Архивные фонды и архивные инф. ресурсы.

Совокупность док-тов, образующихся в деятельности юридического или физического лица (фондообразователя), составляет его документальный фонд.

Совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой, составляет архивный фонд. Архивный фонд не подлежит дроблению. Недопустимо разделение документов одного архивного фонда между несколькими архивами.

Согласно п. 26. Правил работы гос. архивов РБ разновидностями архивного фонда являются:

1) архивный фонд организации, состоящий из архивных документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;

2) архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;

3) объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторически и (или) логически обусловленные связи.

Каждому архивному фонду присваивается название, соответствующее официальному названию фондообразователя – юридического лица (полному и сокращенному) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, местонахождения. Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени и отчества, псевдонима, титула, рода деятельности, служебного положения, звания фондообразователя – физического лица.

Совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому, объектному), представляет собой архивную коллекцию. Архивные коллекции могут поступать в архив в уже сложившемся виде или создаваться в самом архиве из отдельных документов. Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие в архив из других архивов, от юридических или физических лиц, не могут быть расформированы.

Объединение документов в архивные коллекции производится по видам документов и по тематическому признаку с учетом содержания и хронологической принадлежности документов. Архивная коллекция может пополняться новыми документами. Не допускается образование коллекции на базе нескольких архивных фондов, связанных между собой направлением деятельности фондообразователей и их территориальной принадлежностью.

В названии архивной коллекции, как правило, фиксируются вид (виды) документов, тема, период, при необходимости – составитель (физическое лицо, юридическое лицо) и иные признаки группировки, ставшие основанием для создания коллекции.

Каждый архивный фонд имеет свои хронологические границы. Согласно п.33 Правил работы гос. архивов РБ хронологическими границами являются:

для фонда организации – официальные даты создания и ликвидации;

для фонда личного происхождения – даты рождения и смерти физического лица, членов семьи, рода;

для объединенного архивного фонда, созданного по признаку однородного целевого назначения организаций, – даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций; по признаку подчиненности организаций – даты деятельности вышестоящей организации; по признаку преемственности ф-ций организации – даты деятельности каждой организации; личного происхождения – даты жизни каждого физического лица;

для архивной коллекции, сформированной архивом, – год создания коллекции;

для архивной коллекции, сформированной физическим лицом (лицами), – даты жизни коллекционера(ов).

Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если отсутствуют документы начального или завершающего этапа деятельности организации; если в составе фонда организации находятся более ранние документы. Крайние даты документов фонда личного происхождения могут не совпадать с хронологическими рамками жизни фондообразователя из-за возможного наличия в фонде более ранних документов, собранных фондообразователем, документов, связанных с откликами на его смерть, с посмертными изданиями его произведений, проведением памятно-юбилейных мероприятий.

Архивные фонды (обособленные части архивных фондов) в зависимости от их инф. значимости условно подразделяются на три категории.

К фондам первой категории отн.ся фонды, содержащие ценную в научном отношении, полную, многоаспектную документную информацию, освещающую важнейшие стороны деятельности общества.

К фондам второй категории отн.ся фонды, содержащие ценную в научном отношении информацию, ограниченную рамками одного направления деятельности или отдельной отраслью этого направления.

К третьей категории отн.ся фонды, содержащие информацию, ограниченную рамками одного вопроса или темы.

Принадлежность фонда к той или иной категории определяется исходя из его научно-исторической ценности, многоаспектности документной информации, степени полноты документов фонда, значения организации-фондообразователя в сфере общественной и гос. деятельности, исторического периода, в кот. создавались документы, экономико-географических и других факторов.

В соответствии со ст. 5 З-на РБ “О Национальном архивном фонде и архивах в РБ” совокупность документов, созданных в РБ в процессе экономической, общественно-политической, социально-культурной и иной деятельности гос-ва на различных этапах его развития и отражающих материальную и духовную жизнь белорусского народа, образуют Национальный архивный фонд РБ. Эти документы являются историческим и культурным наследием, достоянием народа РБ, его документальной памятью и служат для удовлетворения нужд общества и гос-ва, реализации прав и законных интересов граждан. Они также являются составной частью инф. ресурса РБ и защищаются законом наряду с другими видами инф. ресурса.

