Организация и проведение аттестации
Существует и законодательно определена процедура проведения оценки аттестуемых (аттестации). Процедура оценки— это принятый и узаконенный (в том числе локальными нормативно-правовыми актами) порядок, последовательность методов получения и сопоставления, соизмерения профессионально-личностных качеств с указанными или выработанными требованиями.
Для проведения аттестации гражданских служащих по решению представителя нанимателя издается правовой акт государственного органа, содержащий положения:
а) о формировании аттестационной комиссии;
б) об утверждении графика проведения аттестации;
в) о составлении списков гражданских служащих, подлежащих аттестации;
г) о подготовке документов, необходимых для работы аттестационной комиссии.
Подготовительный этап предусматривает решение следующих задач:
— изучение всеми подлежащими аттестации регламентирующих документов, установленного порядка и сроков проведения этой работы;
— установление конечных сроков составления, рассмотрения, утверждения и объявления аттестаций;
— определение составов постоянно действующих аттестационных комиссий и объявление их правовым актом государственного органа;
— организация и проведение специальных инструкторско-ме-тодических занятий с руководителями всех степеней, должностными лицами кадровых органов, председателями и членами аттестационных комиссий;
— составление (уточнение) схем аттестации, утверждение их соответствующими начальниками и рассылка в нижестоящие органы для руководства и доведения до аттестуемых;
— обсуждение на коллегиях, служебных совещаниях мероприятий в связи с проведением аттестации;
— техническая работа, связанная с изготовлением, рассылкой бланков аттестаций, памяток и других методических и разъяснительных материалов.
В соответствии с решением об аттестации и сроках ее проведения (график) соответствующими кадровыми органами разрабатываются планы подготовки и проведения аттестации государственных служащих. Планы утверждаются руководителями государственных органов, которым подчинены эти кадровые органы. В соответствии с утвержденным планом государственного органа нижестоящие начальники планируют и проводят подготовительную работу к аттестации в указанные сроки. План предусматривает мероприятия как оперативного, так и долгосрочного характера, вплоть до проведения очередной аттестационной кампании.
В подготовительный период руководителям целесообразно спланировать собственную работу.
Необходимость оценки ставит проблемы как перед начальником, так и перед подчиненными. Процесс оценки составляет элемент обучения и воспитания, связанного с работой, и руководитель может сделать многое через умело проведенные аттестационные собеседования.
В государственных органах на основе Положения о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации, утвержденного Президентом Российской Федерации, разрабатываются локальные нормативно-правовые акты, регламентирующие порядок и процедуру оценки. Рекомендаций можно найти много. Некоторые из них предполагают проведение руководителем ежегодных собеседований с каждым подчиненным. Однако частые и нередко формальные аттестационные собеседования могут принести больше вреда, чем пользы. Собеседование может деморализовать человека или породить необоснованные надежды, а качество получаемой информации часто не внушает доверия и не отражает действительности. Многие аттестованные отзываются о собеседованиях плохо и не видят в них пользы. В научной литературе можно найти много полезных рекомендаций, как улучшить эту процедуру Вот некоторые из советов.
Первый — подготовка самого руководителяк собеседованию с аттестуемым. Исходное требование — знание особенностей системы, принятой в организации, т. е. знание основополагающих документов, особенностей характера собираемой информации и понимание того, как эту информацию можно использовать. Если нет опыта проведения аттестации, то многие трудные вопросы могут проясниться при обращении за советом к коллеге. Подготовка к собеседованию включает подготовку информации об аттестуемом.
Второй — настройка на собеседование.Необходимо, чтобы собеседование проходило конфиденциально и в атмосфере, способствующей откровенному общению. На встречу нужно отвести достаточно времени. Любые упреки и непродуманные фразы могут помешать откровенному разговору, без которого собеседование не будет успешным.
Третий — собеседование.Перед собеседованием необходимо обратить внимание на место, где оно будет проводиться, чтобы подчиненный не оказался в психологически невыигрышном положении. До начала встречи необходимо продумать и записать несколько специфичных только для этого работника вопросов.
Говорите подчиненному честно свои оценки и выводы. При несогласии одной из сторон относительно чего-то выделите приоритеты, не пожалейте времени на выяснение позиций. Лучший способ добиться открытости — это самому быть открытым и тем самым задать определенный тон собеседованию.
Четвертый — после собеседованиянеобходимо осмыслить встречу, оценить, в какой мере были достигнуты поставленные цели ичто надо доработать.
Аттестация — это процесс, в котором задействованы все руководители организационных структур, большая часть состава кадровых служб, многие исполнители и привлеченные лица. В планировании аттестационного периода четко должны быть прописаны обязанности каждой из задействованных групп руководителей.
Первые лица(руководители организаций) берут на себя ответственность за правовую сторону вопроса и организационнотехническое обеспечение всем необходимым для успешного проведения аттестационной кампании. Нормативно должны быть определены сроки проведения аттестации с учетом того, что по закону она проводится один раз в три года. Нельзя допускать, чтобы аттестационный процесс проходил бессистемно. Поэтому предусмотрено, что график проведения аттестации ежегодно утверждается представителем нанимателя и должен доводиться досведения каждого аттестуемого гражданского служащего не менее чем за месяц до начала аттестации. В графике аттестации указываются:
а) наименование государственного органа, подразделения, в которых проводится аттестация;
б) список гражданских служащих, подлежащих аттестации;
в) дата, время и место проведения аттестации;
г) дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов с указанием ответственных за их представление руководителей соответствующих подразделений государственного органа.
Руководители кадровых органоворганизуют подготовку всех необходимых документов, разрабатывают планы и графики, предложения и рекомендации для руководства, организуют обучение начальников методам проведения аттестации, проводят непосредственную работу и отвечают за реализацию планов. Основная нагрузка в аттестационный период ложится именно на эту службу.
Актом государственного органа формируется аттестационная комиссия,в состав которой включаются по должностному признаку представитель нанимателя и (или) уполномоченные им гражданские служащие, представители соответствующих подразделений по вопросам государственной службы и кадров, юридической (правовой) службы, органа по управлению государственной службой, независимые эксперты. Не все из них в достаточной мере знают аттестуемого, но им предоставлено право оценки, и они обязаны высказать свой вердикт. Членам аттестационной комиссии предстоит выносить решающую формулировку. Они не имеют права допускать ошибок, особенно в оценке человека и его качеств.
Независимые эксперты.По законодательству не менее четверти членов аттестационной комиссии должны составлять независимые эксперты. Эти представители не должны быть связаны контрактом или другими обязательствами с данной организацией. Это привлекаемые со стороны подготовленные люди, имеющие необходимые знания в кадровой области и технологии проведения аттестации. Их основная роль должна сводиться к недопущению нарушения установленного законодательства и внутренних процессуальных правил аттестации. В большей мере они выступают как защитники интересов аттестуемого.
Непосредственные руководители, начальники.На них возлагаются право и полномочия первыми давать характеристики и оценки. Этим определяется их роль и значение в аттестации. Поэтому они должны быть хорошо подготовлены к этой миссии, не допускать ошибок субъективного характера. В их обязанности входит лично характеризовать (аттестовать) человека, представить в установленном порядке и в намеченный срок необходимые материалы на утверждение вышестоящему руководителю и в кадровый орган.
Аттестующий непосредственный начальник, хотя это прямо и не прописано в законе, несет персональную ответственность за содержание аттестаций на подчиненных, за обоснованность оценки и правильное определение служебной перспективы. Статья 12 Положения определяет обязательность подписи непосредственного руководителя под отзывом, что означает его юридическую ответственность за данные оценки и формулировки.
Окончательные формулировки и выводы принимает аттестационная комиссия, по закону — одну из следующих:
1) соответствует замещаемой должности гражданской службы;
2) соответствует замещаемой должности гражданской службы и рекомендуется к включению в установленном порядке в кадровый резерв для замещения вакантной должности государственной гражданской службы в порядке должностного роста;
3) соответствует замещаемой должности государственной гражданской службы при условии успешного прохождения профессиональной переподготовки или повышения квалификации;
4) не соответствует замещаемой должности государственной гражданской службы.
Процедура аттестации должна не только решать задачу оценки аттестуемого, но и, что не менее важно, повышать и прививать чувство ответственности у руководителей всех уровней за справедливость, полноту и точность оценки.
Целесообразно не допускать конфликтных ситуаций в ходе аттестации. В этих целях законодательно предусмотрено: состав аттестационной комиссии формируется таким образом, чтобы была исключена возможность возникновения конфликта интересов, который мог бы повлиять на принимаемые аттестационной комиссией решения.
Чтобы не допустить разрастания конфликта непосредственно на заседании аттестационной комиссии, желательно, чтобы непосредственный начальник не позже установленного срока перед аттестацией побеседовал с аттестуемым и изложил ему честно все претензии, которые он отразил в аттестации. Может высказать свое заключение и Комиссия по соблюдению требований к служебному поведению гражданских служащих и урегулированию конфликтов интересов.
Одно из важных условий сохранения бесконфликтных отношений - это повседневное вникание в проблемы сотрудников, определение болевых точек и разрешение их до выноса на публичное обсуждение (аттестационную комиссию). Не следует, как делают отдельные руководители, угрожать аттестацией, пытаться держать человека в страхе. Авторитет таких руководителей низок, а отношение к ним подчиненных, как правило, негативное.
