Контроль виконання проекту – регулярний вимір параметрів проекту та ідентифікація виникаючих відхилень.
Хід проекту контролюється у такий спосіб [3]:
Порівняння фактичних показників (обсягу виконаних робіт, витрачених зусиль, засобів) з плановими.
Рис. 6.1. Взаємозв'язок процесів планування, контролю і аналізу
Контроль виконується постійно і безперервно. Крім того, в плані по завершенню етапів проекту призначаються контрольні точки, по досягненню яких виконуються ще повніший та глибший контроль і аналіз.
Прийняття і виконання рішення про зміну плану.
На даному етапі здійснюються контроль за реалізацією запланованих змін, аналіз результатів і, якщо необхідно, внесення чергових коригуючих дій. Як результуючий документ передбачається звіт по рішеннях, які виконані, в якому зазначається, що має бути вивчено і який отриманий досвід слід врахувати в подальшій роботі.
Виконання дій, що коригують план:
- перегляд поточного плану і внесення змін до нього;
- виконання робіт по пом'якшенню дії ризиків, що відбулися;
- припинення виконання проекту і визначення нових цілей, взяття нових зобов'язань.
У материнській організації, де реалізується проект, процес контролю за ходом його виконання складається з таких етапів:
Ухвалення політики організації.
Політика організації відносно процесу контролю проекту визначає очікування організації від даного процесу і порядок виконання дій, що його коригують.
Планування процесу контролю виконання проекту.
План контролю за прогресом проекту може бути або часткою спільного плану проекту, або окремим документом, що посилається на спільний план.
Забезпечення процесу контролю відповідними ресурсами. Наприклад,забезпечення процесу відповідним програмним забезпеченням по контролю за параметрами проекту.
Призначення персональної відповідальності і повноважень. Без надання відповідних повноважень процес приречений на невдачу, так само, як і в разі відсутності персональної відповідальності.
Навчання персоналу, який виконуватиме моніторинг. Наприклад, навчання персоналу використанню програмного забезпечення для контролю за проектами, або ж якійсь конкретній практиці контролю (ризик-менеджменту).
Розробка форматів документів процесу. Повинні бути розроблені фіксовані формати документів, які використовуються в процесі, а так само визначений порядок роботи з ними.
Залучення зацікавлених осіб до процесу. Має бути визначений список співробітників, що мають відношення до тієї або іншої роботи процесу контролю. Це важливо для того, щоб всі необхідні співробітники були присутні на обговореннях або виділяли час на роботу з результатами виконання проекту.
Виконання процесу — власне контроль за ходом проекту.
Відстеження процесу на предмет відповідності встановленій політиці.
Обговорення результатів процесу з вищим керівництвом.
Обов'язково мають бути визначені ключові показники ефективності процесу, такі, як: кількість проведених оглядів, кількість виконаних коригуючих дій, кількість випущених звітів тощо. Результуючими документами даного етапу будуть списки невідповідностей процесу встановленій в компанії політиці його проведення, дії спрямовані на усунення недоліків, і результати цих дій.
Моніторинг проекту
В ході моніторингу проекту відбувається порівняння ходу проекту з планом. Для цього необхідно виконати такі види робіт [4]: