Парольная защита на изменение документа, кроме вставки примечаний

Примечания в MS Word являются электронным аналогом надписей на полях бумажного документа. Они дают рецензенту возможность высказать свои замечания, соображения и комментарии по тексту, не изменяя самого текста. Для вставки примечания необходимо выделить комментируемый фрагмент и выполнить команду меню Вставка => Примечание. После этого в нижней части экрана появляется Область примечаний, в которой вводится текст примечания. Если рецензент не способен выразить свои мысли словами, он может вставить звуковое примечание, нажав кнопку , добавить звуковой объект и наговорить все, что нужно, в микрофон. По окончании ввода примечания необходимо нажать кнопку «Закрыть». Для того чтобы можно было определить, кому из рецензентов принадлежит данное примечание, перед каждым из них MS Word автоматически вставляет инициалы рецензента, указанные на вкладке Сервис => Параметры => Пользователь, и порядковый номер. Для просмотра вставленных примечаний необходимо выполнить команду меню Вид => Примечания. Кроме того, если на вкладке «Вид» в диалоговом окне «Параметры» (Сервис => Параметры) включен пункт «Показывать всплывающие подсказки», то комментируемые фрагменты текста выделяются на желтом фоне (в MS Word XP — цветными скобками) и при наведении на них указателя мыши появляются всплывающие подсказки, содержащие фамилию автора и текст данного примечания.

Запрет на изменения документа, кроме вставки примечаний, осуществляется аналогично предыдущему запрету (Сервис => Установить защиту), только в диалоговом окне «Защита документа» (см. рис. 3) нужно выбрать пункт «Запретить любые изменения, кроме вставки примечаний».

Парольная защита на изменение документа, кроме ввода данных в поля форм

MS Word позволяет создавать электронные формы, то есть бланки, в которых заполняются определенные поля. Для этого создается документ нужного содержания и в те места, куда затем будут вноситься данные, при помощи команды меню Вставка => Поле формы вставляются поля форм. Поля форм бывают трех типов: «Текстовое поле», «Флажок» и «Поле со списком». Вид текстового поля может быть различным: обычный текст, число, дата, время и вычисление. В последнем случае в таком поле могут производиться вычисления на основании данных, введенных в другие поля формы, поскольку каждое поле помечается закладкой и имеет уникальное имя. Поле «Флажок» служит для пометки крестиком отдельных пунктов формы щелчком по нему. «Поле со списком» служит для того, чтобы пользователь мог легко выбрать один из предложенных вариантов ответа.

Созданная форма запирается, и заполняющий ее пользователь может вводить данные только в эти поля. Это гарантирует, что пользователь не испортит бланк, введя данные не туда, куда нужно.

Запрет на изменения документа, кроме ввода данных в поля форм, производится аналогично двум предыдущим (Сервис => Установить защиту), только в диалоговом окне «Защита документа» (см. рис. 3) нужно выбрать пункт «Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм». Если документ состоит из двух и более разделов, создаваемых командой меню Вставка => Разрыв => Новый раздел, то данный запрет можно наложить на отдельные разделы, нажав в диалоговом окне «Защита документа» на кнопку «Разделы».

Настройки безопасности в MS Excel

MSExcel позволяет устанавливать следующие ограничения:

• запрет на открытие файла;
• запрет на запись файла;
• рекомендация открытия файла в режиме «Только для чтения»;
• защита листа;
• защита книги;
• защита общей книги.

Рассмотрим эти возможности.

Назначение первых трех ограничений такое же, что и в MS Word. При установке пароля на открытие книга шифруется, однако стойкость алгоритма шифрования к взлому в MS Excel ниже по сравнению с алгоритмом в MS Word.

Установка этих ограничений в MS Excel производится не в диалоговом окне «Параметры», как в MS Word, а при сохранении файла в диалоговом окне «Сохранение документа» выбором команды меню Сервис => Общие параметры (рис. 4) (в MS Excel XP — Параметры безопасности).

Парольная защита листа

MS Excel позволяет защищать отдельные листы рабочей книги от изменений. При этом защита может распространяться на содержимое ячеек, на графические объекты и диаграммы, а также на сценарии. MS Excel XP на защищенном листе также позволяет разрешать или запрещать форматирование, вставку и удаление строк и столбцов и пр. По вашему желанию запрет может носить рекомендательный характер, поскольку ввод пароля для защиты листа не является обязательным.

Под защитой содержимого понимается запрет любых изменений защищаемых ячеек (изменение значений, перемещение и удаление), а также запрет показа формул, содержащихся в ячейках, в строке формул.

Под защитой графических объектов и диаграмм понимается запрет их изменения, перемещения и удаления. Перестроение диаграмм при изменении исходных данных не блокируется.

Под защитой сценариев понимается запрет их изменения и удаления. Сценарий в MS Excel — это набор значений для нескольких ячеек. С помощью сценариев можно быстро менять значения сразу нескольких ячеек и анализировать полученные результаты. Для работы со сценариями используется команда меню Сервис => Сценарии.

Для того чтобы установить защиту активного листа, необходимо выполнить команду меню Сервис => Защита => Защитить лист. В появившемся диалоговом окне «Защитить лист» (рис. 5) необходимо выбрать защищаемые элементы листа, а также при необходимости ввести пароль.

Защита листа действует только на те ячейки и объекты, в свойствах которых включена их защита. Для ее включения или отключения необходимо открыть диалоговое окно настройки формата соответствующего элемента, выполнив команду меню Формат => Ячейки или Формат => Автофигура или Формат => Выделенная область диаграммы или т.п. и на вкладке «Защита» (или «Свойства» — для диаграммы) снять или установить флажок, отвечающий за защиту данного элемента.

При попытке изменить защищенные ячейки в том случае, если защита листа включена, появляется сообщение о том, что данная ячейка защищена от изменений. Защиту листа удобно, например, применять, когда лист содержит большое количество формул, которые могут быть потеряны в случае ошибочного ввода пользователем в эти ячейки значений. В этом случае на ячейки, содержащие формулы, устанавливается защита, а ячейки, содержащие изменяемые пользователем данные, остаются доступными.

Снятие защиты с листа производится командой меню Сервис => Защита => Снять защиту с листа.

Парольная защита книги

MS Excel позволяет защищать рабочую книгу от изменений ее структуры (добавление, удаление, переименование, перемещение, копирование листов), а также от изменений окна книги внутри окна MS Excel (перемещение, изменение размеров, сворачивание/разворачивание и т.п.). По вашему желанию запрет может носить рекомендательный характер, так как ввод пароля для защиты книги не является обязательным.

Чтобы установить защиту книги, необходимо выполнить команду меню Сервис => Защита => Защитить книгу. В появившемся диалоговом окне «Защита книги» следует выбрать защищаемые элементы книги (структуру или окна), а также при необходимости ввести пароль.