Этикет письменного общения и телефонного общения на государственной службе.

Телефонное общение.

Этикет телефонного общения не только регулирует отношения общающихся, но и является средством рациональной организации телефонного разговора.

Важно выбрать время для телефонного звонка. Не стоит звонить рано утром в начале рабочего дня. Лучше всего звонить после обеда, но в целом звонок в течение рабочего времени по служебному вопросу не будет нарушать норм делового этикета. Не рекомендуется без разрешения звонить домой по служебным вопросам, до 10 часов утра и после 22 часов звонок домой по служебным вопросам считается вообще неприличным. Не следует также использовать служебное время для осуществления личных звонков и решения личных проблем.

В основе успешного делового телефонного разговора лежат доброжелательность, тактичность, навыки ведения телефонной беседы.Постарайтесь запомнить и называть собеседника по имени и отчеству. Искусство ведения телефонных разговоров заключается в умении кратко сообщить все, что требуется, и получить необходимую информацию.

При проведении телефонных переговоров необходимо помнить, что телефон усугубляет недостатки речи, быстрое или замедленное произношение слов затрудняет восприятие.

Не следует забывать владельцам сотовых телефонов такое правило, как необходимость отключения звуковых сигналов во время совещаний, переговоров, важных бесед и т. д.

Письменное общение.

В самом общем виде можно выделить три основных стиля документов, используемых в органах государственной власти: деловые (канцелярские), юридические и дипломатические.

Деловая переписка может быть внутренней (докладные, служебные и объяснительные записки) и внешней (письма клиентам, партнерам, приглашения, поздравления, пожелания, презентации, информационные письма и пресс-релизы для СМИ). Деловые письма могут различаться по форме: письмо-напоминание, гарантийное письмо, письмо-подтверждение, письмо-ответ, письмо пригласительное, письмо информационное и др.

При составлении текстов управленческих документов важно придерживаться специфических языковых средств и общих правил (стилистических, лексических, морфологических, синтаксических), характерных для официально-делового стиля письменной речи.

1. Одно из главных требований официально-делового стиля - краткость, документ не должен быть длинным.

2. Официально-деловой стиль отличается ясностью и четкостью изложения информации. Необходимо использовать терминологию, однозначно понимаемую в профессиональной среде, необходимо избегать многосложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений.

3. Официально-деловой стиль речи не рекомендует использовать лично-указательные местоимения «он» («она», «оно», «они»). Использование местоимения «я» также предполагает знание нескольких правил. В деловых документах местоимение «я» заменяется либо на глагол, либо на спряженное местоимение.

В официально-деловом стиле, если автор - лицо юридическое, действия передаются:

• от третьего лица единственного числа;

• от третьего лица множественного числа;

• от первого лица множественного числа.

Если автор - лицо физическое, действия передаются:

• от первого лица единственного числа;

• от первого лица множественного числа.

4. Для официально-делового стиля также характерны стилистически окрашенные лексемы-канцеляризмы.

5. Официально-деловой стиль предполагает использование (по ГОСТу) сочетаемости ряда типовых слов.

6. Официально-деловой стиль характеризуется употреблением сложноподчиненных предложений со сложными союзами, которые передают логические отношения (причины следствия, причины условий).

7. В официально-деловом стиле используются сокращенные варианты:

• общепринятых обращений: «господин» - «г-н» и «гражданин» - «гр.» и др.;

• почтовые сведения: «город» - «г.»и др.;

• наименование должностей и званий: проф., к. и. н., зам. и др.

8. При подписании делового документа ставится должность, подпись и расшифровка. Заключительные формулы пишутся на одной строке, должность, подпись и расшифровка размещаются под ними на следующей строке.

9. Дата обозначается парными арабскими цифрами, которыми обозначаются год (полный вариант), порядковый номер месяца, число.

19. Этикетные требования к внешнему вижу государственных служащих.

На государственной гражданской службе приняты общие требования делового этикета в одежде.

Этикет предписывает женщине придерживаться классического стиля в одежде.рабочий женский гардероб должны составлять строгие деловые полуприлегающие костюмы, элегантные блузы, классические брюки, юбки средней длины - до середины колена или чуть ниже.Платье должно быть с длинным рукавом или закрывающим не менее чем три четверти руки.Подходит для деловой одежды платье с жакетом в тон.Самым предпочтительным считается костюм: юбка, блуза и жакет.

Недопустимы для работы в органах государственной власти декольтированные изделия и изделия с глубокими вырезами, декоративные чулки или колготки. Чулки, колготки должны быть светлых тонов.

Деловой костюм исключает кричащие расцветки. Базовые цвета должны быть нейтральными: синие, бордовые, темно-серые и средне-серые, деликатные оттенки коричневого, а также другие.Рисунок ткани не должен быть броским и ярким. Не стоит использовать в деловой одежде изделия грубой ручной вязки.

Хорошо для классического делового костюма подойдут туфли-лодочки на устойчивом каблуке средней высоты.

На государственной службе допустима неяркая кожаная сумка или портфель среднего размера. На женщине не должно быть слишком много украшений. Предельно сдержанными и аккуратными должны быть макияж и маникюр.

Культура мужской деловой одежды. Предпочтения отдаются классическому однотонному мужскому костюму «двойка» синего, серого и черного цвета.Длина брюк не должна быть короткой, брюки должны слегка находить на ботинки.Воротник пиджака должен плотно прилегать к шее, чтобы воротник рубашки слегка был виден. Воротник рубашки не должен слишком стягивать шею, затрудняя движения и лишая комфорта. Манжеты рукавов рубашки также могут быть слегка видны из-под пиджака.

Сорочка должна быть светлой, лучше всего белой, возможно также голубого, серого или бежевого цвета. Для делового мужского костюма обязательно наличие галстука с неброским рисунком, обязательно подходящим к тону костюма.

Обувь должна быть закрытой, темного цвета. Цвет мужских носков должен быть в тон обуви.

Следует обратить внимание на то, чтобы карманы костюма не оттопыривались, в них не должно быть ничего лишнего.

Государственный служащий должен всегда выглядеть аккуратно, одежда должна быть чистой и опрятной.