Необходимость контроля вызывается несколькими обстоятельствами.

Во-первых, на выполнении управленческих решений сказывается изменение внешней среды организации. Это изменение может сделать вполне реальные в момент их принятия планы недостижимыми в процессе их реализации в силу изменения законов, технологий, социальных ценностей, условий конкуренции и т.д. Для того, чтобы иметь возможность отреагировать должным образом на эти изменения и их влияние на работу организации, необходим контроль ее деятельности.

Во-вторых, функционирование самой организации, ее структура меняются и в ходе выполнения управленческого решения может выясниться, что эта структура или другие внутренние переменные организации перестали соответствовать задачам достижения ее целей. Это выясняется в процессе контроля

В - третьих, решения выполняют люди, которые не могут быть с абсолютной точностью запрограммированы на определенные действия. Их деятельность также нуждается в контроле.

Функции контроля начинаются с момента создания организации и формулировки ее целей и задач. Без контроля организация не может функционировать успешно и неизбежно придет к состоянию беспорядка, хаоса и развала.

Выделяют две основные функции контроля – предупреждение возникновения кризисных ситуаций и поддержание успеха.

Первая из этих функций призвана выявить проблемы и дать возможность скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация должна обладать способностью вовремя обнаружить свои ошибки и исправить их до того, как они нанесут вред ее деятельности и тем более помешают достижению целей.

Вторая из названных функций состоит в активной поддержке того, что является успешным в работе организации. Эта функция призвана определить, какие направления деятельности организации в наибольшей мере способствуют достижению ее целей.

Контроль должен быть всеобъемлющим, всеохватывающим. Важнейшие функции управления - планирование, организация, мотивация персонала не могут реализовываться в отрыве от контроля, то есть контроль выступает в качестве важнейшего элемента процесса управления.

Основные виды контроля - предварительный, текущий, заключительный, внешний и внутренний контроль.

Предварительный контроль осуществляется до начала работ. Средствами его осуществления являются реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения, от соблюдения которых будет зависеть работа организации.

В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет тщательного анализа деловых, профессиональных знаний, умений и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных обязанностей и для отбора наиболее подготовленных и квалифицированных работников. В этих целях устанавливается минимально допустимый уровень образования, квалификации и стажа работы в данной области, осуществляется проверка документов, представляемых кандидатом на должность, проводятся собеседование, тестирование и прочее. В ходе работы организуется обучение.

Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов их качества и проведения проверок поступающих материалов установленным требованиям.

Средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план). Он обеспечивает организацию наличными средствами, необходимыми для ее деятельности.

Текущий контроль осуществляют прежде всего непосредственные начальники за работой своих подчиненных. Он не проводится одновременно с выполнением самой работы и строится на измерении фактических результатов, полученных после ее проведения. Для осуществления текущего контроля аппарат управления нуждается в обратной связи, то есть в получении данных о достигнутых результатах, что дает возможность вносить необходимые коррективы в работу.

Заключительный контроль проводится после того, как работа выполнена и полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Внутренний контроль имеет место, когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний – в разных системах.

На предприятии внутренний контроль (самоконтроль) предполагает, что исполнители сами следят за своей работой и вносят в нее по мере надобности необходимые изменения. Главная задача самоконтроля состоит в том, чтобы вовремя обнаружить проблему и найти пути ее решения.

Внешний контроль производится администрацией или специальными сотрудниками – контролерами. Необходимость и полезность внешнего контроля основываются на том, что, во-первых, люди лучше работают, если знают, что за ними наблюдают. Во-вторых, по итогам внешнего контроля производится оценка сотрудников и связанные с ней поощрения и наказания. В-третьих, внешний контроль означает, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, и поэтому надо проявить больше усердия в труде не в последнюю очередь для того, чтобы обратить на себя внимание начальства. В - четвертых, внешний контроль позволяет оценить деятельность структурного подразделения не с позиций его сотрудников, а с точки зрения достижения целей организации в целом, решения ее стратегических задач.

Правильно организованный контроль ориентирует коллектив на качественную работу, мотивирует труд, позволяет выявить резервы, улучшить действующую систему принятия решений, способствует повышению эффективности управления и деятельности предприятия в целом.
Цель контроля - обеспечение единства решения и исполнения, предупреждение возможных ошибок и недоработок, своевременное выявление отклонений от заданной программы, поставленных задач и установленных сроков.
Содержание контроля проявляется в выполняемых им функциях: диагностики состояния дел, ориентирования, стимулирования, корректировки действий, распространения передового опыта, осуществление авторского надзора, а также педагогической и правоохранительной.
Известны различные виды контроля: формальный; реальный; внутренний и внешний. В зависимости от субъекта различают гос-ный, ведомственный, общественный виды контроля.
При организации контроля необходимо учитывать следующее:
-выполнение контрольных функций должно поручаться лицам, достаточно компетентным в вопросах подлежащих контролю.
-работники, осуществляющие контроль, не д/б связаны единым материальными интересами с подконтрольными подразделениями.
Одновременно контроль д/б систематическим, массовым, гласным, включать разнообразные формы и способы самоконтроля.
19. Основные виды контроля.

Контроль – это процесс, направленный на преодоление препятствий и достижение целей организации. Цель контроля – добиться такого положения, при котором процесс управления организацией заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом.

Основные виды контроля - предварительный, текущий, заключительный, внешний и внутренний контроль.

Предварительный контроль осуществляется до начала работ. Средствами его осуществления являются реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения, от соблюдения которых будет зависеть работа организации.

В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет тщательного анализа деловых, профессиональных знаний, умений и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных обязанностей и для отбора наиболее подготовленных и квалифицированных работников. В этих целях устанавливается минимально допустимый уровень образования, квалификации и стажа работы в данной области, осуществляется проверка документов, представляемых кандидатом на должность, проводятся собеседование, тестирование и прочее. В ходе работы организуется обучение.

Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов их качества и проведения проверок поступающих материалов установленным требованиям.

Средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план). Он обеспечивает организацию наличными средствами, необходимыми для ее деятельности.

Текущий контроль осуществляют прежде всего непосредственные начальники за работой своих подчиненных. Он не проводится одновременно с выполнением самой работы и строится на измерении фактических результатов, полученных после ее проведения. Для осуществления текущего контроля аппарат управления нуждается в обратной связи, то есть в получении данных о достигнутых результатах, что дает возможность вносить необходимые коррективы в работу.

Заключительный контроль проводится после того, как работа выполнена и полученные результаты сравниваются с требуемыми. (3).

Внутренний контроль имеет место, когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний – в разных системах.

На предприятии внутренний контроль (самоконтроль) предполагает, что исполнители сами следят за своей работой и вносят в нее по мере надобности необходимые изменения. Главная задача самоконтроля состоит в том, чтобы вовремя обнаружить проблему и найти пути ее решения.

Внешний контроль производится администрацией или специальными сотрудниками – контролерами. Необходимость и полезность внешнего контроля основываются на том, что, во-первых, люди лучше работают, если знают, что за ними наблюдают. Во-вторых, по итогам внешнего контроля производится оценка сотрудников и связанные с ней поощрения и наказания. В-третьих, внешний контроль означает, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, и поэтому надо проявить больше усердия в труде не в последнюю очередь для того, чтобы обратить на себя внимание начальства. В - четвертых, внешний контроль позволяет оценить деятельность структурного подразделения не с позиций его сотрудников, а с точки зрения достижения целей организации в целом, решения ее стратегических задач. (1)

Процесс контроля и его основные этапы

Процесс контроля состоит из: 1) установления стандартов; 2) сопоставления со стандартами реальных результатов и 3) проведения необходимых корректирующих действий, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Первый этап процесса контроля – установление стандартов. Стандарты – это конкретные показатели, движение к которым поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, выбираются из целей организации.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. При этом необходимо учитывать, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов, то есть требуется установить масштабы отклонений. Масштаб допустимых отклонений Система контроля должна реагировать лишь на заметные отклонения от стандартов и не реагировать на несущественные отклонения.

Третий этап процесса контроля – заключительный контроль. Он состоит в выборе одной из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонения или пересмотреть стандарты.