Вопрос №2. Функции Государственной архивной службы.

ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;

принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Практическое задание. Составить примерное положение об архивной службе в негосударственной организации.

ПОЛОЖЕНИЕ Об архиве

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с действующим законодательством и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ______ "_____________" создается Архив.

1.3. Архив документов организации (далее - Архив) является самостоятельным структурным подразделением / входит в состав иного структурного подразделения. 1.4. Архив непосредственно подчиняется руководителю организации (начальнику отдела документационного обеспечения - в зависимости от организационной структуры управления). 1.5. Возглавляет архив заведующий, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению начальника отдела кадров..

2 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

2.1. Комплектование архива документами. 2.2. Учет и обеспечение сохранности документов.

2.3. Обеспечение использования документов.

2.5. Осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела и ведения делопроизводства в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях - источниках комплектования архива.

3 ФУНКЦИИ 3.1. Принимает на хранение документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива. 3.2. Учитывает принятые в архив документы и дела, ведет комплекс учетных документов.. 3.3. Обеспечивает сохранность принятых в архив документов и дел, контролирует условия их хранения, проводит проверки наличия документов и дел.

4 ПРАВА 4.1. Анализировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации, подчиненных ей (входящих в состав, систему) организациях и в организациях - источниках комплектования архива, давать им в установленном порядке указания по вопросам, входящим в компетенцию архива организации. 4.2. Требовать от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива своевременной передачи в архив организации документов в упорядоченном состоянии. 4.3. Запрашивать от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива необходимые для работы сведения. 4.4. Вносить руководству организации предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ.

Архив взаимодействует: со всеми структурными подразделениями по вопросам: - передачи документов, их копий для пользования на месте и в пределах архива; 5.2. С канцелярией по вопросам: - ведения делопроизводства (в том числе подготовки и представления документов для сдачи в архив); - получения и выдачи документов, подлежащих размножению или копированию; 5.3. Со службой документационного обеспечения управления (ДОУ): - осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации, подготовкой образовавшихся в их деятельности документов и дел к передаче на хранение в архив организации.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 6.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на архив задач и функций несет заведующий архивом.

Экзаменационный билет № 4