В нормативных источниках бумаге придается значение основного материального носителя информации, в них закреплены требования к качеству бумаги, применяемой для изготовления документов, указаны виды размеров отдельных листов. Документы, как правило, оформляются на бумаге форматом: А4 (210х297 мм); А5 (148х210 мм). Наряду с бумагой применяются такие материальные носители, как калька, различные магнитные и цифровые носители. Но все же бумаге, как материальному носителю информации, принадлежит приоритет;

- специфический способ фиксации информации

Закрепление информации на материальном носителе представляет собой процесс переноса ее в виде букв, цифр, штрихов, пробивок, электромагнитных импульсов, световых сигналов на материальный носитель. Закрепление информации в виде знаков либо символов на соответствующем материальном носителе - важное условие создания документов. Наиболее широкое распространение получил письменный способ фиксации информации (рукописный, машинописный), который включает в себя и техническое документирование. В настоящее время доминирует машинописный способ изготовления управленческих документов. Техническое документирование, например, применяется для закрепления информации при осуществлении работ по изготовлению вооружения и военной техники. На практике активно применяются и другие способы закрепления информации кино-фото-видео документирование, фоно документирование и матричное документирование;

- наличие реквизитов

Значение реквизитов настолько велико, что отсутствие в документе хотя бы одного из указанных в нормативном акте реквизитов означает недействительность документа, утрату им юридической силы. Например, отсутствие в приказе подписи руководителя пограничного органа свидетельствует о незавершенности этого документа, о существовании лишь его проекта, не имеющего юридической силы.

- признак официальности

Наличием в них непременных реквизитов, как название вида, текст, дата, подпись, при необходимости печать. В этом принципиальное отличие издаваемых документов в пограничных органах от личных документов, таких как мемуарные источники, дневники, личные письма и т.д., которые составляются в произвольной форме. На официальный характер документа указывает его изготовление на бланке. Только пограничный орган, учреждение как юридические лица вправе иметь свои бланки. Именной бланк имеет также определенная категория должностных лиц, указанных в соответствующих нормативных источниках.

- юридическая значимость

Юридическая значимость документа - это его способность порождать определенные юридические последствия, которому могут быть установление, изменение или прекращение воинских правоотношений, удостоверение того или иного факта, имеющего юридическое значение, фиксация тех или иных сведений, которые могут явиться основанием для издания правового акта, удостоверения определенного правового положения личности. Выражением юридической значимости актов управления является степень их юридической силы, обычно документ обретает юридическую силу с момента подписания его компетентным должностным лицом до его отмены. С момента отмены он уже не имеет юридической силы.

- ведомственная принадлежность

Ведомственная принадлежность документов определяется, прежде всего, тем, что они разрабатываются и издаются должностными лицами пограничных органов ФСБ России и функционируют главным образом в рамках этого ведомства. Действие документов распространяется на должностных лиц пограничного органа, сотрудников участвующих в охране государственной границы.

- подзаконность

Проявляется, в том, что документы должны издаваться на основании и во исполнении законов, подзаконных актов высших органов государственной власти и управления. Подзаконный характер имеют, прежде всего, такие документы, как правовые акты. Их разработка и издание являются одним из способов реализации тех или иных законов и подзаконных актов, обязывающие компетентных должностных лиц разрабатывать и издавать документы.