Организация работы с документами

ГОСТ Р 51141-98

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизвод­ства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

СТАНДАРТИЗОВАННЫЕ ТЕРМИНЫ С ОПРЕДЕЛЕНИЯМИ

Общие понятия

1 делопроизводство; документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспе­чивающая документирование и организацию работы с официальными документами

2 архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использо­вания архивных, документов

3 документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе ин­формация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

4 внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления

5 носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закреп­ления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде

6 изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта

7графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получе­но посредствомлиний, штрихов, светотени

8 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

9кинодокумент Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематогра­фическим способом

10 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом

11иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произ­ведения искусства, специальной или художественной фотографии

12 фотодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи

13 текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи

14 письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

15рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

16 машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами

17 документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной

18 видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки

19 беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

20 черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ

22документ личного происхождения (Ндп. личныйдокумент):документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

23 официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, офор­мленный и удостоверенный в установленном порядке

24 служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности ор­ганизации

25 юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действу­ющим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком офор­мления

26 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения

27 подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа

28 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридичес­кую силу

29 копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного доку­мента и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

31 дублетный документ: Одиниз экземпляров копии документа

Делопроизводство

Документирование

32 документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам

33 правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документиро­вания

34 система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам проис­хождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требованийк их оформлению

35 унифицированная система документации; УСД: Система документации, созданная по еди­ным правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в опреде­ленной сфере деятельности

36 вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе докумен­тации по признакам содержания и целевого назначения

37наименование документа: Обозначение вида письменного документа

38 организационно-распорядителынй документ: Вид письменного документа, в котором фик­сируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предпри­ятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

39реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа

40 постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержа­щаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении

41 переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении

42 формуляр документа: Набор реквизитов официального письменного документа, располо­женных в определенной последовательности

43 формуляр-образец документа: Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основ­ные реквизиты

44 бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменно-

45 унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в со­ответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации

46 служебное поле унифицированной формы документа: Зона унифицированной формы доку­мента, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений

47 зона унифицированной формы документа: Часть плошали унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами

48 табель унифицированных форм документов: Перечень разрешенных к применению унифи­цированных форм документов

49 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

50 подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полно­мочного должностного лица

51 гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа

52 гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием

53 гриф утверждения: реквизит официального документа, придающий нормативный или пра­вовой характер его содержанию

54 дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опуб­ликования

55 заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содер­жание

56 виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

57 резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должност­ным лицом и содержащей принятое им решение

58 текст официального документа: Информация, зафиксированная любым типом письма или

любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа

Организация работы с документами

59 организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использо­вания документов в текущей деятельности учреждения

60 документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получе­ния до завершения исполнения или отправления

61 объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созванных ею за определенный период

62 входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение

63 исходящий документ: отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения

64 внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

65 регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения •

66 регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

67 контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

68 срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно-правовым актом, организа­ционно-распорядительным документом или резолюцией

69 типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный норма­тивно-правовым актом

70индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией

71 дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помешенных в отдельную обложку

72 формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с но­менклатурой дел и систематизация документов внутри дела

73оформление дела: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами

74 заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле

75 номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в орга­низации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

76 индекс дела; номер дела: Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номен­клатуре дел организации, наносимое на его обложку • 2.3 Архивное дело 2.3.1 Организация документов Архивного фонда Российской Федерации

77 архив (Ндп. архивохранилище): Организация или ее структурное подразделение, осущест­вляющее прием и хранение архивных документов с целью использования

78архивохранилище (Ндп. архив): Специально оборудованное помещение для хранения ар­хивных документов

79 профиль архива: Установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению

80 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его зна­чимости для общества и равно имеющий ценность для собственника

81 архивный фот: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связан­ных между собой

82 Архивный фонд Российской Федерации: Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих матери­альную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации

83 государственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью

84 негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архив­ные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности

85объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи

86 архивный фон» личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из архивных докумен­тов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода

87 архивная коллекция: Совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам

88 комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством

89 источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив

90документальный фонд: Совокупность документов, образующихся 'в деятельности юриди­ческогоили физического лица

91 фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образу­ется документальный фонд

92фондирование документов: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям

93 ценность архивного документа: Свойства архивного документа, обуславливающие его куль­турное, научное, экономическое, политическое значение

94 запретная дата документа: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспер­тизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат

95 экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное хранение или уста­новление сроков их хранения на основе принятых критериев

96 перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения

97 выборочный прием документов на постоянное хранение: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных

98. выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и прак­тической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению