Тема № 22. Организация доступа к документам, содержащим гриф ограничения доступа к ним

Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения, включает в себя:

1. Работники должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранности коммерческой тайны. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем организации.

2. Приказом руководителя назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование конфиденциальных документов.

3. Составление документов проводится на компьютере, который не имеет выхода в глобальную или локальную сеть.

4. Все конфиденциальные документы подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляется гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра.

5. На конфиденциальных документах указывается количество копий и их местонахождение (ниже реквизита подпись).

6. На обороте первого листа конфиденциального документа руководитель пишет фамилии тех, кому разрешено пользоваться документом.

7. Составление конфиденциального документа проводится в отдельном закрытом помещении.

8. Черновики документов уничтожаются, на копии документа ставится отметка: «Черновики уничтожены. Подпись. Дата».

9. Документы регистрируются отдельно в журнале регистрации конфиденциальных документов. Все листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала оформляется заверительный лист.

10. Конфиденциальные документы формируются в отдельные дела. На обложке ставится КТ. На внутренней стороне обложки – список тех, кому разрешено пользоваться делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела – внутренняя опись, в конце – заверительная надпись.

11. Выданные для работы дела возвращаются в тот же день, либо по личной договоренности с руководителем – в другой день.

12. Все перемещения документов фиксируются в журнале выдачи документов.

13. Копирование документов происходит в закрытом помещении, все копии ставятся на учет в журнале регистрации. Каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата, производится в присутствии должностного лица, ответственного за документ.

14. В конце года специальная комиссия производит проверку наличия всех конфиденциальных документов.

15. При утере и невозможности найти конфиденциальный документ составляется акт.

16. При увольнении сотрудника проводится проверка наличия конфиденциальных документов и передача их новому лицу.

17. Обязательства о неразглашении информации – в течение 2 лет, если иное не установлено трудовым договором.

18. При передаче дел в архив составляется отдельная опись.

19. Документы хранятся в архиве отдельно в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

20. На отобранные к уничтожению документы составляется акт, утвержденный руководителем.

Тема № 23. Понятие коммерческой тайны. Мероприятия по обеспечению защиты

Коммерческой тайны

Примерный перечень сведений конфиденциального характера:

1. сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни граждан, позволяющие идентифицировать его личность

2. сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства

3. служебные сведения, доступ к которым ограничен государственными органами в соответствии с ГК РФ и ФЗ (служебная тайна)

4. сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с КРФ и ФЗ (врачебная, нотариальная, адвокатская, тайна переписки и т.д.)

5. сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с ГК РФ и ФЗ (коммерческая тайна)

6. сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Коммерческая тайна – научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.

Условия, при которых информация может быть отнесена к КТ:

- действительная или потенциальная ценность информации в силу неизвестности ее третьим лицам

- отсутствие свободного доступа к этой информации на законных основаниях

- принятие ее обладателем необходимых мер по охране ее конфиденциальности.

Обеспечение сохранности конфиденциальной информации коммерческого предприятия требует от него следующих условий:

- определение сведений, относящихся к КТ

- обеспечение порядка их защиты

Все конфиденциальные сведения делятся на 2 категории:

- научно-техническая информация (используемые материалы, рецептуры, пароли, ключи, новые технологии и т.д.)

- деловая (размер прибыли, себестоимости, планы развития предприятия, анализ конкурентоспособности продукции и т.д.)

Состав и объем сведений, составляющих КТ, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа, правила использования определяются руководителем организации.

Мероприятия по обеспечению защиты:

- установление правил отнесения информации к коммерческой тайне

- разработка инструкции по соблюдению режима конфиденциальности

- ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ

- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ

- использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации

- осуществление контроля за соблюдением режима охраны КТ.