Описей дел, научно-справочного аппарата к ним
Акта о выделении к уничтожению дел,
Не подлежащих хранению
(рабочий вариант)
Составители:
Онгарбекова Р. У., начальник
Управления информационно-поисковых систем
Абдукадырова Д. Ю., начальник
Управления комплектования и документации
Одобрена
протоколом ЭПМК Архива Президента
Республики Казахстан
от 29 июля 2011 г. № 17
Алматы, 2011
Составление описей дел
Описи дел составляются на прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с установленными требованиями документы постоянного и долговременного хранения. Описи составляются в структурных подразделениях учреждения в процессе делопроизводства и в ведомственном архиве.
Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.
Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме (приложения 1–3).
Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел должна включать в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
дату дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
примечание.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер, в заголовке на последнем томе указывается «последний». При оформлении описи заголовки дел (томов, частей дел) нумеруются в валовом порядке.
Заголовок дела состоит из элементов, каждый из которых отвечает на определенный вопрос:
– что? (вид документа: приказ, план, отчет, письмо, справка и т. д.);
– кто? (автор документа: учреждение, должностное лицо, коллегиальный орган);
– кому? (адресат документа: учреждение, должностное лицо, коллегиальный орган);
– о чем? (содержание документа).
В отдельных случаях элементы заголовка отвечают на вопросы:
– где? (указывается место нахождения адресата, место события);
– когда? (указывается время события).
Например:
Информация акимата Северо-Казахстанской области Отделу внутренней политики Администрации Президента РК о ходе выполнения мероприятий по празднованию 20-летия суверенного Казахстана за 2011 год.
Многие заголовки содержат только часть указанных элементов.
План работы Музея Первого Президента РК на 2011 год.
Систематизация заголовков в описи дел постоянного хранения определяется хронологическим, структурным (функциональным) и номинальным классификационными признаками: заголовки дел группируются по году заведения (завершения) в делопроизводстве, внутри каждого года – по структурным подразделениям (направлениям деятельности) организации, внутри последних – по важности дел. Систематизация заголовков дел закрепляется номенклатурой. При ее отсутствии или неполноте рекомендуется применять следующий примерный порядок расположения заголовков дел:
1) законы Республики Казахстан (конституционные законы; кодексы; законы);
2) акты Президента Республики Казахстан;
3) постановления Парламента Республики Казахстан и его палат;
4) постановления Правительства Республики Казахстан и распоряжения Премьер-Министра Республики Казахстан;
5) постановления Конституционного Совета Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан и Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан;
6) нормативные приказы министров Республики Казахстан и иных руководителей центральных государственных органов;
7) нормативные постановления центральных государственных органов;
8) акты местных представительных и исполнительных органов;
9) запросы депутатов Парламента Республики Казахстан, местных представительных органов и ответы на них;
10) акты прокурорского реагирования;
11) документы вышестоящего органа, направленные для руководства или сведения;
12) учредительные документы, положения о структурных подразделениях, регламенты работы коллегиальных органов;
13) распорядительные документы;
14) протоколы, стенограммы заседаний коллегиальных органов и документы к ним;
15) правила, положения, инструкции, методические указания и рекомендации, разработанные организацией или направленные ей для применения в работе;
16) плановая документация;
17) сметы расходов, штатные расписания;
18) отчетная документация;
19) разработанные организацией справки, обзоры, заключения и др.
20) документы по основной деятельности организации (структурного подразделения);
21) обращения граждан и документы по их исполнению;
22) переписка;
23) регистрационные учетные формы, списки, книги, журналы учета и т.д.;
24) номенклатура дел.Дело, включающее документы за ряд лет, вносится в опись по году заведения в делопроизводстве. За последующие годы указывается его заголовок без закрепления за делом порядкового номера. В графе «Номер дела» – «б/н». В графе «Примечание» – отметка «Смотри дело №», (т. е. заполняется три элемента описательной статьи: номер дела, заголовок дела и примечание).
В опись дел по личному составу включаются заголовки приказов (распоряжений) руководителя организации по личному составу, списков работников, карточек по учету личного состава, личных дел, лицевых счетов работников, списков физических лиц и платежных поручений на перечисление обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды, индивидуальных трудовых договоров, невостребованных подлинных личных документов работников, актов о несчастных случаях на производстве и других дел, касающихся реализации прав и законных интересов граждан.
Карточки по учету личного состава и личные дела (при объеме свыше 20 за год) вносятся в самостоятельную опись дел. Например, «Опись № 3 л/д личных дел за 2000–2005 гг.». Их заголовки группируются по году завершения дел в делопроизводстве, внутри года – в алфавитном порядке фамилий работников. Личные дела руководителей организаций включаются в опись дел постоянного хранения
Описательная статья «дата дела» заполняется не во всех случаях. Хронологическая принадлежность планов и отчётов указывается в заголовках.
Количество листов в деле не должно превышать 250 листов.
В графе «Примечание»дается информация, которую сложно отразить в других элементах описательной статьи. Например, указание на наличие документов, не отраженных в заголовке дела или отсылка к другому делу.
Описи дел и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляются отдельно по каждому архивному фонду, в пределах которого им присваиваются самостоятельные порядковые номера.
Опись дел завершается по достижении количества включенных заголовков 9999 (девяти тысяч девятисот девяноста девяти). Последующей описи дел присваивается очередной порядковый номер.
Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в соответствующую опись под литерными номерами. При количестве свыше 10 дел составляется дополнительная опись с самостоятельной нумерацией их заголовков.