| Архівна справа є важливою складовою інформаційної та культурної сфер життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання діяльності юридичних і фізичних осіб, які пов’язані із нагромадженням, обліком, зберіганням архівних документів та використанням відомостей, що в них містяться. Найцінніші архівні документи, що відображають історію духовного і матеріального життя Українського народу та інших народів і мають неминуще значення, складають Національний архівний фонд (НАФ), що налічує понад 54 млн. одиниць зберігання. Він є надбанням української нації, складовою світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства. Держава гарантує умови для зберігання, примноження та використання Національного архівного фонду, сприяє досягненню світового рівня в розвитку архівної справи. Для забезпечення реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства в Україні створена і функціонує система архівних установ, яка складається із 789-ти архівних установ, з них 642 – державної та 147 – комунальної форми власності. У сучасних умовах суттєво зростає роль документаційно-інформаційного забезпечення управлінських процесів, документального підтвердження прав громадян на соціальний захист та забезпечення права фізичних і юридичних осіб на доступ до інформації. Ринкові відносини створили масовий сектор недержавного документотворення і документообігу, який зачіпає інтереси мільйонів громадян. Є потреба в захисті інтересів держави щодо документів, створених державними суб’єктами господарювання. Перетворення архівних документів на товар вимагає встановлення дійового державного контролю за станом їх збереженості. Чималу низку проблем створює поширення електронного документотворення та документообігу. Проте сучасний стан архівної справи викликає глибоке занепокоєння, є вагомою підставою для вжиття кардинальних заходів. Так, матеріально-технічна база державних архівних установ морально і фізично застаріла, не відповідає сучасним стандартам і потребам. Лише половина державних архівних установ забезпечено приміщеннями й обладнанням, які відповідають нормативним вимогам щодо зберігання документів та роботи з ними. Ще гіршим є становище в архівних підрозділах та службах діловодства підприємств, установ і організацій. Значно знизився статус цих структур, погіршилось їх матеріальне і кадрове забезпечення. Упродовж тривалого часу не ведеться будівництво сучасних архівосховищ, не виробляються спеціалізоване технологічне обладнання, матеріали для забезпечення збереженості документів. Не запроваджено державну реєстрацію документів приватних архівних зібрань як складової НАФ. НАФ не поповнюється документами культурної спадщини України, що знаходяться за кордоном, та документами іноземного походження, що стосуються історії України, не здійснюється їх виявлення, взяття на облік. Не впроваджуються новітні інформаційно-комунікаційні технології. Реальною є загроза безповоротної втрати значного сегмента цінної інформації – електронних документів та інших ресурсів в електронному вигляді. Не в повній мірі реалізуються положення Закону України „Про електронні документи та електронний документообіг". Відповідно до положень вказаного Закону суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Проте, нажаль, в Україні зберігання електронних документів здійснюється на неналежному рівні. Потребують також державної підтримки підготовка архівних кадрів і проведення наукових досліджень у галузі архівознавства, документознавства та інформатизації. Існує невідповідність між зростаючою потребою суспільства в інформації та можливостями архівних установ у її задоволенні. Проте, вирішити всі ці проблеми без достатнього і стабільного бюджетного фінансування неможливо. У зв’язку з цим, з метою надання державної підтримки, координації діяльності центральних і місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування із забезпечення системності, комплексності та узгодженості у розв’язанні проблеми збереження документів Національного архівного фонду та розвитку архівної справи постановою Кабінету Міністрів України від 1 лютого 2006 р. № 92 затверджено Державну програму розвитку архівної справи на 2006 - 2010 роки. Орієнтовний обсяг фінансування завдань Програми становить 456777,3 тис. гривень, у тому числі з державного бюджету - 435708,1 тис., місцевих бюджетів - 21069,2 тис. гривень. Виконання Програми дасть змогу: створити умови для гарантованого зберігання документів Національного архівного фонду; забезпечити повноцінний захист усіх цінних архівних документів, що є надбанням української нації; зміцнити матеріально-технічну базу архівних установ та поліпшити умови роботи їх працівників; наблизитися до європейських стандартів рівня зберігання та користування документами Національного архівного фонду; створити засади для вдосконалення фінансово-економічного забезпечення архівних установ; уніфікувати законодавство з питань архівної справи і діловодства; запровадити сучасні інформаційні технології, створити систему інформаційних ресурсів, інтегровану у світовий інформаційний простір; задовольняти у необхідних обсягах потребу громадян, суспільства і держави в інформації; забезпечити створення мережі архівних установ для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудові архіви); поповнити Національний архівний фонд