Национальный архивный фонд РБ состоит из документов, собранных в процессе деятельности гос. органов, предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, общественных объединений, существовавших и существующих на территории РБ и за ее пределами, физических лиц независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

К Национальному архивному фонду РБ отн.ся также архивные документы, являющиеся историческим и культурным наследием белорусского народа и хранящиеся в архивах, музеях и библиотеках других государств, а также документы, находящиеся в частной собственности иностранных граждан и в соответствии с международными договорами подлежащие возвращению в Республику Беларусь.

В состав Национального архивного фонда РБ входят декреты, указы и распоряжения През-та РБ, законы, постановления Совета Министров РБ, распоряжения Премьер-министра РБ, приказы, постановления министерств и других республиканских органов государственного управления, документы иных гос. органов, материалы прокуратуры и судов, управленческая, статистическая, научная, технологическая, нормативно-техническая, проектная, конструкторская, патентная, картографическая, геологическая, телеметрическая документация, базы и банки данных, фото- и фонодокументы, художественные и хроникальные киноленты, живописные и графические изображения, научные, литературные, музыкальные и иные рукописи и тексты, дневники, мемуары, документы по личному составу и другие виды документов.

Государственную часть Национального архивного фонда РБ составляют архивные фонды и архивные документы:

1) гос. предприятий, организаций, учреждений, структур городского, земского и сословного самоуправления, действовавших на территории Беларуси до 1917 года;

2) През-та РБ, гос. органов, гос. предприятий, организаций, учреждений, штабов объединений, мобильных сил, соединений и воинских частей Вооруженных Сил РБ, штабов соединений и воинских частей пограничных войск и органов пограничной службы РБ, внутренних войск Мин-ва внутренних дел РБ, войск Комитета гос. безопасности РБ, транспортных и железнодорожных войск, военно-учебных заведений, находящихся на территории РБ;

3) гос. предприятий, организаций, учреждений, воинских частей РБ, находившихся или находящихся за пределами республики;

4) объединений, предприятий, организаций, учреждений, в уставных фондах кот. преобладает доля гос. собственности;

5) общественных объединений и их предприятий, образовавшиеся до момента введения регистрации этих объединений и предприятий в установленном законом порядке и принятые на государственное хранение;

6) юр. и физических лиц, поступившие в собственность гос-ва, в том числе из-за рубежа, на основаниях, предусмотренных законодательством РБ.

К гос. части Национального архивного фонда РБ также отн.ся:

1) фамильные архивные фонды, имеющие историческое значение;

2) архивные фонды учреждений религиозных конфессий, образовавшиеся до отделения церкви от гос-ва;

3) копии архивных документов на правах подлинников;

4) копии архивных документов, поступившие в собственность гос-ва из-за рубежа на основаниях, предусмотренных законодательством РБ;

5) художественные, мультипликационные, документальные, научно-популярные фильмы, кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, статистическая, научная, технологическая, нормативно-техническая, проектная, конструкторская, патентная, картографическая, геологическая, телеметрическая, коммерческая и иная документация, научные, литературные, музыкальные и другие рукописи, живописные изображения, рисунки, дневники, мемуары и иные виды документов, изготовленные или разработанные на предприятиях, в организациях, учреждениях, редакциях газет и журналов за счет гос. средств. Они подлежат бесплатной передаче в инф. архивы соответствующего профиля.

Негосударственную часть Национального архивного фонда РБ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

1) общественных объединений с момента введения их регистрации в установленном законом порядке;

2) религиозных организаций, образовавшиеся после отделения церкви от гос-ва;

3) иных юридических лиц негос. формы собственности;

4) физических лиц (документы личного происхождения, семейные архивы, коллекции документов и др.).

Архивная информация многообразна и многочисленна. Для обеспечения доступа к этой информации, эффективности ее использования необходима систематизация архивных документов. Законодательство РБ в области архивного дела предусматривает существование системы научно-справочного аппарата. Эта система представляет собой комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой научно-методической основе и обеспечивающих поиск документов и документной информации в целях их эффективного использования (п. 153 Правил работы гос. архивов РБ).