Выводы
Аттестация относится к базовой технологии в системе прохождения службы и является одним из основных кадровых инструментов повышения эффективности использования кадрового потенциала и управления подчиненными. Аттестация государственных служащих является обязательной кадровой процедурой и проводится в установленные законодательством сроки.
Аттестация является кульминационным этапом индивидуальной оценки уровня профессионально-личностного соответствия работника замещаемой должности. Аттестация имеет государственное значение и юридическую обоснованность и проводится с целью «способствовать формированию кадрового состава государственной гражданской службы Российской Федерации, повышению профессионального уровня гражданских служащих, решению вопросов, связанных с определением преимущественного права на замещение должности гражданской службы...».
Наряду с квалификационным экзаменом она является важнейшим рычагом повышения качественной характеристики кадрового потенциала и мотивационным механизмом управления подчиненными.
Приложения:
1. Вариант аттестационной (оценочной) профессиограммы.
2. Вариант модели (аттестационного листа) соответствия аттестуемого замещаемой должности с кратким описанием и выводами.
Контрольные вопросы и задания
1. Почему аттестация персонала является законодательно утвержденной формой государственной оценки кадров?
2. Раскройте роль и порядок работы в ходе аттестации непосредственно руководителя аттестуемого.
3. Почему необходимо оценивать персонал на основе выработанных критериев?
4. Каковы пути повышения достоверности и качества оценки персонала?
Список литературы
Агеев B.C., Базаров Т.Ю., Скворцов B.C. Методика составления социально-психологической характеристики для аттестации кадров. М., 1966.
Махов Е.Н. Инновационная культура в кадровой сфере. 2-е изд., доп. и уточн. в соответствии с принятым законодательством. М., 2005.
Организационно-методический тренинг: Методы выработки коллективных решений: Методические рекомендации. СПб., 1992.
ТурчиновЛ.И. Профессионализация и кадровая политика: проблемы развития теории и практики. М., 1998.
© Махов Е.Н.
Приложение 1 Оценочная профессиограмма руководителяА
| № п/п | Критерии оценки | Плохо | Средне | Хорошо | ||||||
| А | Знания (ср. балл — 4,4 — ниже среднего): | |||||||||
| общие (интеллектуальный кругозор) — 4,9 | • | |||||||||
| профессиональные (по специальн.) — 4,6 | • | |||||||||
| нормативно-прановые (необходимые) — 5,0 | • | |||||||||
| теории и практики управления - 3,9 | • | |||||||||
| передового опыта руководства — 3,7 | • | |||||||||
| Б | Умения (ср.балл — 4,6 — ниже среднего): | |||||||||
| принимать обоснованные решения — 4,1 | • | |||||||||
| доводить дело до успеха — 4,7 | • | |||||||||
| осуществлять контроль исполнения — 4,8 | • | |||||||||
| работать с документами — 4,6 | • | |||||||||
| справедливо оценивать работников — 4,9 | • | |||||||||
| В | Способности(ср. балл — 4,5 — ниже среднего): | |||||||||
| быть лидером в коллективе — 4,2 | • | |||||||||
| к аналитической работе — 4,3 | • | |||||||||
| воспитательно-педагогические — 4,5 | • | |||||||||
| коммуникативные — 4,8 | • | |||||||||
| ораторские — 4,5 | • | |||||||||
| Г | Личностные качества(ср. балл — 5,5): | |||||||||
| требовательность — 5,4 | • | |||||||||
| ответственность — 5,3 | • | |||||||||
| обязательность, верность слову — 5,6 | * | |||||||||
| честность и порядочность — 5,5 | • | |||||||||
| трудолюбие - 5.5 | • | |||||||||
| д | Психофизич. данные(6,4 — выше среднего): | |||||||||
| состояние здоровья — 6,8 | • | |||||||||
| волевые качества — 6,1 | • | |||||||||
| психоэмоцион. устойчивость — 6,6 | • | |||||||||
| внешняя аккуратность — 6,4 | • | |||||||||
| работоспособность, трудолюбие — 6,1 | • | |||||||||
| Средний оценочный балл — 5,1 | _ | • |
Примечание.Данная оценочная профессиограмма разработана и принята к работе в ходе аттестации в одной из районных управ г. Москвы и отражает реальные оценки одного из руководителей управы. Условно он назван «руководитель А». Оценки по каждому критерию обозначены точками и в целом выведены суммарные, полученные из 8 оценок аттестующих (непосредственный руководитель, вышестоящий руководитель, члены аттестационной комиссии), которые также работали по единой (данной) профес-сиограмме.
Приложение 2