Составление НаУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА
К описям дел
К описям дел постоянного хранения и дел по личному составу составляются:
титульный лист;
оглавление;
предисловие;
список сокращенных слов;
указатели;
Итоговая запись.
Титульный лист – первая страница описи – содержит информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись, к конкретному фонду, к определенному периоду времени, а также поисковые (адресные) данные, способствующие нахождению описи в архиве. На титульном листе проставляются (приложение 4):
официальное наименование государственного архива: Архив Президента Республики Казахстан;
номер, название и изменения в названии архивного фонда;
номер и название описи дел,
крайние даты включенных заголовков дел,
местои год составления описи.
Номер архивного фонда присваивается Архивом Президента РК.
После названия фонда и перечислений изменений в нём указываются даты периода, в которое учреждение так называлось, и место его нахождения.
Номер описи определяется в процессе организации документов в архивный фонд и также согласовывается с Архивом. На документы одного фондообразователя за один хронологический период составляются несколько описей. Документы организуются в описи, исходя из сроков хранения. Каждая опись нумеруется отдельно и имеет своё название. Например, опись № 1 дел постоянного хранения; опись № 2 л/с по личному составу; опись № 3 л/д личных дел.
Крайние даты определяются по описательной статье «дата дел». Иногда в опись попадают единичные документы, выходящие за хронологические рамки годового или годовых разделов. Их наличие также оговаривается на титульном листе.
Оглавление – это указатель разделов и подразделов описи, а также справочного аппарата к ней. Оглавление располагается в описи после титульного листа. В оглавлении перечисляются названия разделов и подразделов описи в соответствии со схемой систематизации фонда. В оглавлении следует указать те наименования отделов и секторов, которые указаны в структуре аппарата руководящего органа, приведенной в предисловии к описи. В оглавлении перечисляются элементы справочного аппарата к описи, названия разделов, подразделов и тематических групп документов, включенных в опись. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи (приложение 5).
В предисловии за период, охватывающий крайние даты включенных дел, излагаются сведения об образовании, реорганизации (ликвидации), задачах, функциях, структуре организации и изменениях в них со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, распорядительные документы и поисковые (адресные) данные архивных документов (фонд, опись, дело, лист); информационном содержании дел, особенностях их формирования и систематизации; физическом состоянии и месте хранения описанных дел.
В список сокращенных слов вносятся все официальные и общепринятые сокращения слов, которые применялись при описании документов в тексте описей. Список сокращенных слов приводится после предисловия к описи. Сокращение в списке помещается слева, а затем через тире следует его расшифровка. Сокращения и аббревиатуры располагаются в алфавитном порядке по первым четырем буквам. При работе по составлению списка сокращений рекомендуется применять «Словарь сокращений русского языка», энциклопедические словари и различные справочные пособия, «Краткий справочник по написанию различных наименований, использованию терминов и словосочетаний при подготовке документов» (приложение 6).
Указателикак элемент справочного аппарата к описи составляются для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника. Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера дел (приложения 7–9).
Основным указателем является предметный. Его разновидности – именной, географический. Для указателей описей дел наиболее распространённый подход к группировке понятий – алфавитный.
1. Предметный – может быть общим, включающий предметные понятия различного характера и специальным, состоящим из однородных предметных понятий (указатель видов документов; авторский и учреждений; структурный, отраслевой и т. д.). В состав рубрик предметного указателя входят обозначения научных понятий, исторических фактов, событий, явлений, названий государственных органов, учреждений, организаций, предприятий. Наименование рубрик и подрубрик даётся в именительном падеже. По форме общий предметный указатель составляется только глухим.
2. Географический указатель. Предметами рубрик в географическом указателе являются наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических названий. Если тот или иной географический пункт был переименован и в тексте он проходит под старым и новым названием, за основное принимается обозначение, являющееся хронологически последним. Старое название в таком случае указывается рядом с новым, в скобках. Оно также вносится в указатель в соответствующей алфавитной последовательности со ссылкой на новое название:
Астана (Акмола), г.
Акколь (Алексеевка), г.
Наименование обобщающих географических или административно-территориальных единиц включаются в указатель без конкретизации, в том виде в каком они названы в тексте:
Сибирь
Юго-Восточная Азия
3. Именной указатель включает фамилии, имена, псевдонимы лиц, встречающихся в заголовках дел описи. Он может быть глухим (см. приложение) или аннотированным кратким.