Документоведение, его определение и задачи.

БИЛЕТЫ и ОТВЕТЫ

для сдачи зачета по учебной дисциплине «Документоведение»

курсантами 3 курса

Билет № 1

Документоведение - это научная дисциплина, изучающая документы, способы их создания, принципы организации документооборота, построения и оптимизации систем документирования в пограничных органах ФСБ России, исследующая юридическую регламентацию порядка подготовки документов, методические приемы их разработки.

Задачи документоведения вытекают из решений правительства РФ, требований приказов и директив о повышении эффективности управления, улучшении документационного обеспечения управленческих процессов.

Документоведение призвано исследовать пути создания эффективной системы документационного обеспечения управления. Оптимизация процесса документационного обеспечения делает управление более гибким и мобильным. Любое управленческое решение принимается лишь после переработки и анализа накопленной информации.

Перед документоведением стоит задача разрабатывать научно обоснованные рекомендации по совершенствованию формы управленческих документов, их унификации и стандартизации в целях дальнейшего повышения качества документов.

Документоведение призвано исследовать общие закономерности в работе с управленческой документацией, а также границы и масштабы упорядочения однотипных делопроизводственных операций с документами, изучать соответствующие научно обоснованные методы и приемы создания документов, и их обработки.

Важной задачей документоведения является приспособление документов к условиям обработки информации, а также создание машиночитаемых документов. Рост информации поставил перед документоведением задачу исследования проблем расширения базы носителей информации, создания информационно-поисковых систем документов, функционирующих в управленческом аппарате, разработки рациональной системы учета и хранения документов.

Объектом документоведения является документ.

Формуляр-образец документов, издаваемых в пограничных органах. (Показать схемой).

В целях унификации и стандартизации документов разработаны формуляры-образцы документов, представляющие собой совокупность расположенных в определенном порядке реквизитов, обязательных для данной системы документов.

Формуляр-образец документов включает следующие реквизиты.

Формуляр-образец содержит не только перечень реквизитов документов определенной системы документации, а также устанавливает границы расположения каждого реквизита и обеспечивает единообразие в оформлении документов. Государственный герб РФ;
наименование воинской части, учреждения;
индекс предприятия связи, почтовый адрес;
заголовок к тексту;
дата;
индекс (исходящий номер документа;
адресат;
текст;
подпись.

Билет № 2

1. Учебный предмет «Документоведение» и его структурное содержание.

Свой круг проблем изучает также документоведение, предметом которого являются:

свойства документа; его функции;

способы документирования;

системы документации;

нормативная регламентация порядка подготовки и издания документов;

приемы и методы разработки документов;

их унификация и стандартизация.

Реквизиты, составляющие угловой штамп документа. (Показать схемой).

Реквизиты, составляющие угловой штамп документа.

• Государственный герб РФ;

• наименование войсковой части, учреждения;

• индекс предприятия связи, почтовый адрес;

• индекс;

• дата.

Эмблема/герб

• ЗАО «ЮРИС-КОН»

• Ул. Басманная, д.27, стр. 3

• Москва, Россия, 117078

• Тел. (095) 267 14 28

• Факс (095) 267 43 19

• E-Mail: [email protected]

• http://www. jriskon.ru

• ОКПО 420 16445

• ОГРН 1027700690849

• ИНН/КПП 7708033168/771001001

Билет № 3

Реквизит «Государственный герб РФ», порядок его обозначения.

Помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом « О Государственном гербе Российской Федерации» ( собрание законодательства российской Федерации, 2000, часть I, ст. 5021, №52)

Билет № 4

Билет № 5

Реквизит «справочные данные об организации», его структурные элементы. (Показать).

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Г. Москва

Осташковская 15

Билет № 6

Билет № 7

Билет № 8

Билет № 9

Билет № 10

Билет № 11

Справка и телеграмма, определение и краткая характеристика.

Справка-документ, удостоверяющий факты, события, обстоятельства и содержащий определенные сведения о жизни и деятельности пограничных органов и учреждений, а также данные о сотрудниках пограничных органов ФСБ России.

Все справки делятся на служебные и личные.

Служебные справки содержат данные о деятельности пограничных органов за определенный период, личные - удостоверяют факт нахождения на службе, подтверждают получение денежного содержания и отражают другие вопросы частного характера;

- Телеграмма - документ для передачи распоряжений и сообщений только срочного характера.

Билет № 12

Билет № 13

Билет № 14

Билет № 15

Билет № 16

План и постановление, их определение и краткая характеристика.

План-документ, содержащий перечень намеченных к выполнению работ или мероприятий, указывающих их последовательность, сроки исполнения и исполнителей.

План придает любой деятельности организованный и целенаправленный характер, способствует повышению исполнительности и ответственности должностных лиц.

Планы могут составляться на месяц, полугодие, год и на пять лет.

Они подразделяются на боевые и служебные.

К боевым относятся те, в которых отражаются мероприятия по выполнению боевой задачи.

К служебным относятся планы, которые содержат перечень мероприятий по оперативно-служебной деятельности и оперативно-боевой подготовке, хранению и эксплуатации оружия, боевой, специальной техники и имущества. Основным из них является план оперативно-служебной деятельности, в котором перечисляются мероприятия по организации и ведению оперативно-служебных действий, оперативно-боевой подготовки в соответствии с программами. Он разрабатывается на год и на месяц. Этот план включает в себя проведение учений и тренировок, сборов, совещаний, организацию мероприятий по руководству оперативно-служебной деятельности. План разрабатывается на основе приказов и директив вышестоящих руководителей и начальников, программ оперативно-боевой подготовки;

- Постановление- документ, содержащий решение коллегиального органа по обсуждаемому вопросу.

Заседание, совещание, собрание коллегиального органа завершаются принятием конкретного решения. Это решение выражает результат, итог проведенного обсуждения вопроса. Как правило, таким решением является постановление. Оно представляет собой составную часть протокола, заседания, совещания собрания коллегиального органа.

Решения могут быть сжатыми и развернутыми.

В сжатом решении результат обсуждения вопроса излагается в виде текста, не подразделяемого на пункты. В нем фиксируются, как правило, общие задачи, цели или ставится какая-то конкретная задача.

Развернутое решение отражает итоги проведенного обсуждения в виде нескольких пунктов. Один из них включает постановку общей задачи, а в остальных определяются конкретные меры, которые должны способствовать успешному выполнению общей задачи, указываются сроки исполнения и ответственные исполнители;

Билет № 17

Билет № 18

Билет № 19

Билет № 20

Билет № 21

Билет № 22

Билет № 23

Билет № 24

Билет № 25

Требования, предъявляемые к документам, разрабатываемых в пограничных органах ФСБ России.

Каждый документ оправдывает свое назначение только при соблюдении ряда требований, основными из которых являются:

- своевременность разработки и доведение документов по назначению как важнейшее требование, обуславливается динамичностью, резкими и быстрыми изменениями в обстановке на государственной границе. В этих условиях даже безупречно выполненный во всех отношениях, но запоздавший документ теряет практическую ценность, а иногда даже может внести дезорганизацию в управление подразделениями;

- краткость документов достигается изложением в них только необходимой информации, применением общепринятых уставных терминов, сокращений, сжатых формулировок и простых оборотов речи, верно и исчерпывающих мысль, а также исключающих возможность различного ее толкования;

- ясность документов неразрывно связана с их краткостью. Любой документ следует излагать предельно четко, ясно и конкретно как по месту, так и по времени происходящих событий, фактов, явлений. Его содержание не должно требовать дополнительных разъяснений;

- достоверность документов достигается только изложением в них тщательно проверенных данных. При этом уровень достоверности документов характеризуется точностью отраженной в них информации по положению своих сил и средств и противника на конкретное время. Сведения, требующие проверки или уточнения, должны обязательно оговорены;

- наглядность документов обеспечивает быстроту изучения их содержания и достигается: правильным расположением текста и графической части; написанием (печатанием) текста отдельными абзацами или в красную строку; печатанием (размножением) документов на исправном множительном аппарате или их написанием от руки разборчивым почерком; правильным применением и четким вычеркиванием условных знаков; умелым выделением положения своих сил и средств и противника (нарушителей границы); выделением данных топографической основы карты, необходимых для показа оперативно-тактического содержания документа.

Билет № 26

Билет № 27

Билет № 28

Билет № 29

Билет № 30

1. Порядок разработки и оформления справочно-информационных документов.

Объективность содержащихся в справочно-информационных документах информации означает строгое соответствие ее фактическим данным. Искажение информации недопустимо, в противном случае теряется смысл разработки документа. Необъективная информация, преднамеренное приукрашивание о состоянии дел на том или ином участке создает картину мнимого благополучия и не позволяет своевременно принять меры к устранению имеющихся недостатков.

Таким образом, необъективность данных справочно-информационных документов может быть причиной принятия несвоевременного или неправильного управленческого решения.

При составлении справочно-информационных документов особое внимание следует уделять обеспечению полноты содержащихся в них сведений. Каждый вид справочно-информационных документов в соответствии с его назначением содержит определенное количество данных.

Большое, значение имеет и строгое соблюдение соответствия количества реквизитов справочно-информационных документов. Нормативными актами, регламентирующими порядок составления документов, для определенных видов документов (в том числе и для справочно-информационных) установлено соответствующее количество реквизитов и определено их содержание. Невыполнение требований нормативных актов, как правило, влечет за собой потерю юридической силы документа.

Деятельность по разработке и оформлению справочно-информационных документов имеет много общего с разработкой и оформлением документов, составляемых на основе единоначалия, и документов, отражающих деятельность коллегиальных органов. Так же, как и создание указанных документов, процесс подготовки и составления справочно-информационных документов включает три основных этапа:

- изучение существа вопросов, подлежащих отражению;

- составление проекта документа;

- работа с проектом.

Однако и по наименованию, и по содержанию каждый из перечисленных этапов имеет некоторые особенности по сравнению с разработкой и оформлением документов, составляемых на основе единоначалия, и документов, отражающих деятельность коллегиальных органов. Отличия существуют и применительно к отдельным видам справочно-информационных документов.

Билет № 31

Герб

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

П Р И К А З

_________________ № _______________

Москва

(3 инт.)

Вого акта

(длина строки - не более 28 печатных знаков)

(3 инт.)

Проекты правовых актов ФСБ России, Пограничной службы ФСБ России (далее – проекты правовых актов) оформляются на бланках установленных образцов. При оформлении проекта правового акта на двух и более страницах верхнее поле этих страниц должно составлять 2,5 см. Проекты правовых актов печатаются на лазерных принтерах с использованием текстового редактораWordforWindows версии от 6.0 и выше, шрифтаTimesNewRoman размером № 14. Для оформления таблиц (табличных материалов) в качестве приложений к проектам правовых актов можно использовать шрифт№ 12. Проекты правовых актов и приложения к ним печатаются на листах белой бумаги формата А4 (210 х 297 мм) через полтора межстрочных (полуторных) интервалаи должны иметь следующие размеры полей: левое – не менее 2,5 см (3 см); правое – 1 см; верхнее – см. выше; нижнее – 2 - 2,5 см. Порядковые номера страниц (номера листов) проставляются в середине верхнего поля арабскими цифрами без знака точки. На первых страницах проектов правовых актов порядковые номера страниц (номера листов) не проставляются. Гриф ограничения доступа печатается на первой странице в правом углу за пределом верхней границы текстового поля. Реквизит "Заголовок" располагается на три межстрочных интервала ниже реквизита “Дата подписания”. Реквизит "Заголовок" располагается под реквизитом “Дата подписания”и печатается без абзацного отступа от начала левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Длина строки заголовка не должна превышать28 печатных знаков, точка в конце заголовка не ставится, заголовок не подчеркивается и в кавычки не берется. Текст проекта правового акта отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами. Расстояние от окончания текста проекта правового акта до реквизита “Подпись” (должность, воинское звание, инициал имени и фамилия) составляет три межстрочных интервала. Должность и воинское звание лица, подписывающего документ, печатаются от левой границы текстового поля без абзацного отступа, черезодин межстрочный интервали отделяются от указанного текстатремя межстрочными интервалами. Инициал имени и фамилия лица, подписывающего документ, располагаются у правой границы текстового поля и пишутся в одной строке с воинским званием. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами “Заголовок”, “Текст” и “Подпись” при необходимости размещения текста проекта правового акта на одной странице. Регистрационный номер проекта правового акта, который ему присваивается делопроизводством подразделения-исполнителя, проставляется на оборотной стороне его последнего листа в левом нижнем углу(см. ниже).

(3 инт.)

Начальник института

генерал-майор __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ И.Иванов

_____________________________________________________________________________

Примерный образец оформления оборотной стороны последних листов проектов правовых актов (печатается в левом нижнем углу от левой границы текстового поля без абзацного отступа через один межстрочный интервал):

Если правовой акт подписывается

руководителем (начальником) органа ФСБ РФ

Отп. 1 экз.

В секретариат

Исп. Сидоров Иван Федорович, (подпись), тел. 333-22-11

Печ. Петрова Н.И., с экрана ПЭВМ.

27.01.2007 г.

№ 1/222

Билет № 32

Билет № 33

Билет № 34

Билет №35

Работа с проектом документа

Работа с проектом документа заключается в его согласовании и представлении на подпись.

Билет № 36

Требования, предъявляемые к разработке документов.

Основными требованиями, предъявляемыми к разработке документов, являются:

- соблюдение правил, обеспечивающих их правовую основу;

- разработка документов по установленной форме;

- использование при их составлении официально-делового языка;

- употребление принятой в органах ФСБ России терминологии;

- применение при разработке документов простых предложений, устойчивых словосочетаний и терминов;

- соблюдение правил, обеспечивающих оперативную разработку документов.

Билет № 37

Билет № 38

Билет № 39

Билет № 40

1. Текст документа, его определение, способы изложения текста и требования, предъявляемые к нему.

Текст документа в соответствии с ГОСТ – это реквизит, расположенный между заголовком к тексту и подписью (отметкой о наличии приложения) и включающий основную содержательную часть документа.

Наиболее распространенными способами изложениятекста документа являются:

- описание. Оно характеризуется изложением событий, явлений, действий, фактов в определенной хронологической последовательности.

- рассуждение. При рассуждении четко выделяются составные части текста, он излагается путем выдвижения тезиса, идеи, положения и последующего их обоснования, членения на составные части, раскрытия их содержания.

Разновидностями способа рассуждения являются:

- веление.Изложение текста путем ведения касается документов властно-распорядительного характера;

-просьба. В отдельных документах рассуждение логически завершается обращением оказать содействие, помощь в решении конкретных вопросов. К таким документам, например, относятся письма.

Специфических требования к тексту:

-краткость и лаконичностьтекста документа;

-точность и ясность текста документа;

-логичность;

-грамотность.

Билет № 41

Билет № 42

1. Служебные издания, определение и виды.

К служебным изданиям (за исключением изданий, предназначенных для открытой продажи) относятся:

- наставления;

- руководства;

- инструкции;