Архивные справочники и автоматизированные информационно-поисковые системы в зависимости от уровня, структуры и объема представленной в них информации подразделяются на: межархивные, общеархивные, межфондовые, пофондовые.

Основными элементами системы научно-справочного аппарата являются: описи дел, списки фондов, каталоги, путеводители по фондам архива, автоматизированные информационно-поисковые системы, выполняющие ф-ции этих справочников.

Дополнительными элементами системы научно-справочного аппарата являются указатели, обзоры документов.

Рассмотрим некот. из этих элементов подробнее.

Архивная опись – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Архивный каталог представляет собой межфондовый архивный справочник, в кот. информация о содержании документов архива сгруппирована по темам (предметам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на:

1) систематические,

2) тематические и их разновидности (по истории учреждений, по истории административно-территориального деления),

3) предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

Путеводитель – это архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах (архивных коллекциях, архивных комплексах) в систематизированном виде и предназначенный для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива (архивов).

В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на: архивные (внутриархивные); межархивные.

Различают следующие виды путеводителей:

1) путеводитель по архиву (архивам);

2) путеводитель по фондам архива (архивов);

3) тематический путеводитель по фондам архива (архивов);

4) краткий справочник по фондам архива (архивов).

К наиболее информативным и используемым фондам составляются указатели.

Указатель – это архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов. Он составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника.

Указатели могут быть элементами справочного аппарата не только к описи, но и к другим архивным справочникам (путеводителю, каталогу, обзору), а также могут являться самостоятельными архивными справочниками. Они могут быть различными по форме, структуре рубрик.

Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности – тематический, именной, географический), хронологический.

По группировке понятий внутри указателя различаются: алфавитные, систематические, хронологические указатели.

Обзор документов – это архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов с элементами источниковедческого анализа. Обзор состоит из совокупности аннотаций (характеристик) групп дел, документов и справочного аппарата.

Видами обзора являются:

1) обзор фонда, который включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда;

2) тематический обзор, который включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме.

28. Сбор, обработка, оформление, хранение, предоставление, получение и охрана архивной информации.

Основные положения, касающиеся вопросов организации работы с архивными документами, содержатся в Правилах работы гос. архивов РБ.

Комплектование, учет, хранение и использование архивных документов осуществляет архив, т.е. архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, выполняются за счет организации, сдающей документы.

Прием на государственное хранение документов Национального архивного фонда осуществляется в соответствии со сроками их ведомственного хранения. Дела принимаются в архив поединично по описям, утвержденным в установленном порядке.

Неинф. организации передают свои документы на государственное хранение в сроки и на условиях, оговоренных в соответствующем договоре. В зависимости от условий договора документы могут передаваться архиву:

1) на постоянное хранение с передачей права собственности гос-ву;

2) на временное хранение с последующим переходом права собственности гос-ву;

3) на временное (с указанием срока) хранение с сохранением права собственности за организацией.

Архив также осуществляет прием на хранение документов личного происхождения, отнесенных к составу Национального архивного фонда. Они поступают в архив: по договору дарения; по завещанию; по договору купли-продажи; по решению суда об изъятии незаконно присвоенных документов, признании документов бесхозными. Кроме того, архив осуществляет инициативный поиск документов, выявление источников комплектования архива документами личного происхождения и их учет.

Распределение документов между архивами, определение профиля архива, передача архивных фондов, их частей и отдельных дел из одного архива в другой осуществляются на основании решения Комитета по архивам и делопроизводству.

При приеме в хранилища поступивших в архив документов осуществляется проверка их физического состояния. Ликвидацию обнаруженных дефектов проводит организация, сдающая документы, или архив на платной основе.

Систематическое пополнение архива документами Национального архивного фонда в соответствии с его профилем называется комплектованием архива (п.112 Правил работы гос. архивов РБ).

Под профилем архива следует понимать установленный для каждого архива состав документов, определяющий его специализацию.

Основной задачей комплектования архива является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю архива.

Комплектование архива включает:

1) определение источников комплектования;

2) определение состава документов, подлежащих приему;

3) прием-передачу документов в архив.

Комплектование архива документами, созданными на территории Беларуси, но по различным причинам оказавшимися за ее пределами, а также документами зарубежного происхождения, имеющими практическое и научно-историческое значение для РБ, предполагает:

1) выявление архивных и опубликованных сведений об указанных документах за рубежом;

2) составление перечней документов, фондов, коллекций, соответствующих профилю архива;

3) изучение обстоятельств попадания за рубеж документов, созданных на территории Беларуси;

4) подготовку научных публикаций, содержащих информацию о документах по истории Беларуси, хранящихся за пределами республики;

5) своевременное информирование вышестоящих органов управления по архивам и делопроизводству о выявленных документах по истории Беларуси в зарубежных архивах с обоснованием необходимости получения их подлинников или копий;

6) осуществление работы по эквивалентному обмену копиями документов с зарубежными организациями и архивными службами зарубежных стран в соответствии с заключенными международными договорами;

7) прием на постоянное хранение подлинников документов или копий на правах подлинников, полученных из-за рубежа в рамках межгос. или иных договоров;

8) учет подлинников документов или копий на правах подлинников, поступивших в архив из-за рубежа.

Источниками комплектования архива (фондообразователями) являются юридические и физические лица, в деятельности кот. образуются документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и подлежащие передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании договора.

В отношении поступающих в архив документов проводится экспертиза их ценности, т.е. определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности, а также оценки документов в соответствии с критериями происхождения, содержания и внешних особенностей (п.119 Правил работы гос. архивов РБ).

Документы в пределах архивного фонда группируются в дела по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.д.). При этом дела в пределах архивного фонда должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится на основе следующих признаков:

1) структурного (в соответствии с принадлежностью дел к структурным подразделениям);

2) хронологического (по периодам или датам, к которым отн.ся документы);

3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом ф-ций, отраслей и направлений деятельности организации, тем или вопросов, отраженных в документах);

4) номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с кот. образовались документы);

6) географического (по территории, населенным пунктам и другим географическим наименованиям, с кот. связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);

7) авторского (по наименованиям организаций или фамилиям лиц, кот. являются авторами документов).

Как правило, дела группируются последовательно, на основе того признака или их совокупности, применение кот. является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.

Обеспечение сохранности документов является главной задачей архива и представляет собой комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов.

Под организацией хранения документов понимается система проводимых архивом мероприятий, обеспечивающих рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

Обособленному хранению подлежат документы: 1) секретные; 2) особо ценные; 3) имеющие во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности; 4) на разных носителях; 5) пораженные биологическими вредителями; 6) пораженные радионуклидами; 7) принятые на временное, в том числе депозитарное, хранение; 8) не учтенные в качестве документов Национального архивного фонда.

Документы, имеющие во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности, изымаются из состава фондов и подлежат хранению в сейфах.

Охранный режим обеспечивает предохранение документов от хищений и утрат. Охрана архива обеспечивается оборудованием здания средствами охранной сигнализации, организацией поста охраны, опечатыванием помещений, соблюдением пропускного режима и порядка доступа в хранилища. Ответственность за сохранность фондов несет заведующий хранилищем.

В хранилища имеют право доступа заведующий и работники данного хранилища для проведения работ, связанных с организацией хранения документов. Другие лица допускаются в хранилища в исключительных случаях только по разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего хранилищем или лица, его замещающего.

Вынос документов и материальных ценностей из архива осуществляется только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

Согласно п. 75 Правил работы гос. архивов РБ в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов создается страховой фонд. Он представляет собой совокупность копий особо ценных документов, является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с кот. изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда.

Выявление особо ценных документов осуществляется как в плановом порядке по документам архива, так и по заявлениям владельцев особо ценных документов.

Очередность страхового копирования определяется инф. значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы кот. находятся в плохом физическом (техническом) состоянии или интенсивно используются. Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.

Все документы, находящиеся в архиве, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива, описи дел, копии документов страхового фонда и фонда пользования, копии документов, поступивших из других источников, подлежат учету. Учет документов в архивах является средством обеспечения сохранности, организационной упорядоченности документов, контроля за их наличием, состоянием и движением и облегчает поиск документной информации.

Одновременно с созданием страхового фонда архив создает фонд пользования. Фонд пользования представляет собой совокупность копий документов Национального архивного фонда, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.