документами культурної спадщини, у тому числі такими, що перебувають за кордоном, та іноземного походження, що стосуються історії України; привести регіональні програми у відповідність з Державною програмою розвитку архівної справи. Крім того, серед основних шляхів вирішення питання реформування архівної справи є прийняття Закону України „Про справочинство" (діловодство). Вказаний законопроект планується розробити Міністерством юстиції протягом 2006 року з метою удосконалення законодавства з архівної справи та діловодства, створення сучасної нормативно-правової бази для розвитку архівної справи. Так, відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" діловодство – це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами. Діловодство є сферою практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації. У контексті сучасних уявлень діловодство є одним з найважливіших засобів керування в установі та складовою здійснюваних в ній процесів інформаційного менеджменту, зокрема реалізованих за допомогою новітніх інформаційних технологій. Нині у світі спостерігається всезбільшувана увага до нормативного, методичного та наукового забезпечення керування документацією, яке у нашій країні ототожнюють з теорією і практикою діловодства. Це засвідчує прийняття міжнародного стандарту ІSО (Міжнародної організації з стандартизації) 15489:2001 „Інформація та документація. Керування документацією", відбиття у змісті законодавчих актів та нормативних документів різних країн його принципів та положень. Законодавче врегулювання діловодних процесів має місце в ряді країн. У США контроль за керуванням документацією федеральних установ регламентує "Акт про федеральні документи" (1950 р.), а у 1980 р. прийнято „Закон про скорочення роботи з документами", спрямований на створення єдиної правової основи у цьому напрямі адміністративної діяльності. У Великій Британії діє „Акт про державні документи" 1958 р. (змінений 1967 р. щодо умов доступу), також „Акт про державні документи" Північної Ірландії (1923 р.). У 1995 р. в Німеччині в межах Закону про загальні правила роботи федеральних міністерств уряд схвалив єдину систему діловодства. В Канаді у 1983 р. було прийнято урядовий циркуляр "Політика керування документацією". Законодавства Європейського Союзу з питань діловодства не існує. На сьогодні в Україні регулювання діловодства здійснюється за нормативно-правовими актами інструктивного характеру, що встановлюють вимоги до основних технологічних процесів діловодства, окремих його напрямів (діловодство за зверненнями громадян, конфіденційне діловодство) та визначають особливості організації роботи зі службовими документами у спеціальних видах діловодства (судове, нотаріальне, дипломатичне тощо). Так, сфера дії Закону має поширюватись на суб’єктів діловодства всіх форм власності. Чинна нормативно-правова база з регулювання діловодства призначена для державних установ, що призводить до випадків нехтування юридичними особами приватної форми власності, а також підприємцями – фізичними особами, які не мають статусу юридичної особи, правилами створення управлінських документів, до неправомірного знищення ними або втрат в їх документаційних фондах службових документів. В українському законодавстві не встановлено відповідальність за порушення в організації та здійсненні діловодства, а також відшкодування шкоди, завданої внаслідок таких порушень. Кримінальний Кодекс України передбачає покарання за певні правопорушення, пов’язані зі службовими документами, однак у ньому не передбачено всіх випадків відповідальності за умисне псування, знищення, підроблення, приховування, незаконну передачу іншій особі службових документів. Зазначені норми мають бути зафіксовані у спеціальному законі з діловодства і зроблені відповідні доповнення до Кодексу України про адміністративні правопорушення. Фактично відсутні єдині нормативно-правові вимоги до створення управлінської документації. Припинено ведення Державного класифікатора управлінської документації, у ньому не відображено зміни в номенклатурі видів документів, що відбулися в результаті економічного розвитку країни. В Україні чинні національні стандарти щодо застосування формуляра-зразка управлінського документа, вимог щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів, розроблення уніфікованих систем документації. Однак, відповідно до Закону України "Про стандартизацію" стандарти застосовують на добровільних засадах, якщо інше не встановлено законодавством. Це спричинює не тільки різні підходи до створення управлінської документації, а й відсутність взаємозв’язку між уніфікованими формами документів, вимогами щодо їхнього застосування, які затверджуються різними центральними органами виконавчої влади. Тому, враховуючи міжнародний досвід провідних іноземних держав та практику його застосування Закон України „Про справочинство" має містити вимоги щодо дотримання норм державних стандартів на створення управлінської документації, ведення Державного класифікатора управлінської документації та врегулювання питання мови діловодства. Таким чином, низка проблем, що виникає на сьогодні у сфері діловодства мають бути вирішені шляхом відображення відповідних вимог у спеціальному законі. Головний спеціаліст Департаменту соціального, трудового та гуманітарного законодавства Ю. Сорока |
