Характеристика моделі управління проектами
Поєднати основні функції управління проектами з інструментарієм, який для цього застосовується, можна за допомогою моделі управління проектами (рис. 1.2).
Рис. 1.2. Модель управління проектом
Ефективність проекту залежить від рішень на кожній стадії його здійснення, причому неправильне вихідне розуміння цілей спричиняє по ланцюжку помилки у постановці задач та у визначенні обсягу робіт за проектом, що, в свою чергу, призводить до втрат часу і коштів. Встановлення цілей проекту передбачає дотримання таких правил:
- результат проекту повинен бути чітко окреслений (обсяг робіт);
- проект має здійснюватися у визначеному зовнішньому середовищі (учасники);
- повинні бути встановлені терміни проекту (строки);
- бюджет проекту не повинен перевищувати заданої величини (витрати);
- продукт має задовольняти визначеним стандартам (якість);
- необхідно мати справу з надійними, гнучкими і стабільними постачальниками і підрядчиками (ресурси).
Щоб основні вимоги не були взаємовиключаючими, всі вони повинні бути погоджені на ранніх стадіях проекту. Після встановлення цілей і з’ясування основних вимог до проекту, що відображаються у формулярі та його результатів в управлінні проектом починається фаза планування. Для декомпозиції проекту на доступні для огляду (на етапі планування) і керовані (на етапі реалізації) частини використовується робоча структура проекту — WBS (Woгk Bгeakdown Structure). Вона відповідає на запитання «Що треба зробити за проектом?». Залежно від масштабу проекту кількість рівнів декомпозиції може бути різною, аж до виокремлення робіт, готових для включення в сіткову модель.
Формування WBS логічно тягне за собою запитання «А хто виконуватиме ці роботи?», відповіддю на яке є створення організаційної структури проекту OBS (Organization Breakdown Structure). Вона визначає відносини між учасниками проекту, їх відповідальність і повноваження в процесі реалізації проекту. Існує два види організаційної структури:
- зовнішня оргструктура проекту — визначає відносини між менеджером проекту і членами проектної команди та функціональними керівниками і службами у фірмі;
- внутрішня оргструктура проекту — характеризує відносини між менеджером проекту й учасниками його групи.
Залежно від типу проекту, його масштабів і характеру в його реалізації можуть взяти участь від одного до декількох десятків, навіть сотень організацій. У кожній з них — свої функції, ступінь участі в проекті.
Зазвичай це такі учасники: замовник, інвестор, проектувальник, постачальник, підрядчик, менеджер проекту, команда проекту, консультанти.
Опис професій, якщо цього вимагають масштаби проекту, деталізує організаційну структуру проекту. Він повинен включати назву професії, її стислу характеристику, регламентацію відповідальності й повноважень. Цей опис може бути доповнено проектними процедурами чи робочими інструкціями і складатися з інформації про те, кому підзвітна дана особа, хто підзвітний даній особі, за що вона відповідає і які повноваження має.
Інструментом, який дозволяє вирішувати можливі проблеми і суперечки в проектній структурі, виступає матриця відповідальності, що пов’язує структуру робіт і відповідальність персоналу.
Після цього значно легше здійснюється наступний блок планування - планування термінів виконання проектних робіт - складанням укрупнених сіткових графіків, обчисленням їх параметрів методом критичного шляху з подальшою розробкою діаграм Гантта як інструментів календарного планування. По кожній роботі графіка визначаються ресурси, які поєднуються в ресурсні гістограми.
Система контролю встановлює основу для спостереження, оцінки й приведення початкового плану у відповідність зі змінами, що відбулися. Контроль тісно пов’язаний із системою звітності й оцінки. Звітність встановлює інформаційну систему проекту, що дозволяє контролювати процес його виконання і чисельно оцінювати його результативність. Основним методом оцінки проекту є метод скоригованого бюджету (Earned Value), який дає змогу визначити рівень виконання проектних робіт щодо встановлених термінів, обсягів і витрат. Він передбачає можливість використання так званих S-подібних кривих як інструменту прогнозування остаточних строків і витрат за проектом.
Таким чином, у моделі управління проектом зведені разом цілі, функції та інструменти проектного менеджменту, які узагальнені у таблицях 1.2, 1.3.
Таблиця 1.2 Характеристика моделі управління проектом
| ЦІЛІ Інструмент — контракт | Визначаються вимоги до проекту з огляду на обсяги, витрати, час і якість, а також наголошується, який з них домінує |
| ЩО (обсяг) Інструмент — WBS | Визначаються обсяги робіт розробкою робочої структури проекту (WBS) |
| ХТО (команда) Інструмент — ОBS | Призначається керівник і формується команда за допомогою створення організаційної структури (ОBS) і порівняння вимог проекту зі здібностями виконавців |
| ХТО ЩО РОБИТЬ (відповідальність) Інструмент — матриця відповідальності | Створюється матриця відповідальності, в якій роботи закріплюються за виконавцями із визначенням міри відповідальності |
| ЯК (плани) Інструменти — сіткові графіки, діаграми Гантта, ресурсні гістограми | Узгоджуються плани виконання проекту щодо встановлених цілей і взаємовідношень робочих елементів |
| КОЛИ і СКІЛЬКИ (контроль) Інструмент — інформаційні та аналітичні звіти, метод скоригованого бюджету | Визначаються документи, які містять інформацію для контролю щодо термінів, обсягів, бюджету шляхом визначення відхилень від плану |
Таблиця 1.3 Процеси та інструменти в управлінні проектами
| Процеси | Інструменти |
| Визначення обсягу робіт | Робоча структура проекту |
| Створення команди проекту | Організаційна структура |
| Планування послідовності робіт | Сіткові графіки |
| Календарне планування | Діаграми Гантта |
| Планування витрат | Структура витрат за проектом |
| Оцінка проекту | Вартість грошей у часі, скориговані бюджети |
| Розподіл ризику і відповідальності | Контракт |
| Зміни параметрів | Аналіз чутливості й ризиків |
| Лідерство | Призначення менеджера проекту |