Документи, які виходять за межі установи, укладаються на одному боці аркуша паперу.

Розшифрування підпису в реквізиті „Підпис” необхідно друкувати на рівні останнього рядка назви посади, а якщо зазначається і спеціальне звання, то на його щаблі, вирівнюючи по правому берегу документа. Назву посади вказують прапоровим способом. Розшифрування підпису (ініціали і прізвище) позначають без будь-яких дужок чи інших знаків. У всіх інших випадках ініціали вживаються після прізвища. У розшифруванні підпису можливе використання одного ініціалу (імені), наприклад, у листах, вітальних адресах, листівках.

Документи, що надсилаються Міністерством до центральних органів виконавчої влади та адресовані їх керівникам, підписує Міністр або особа, що виконує його обов’язки, а у виняткових випадках, за його дорученням, – перший заступник чи заступники Міністра. В інших випадках такі документи підписує перший заступник та заступники Міністра відповідно до розподілу посадових обов’язків.

Документи, адресовані іншим організаціям від імені Міністерства, підписує Міністр, перший заступник чи заступники Міністра.
Документи, адресовані ГУНП, установам та організаціям органів внутрішніх справ, підписує Міністр, перший заступник чи заступники Міністра, керівники структурних підрозділів Міністерства відповідно до їх компетенції. У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються його копії, засвідчені службою діловодства.



Документи ГУНП, відділів та відділень поліції, інших підрозділів органів внутрішніх справ, адресовані іншим центральним органам виконавчої влади, підписує керівник або особа, яка його заміщає.

Якщо за зміст документа відповідають декілька осіб (акти, фінансові документи тощо), то його підписують усі ці особи (підписи розміщують один під одним відповідно до ієрархії посад).

У разі підписання документа кількома особами, що мають рівнозначні посади, підписи розміщують на одному рівні, наприклад:

Якщо документ підписують особи, які мають нерівнозначні посади, їх підписи розміщують один під одним відповідно до ієрархії, наприклад:

Під час укладання документів, підготовлених комісією, зазначають не посади осіб, а розподіл обов’язків у складі комісії, наприклад:

!!!!!!!!!!!!!! Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті документа, відсутня, то документ підписує заступник або виконувач обов’язків. При цьому обов’язково зазначається фактична посада особи, яка підписала документ, її ініціали і прізвище (виправлення вносяться рукописним або машинописним способом, наприклад: „В.о.”, „Заст.”).

Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Гриф погодження документа. Проекти документів погоджуються з посадовими особами органів, які відповідно до їх компетенції безпосередньо причетні до питань, що порушуються в проекті.

Погодження може здійснювати посадова особа апарату МВС, його структурних підрозділів (внутрішнє), інші установи, підприємства, організації(зовнішнє).
Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовими особами. Віза складається з найменування посади, особистого підпису, ініціалів та прізвища особи, яка візує документ.

Документи візуються чорнилом чорного або синього кольору. Візування чорнилом іншого кольору (червоний, зелений, фіолетовий тощо) або олівцем забороняється.

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на ньому робиться відповідна відмітка за такою формою:

Про зауваження необхідно доповісти особі, яка підписала документ.
Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

Якщо під час візування з’ясовується, що в підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче реквізиту „Підпис” на лицьовому боці його останнього аркуша прапоровим способом і включає в себе слово ПОГОДЖЕНО (без лапок). Друкується великими літерами 16 кегля, напівжирним шрифтом. До реквізиту входять: назва посади особи, з якою погоджують зміст (у тому числі назва органу), особистий підпис, ініціали, прізвище і дата погодження, наприклад:

Якщо документ погоджують особи, які мають рівнозначні посади, гриф погодження розміщують на одному рівні з реквізитом ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок) ліворуч, наприклад:

Якщо документ погоджують з іншим органом листом, протоколом, наказом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:

Якщо зміст документа погоджують більш ніж у трьох установах, укладається „Аркуш погодження”, про що в документі роблять відмітку на місці реквізиту „Гриф погодження”, наприклад: „Аркуш погодження додається”.

Аркуш погодження має таку форму:

Зовнішнє погодження в разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

- з установами однакового рівня та іншими установами;

- з громадськими організаціями;

- з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

- з установами вищого рівня.

Відбиток печатки органу на документі засвідчує документ і права осіб, які його підписали.

Відбиток гербової печатки (із зображенням Державного Герба України) проставляють на тих документах, де його відтворення передбачено нормативними актами: на трудових книжках, статутах, положеннях, договорах, посвідченнях, дорученнях, деяких фінансових і бухгалтерських документах, матеріалах, які виникли в процесі оперативно-розшукової та іншої спеціальної діяльності, тощо.

Відбиток печатки інших видів (з назвою відповідного органу, установи без зображення Державного Герба або гербову з написом „Для господарських і грошових документів”) ставлять на довідках, що підтверджують трудову діяльність, місце роботи, заробітну плату тощо.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював не менше третини підпису особи та (за можливістю) останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

Відмітка про засвідчення копії документа має такі складові: словосполучення „Згідно з оригіналом ”, назву посади, звання, підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали і прізвище, дату засвідчення копії (проставляють нижче реквізиту „Підпис”).

Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Міністра, першого заступника Міністра, заступників Міністра або керівника структурного підрозділу.

Копії документів, крім тих, що мають гриф обмеження доступу, за запитами на інформацію фізичних та юридичних осіб видаються відповідно до вимог Закону України „Про доступ до публічної інформації”.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відомості про виконавця розміщують у нижньому лівому куті лицьового боку останнього аркуша документа 12 кегля. Складові реквізиту: прізвище і номер службового телефону, наприклад: