Обработка входящих документов.
ISBN
_________________________________________________________________________________________________________________
Подписано в печать 2013 Формат 60x84 1/16. Бумага офсетная. Гарнитура New Times Roman
Печать компьютерная
Усл. печ. л. . Уч. – изд. л. . Тираж 00 экз.
Заказ: договор № от
«МАРТИТ» Лицензия: № 03501, серия ИД, код 221.
___________________________________________________________________________
© Московская академия рынка труда
и информационных технологий, 2013
Содержание
| Стр. | |
| ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………… | |
| I. ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ ……………………….…………………….. | |
| 2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО - РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ………………………. | |
| 2.1. Требования к оформлению реквизитов…………………………. | |
| 3. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ………………………………… | |
| 3.1. Схемы расположения реквизитов документов…………………. | |
| 3.2 Образцы бланков документов…………………………………… | |
| 4. ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ……………………………………. | |
| 4.1 Обработка входящих документов……………………………….. | |
| 4.1.1. Приём и первичная обработка документов………………….. | |
| 4.1.2. Предварительное рассмотрение документов………………… | |
| 4.1.3 Регистрация документа.………………………………………... | |
| 4.1.4. Рассмотрение документов руководством…………………….. | |
| 4.1.5. Направление документа на исполнение……………………… | |
| 4.1.6. Контроль за исполнение……………………………………… | |
| 4.1.7. Подшивка документов в дело………………………………… | |
| 4.2. Работа с исходящими документами……………………………. | |
| 4.3. Работа с внутренними документами предприятия……………. | |
| 5 .ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ………………………… | |
| 5.1 Устав………………………………………………………………. | |
| 5.2. Положения…………………………………………………………. | |
| 5.3. Инструкция………………………………………………………… | |
| 6. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ……… | |
| 6.1 Докладная записка…………………………………………………. | |
| 6. 2.Служебная записка ………………………………………………. | |
| 6.4. Объяснительная записка…………………………………………. | |
| 6.5. Письмо…………………………………………………………….. |
ВВЕДЕНИЕ
Успех любого предприятия зависит от таких факторов, как решение финансовых вопросов, организация производственного процесса, подбор персонала, стиль руководства, а также насколько грамотно ведётся делопроизводство и документооборот, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота на предприятии.
В управленческой деятельности большое значение имеет периодичность или частота передачи информации, так как она оказывает существенное влияние на ее ценность информации. Слишком частые поступления информации отвлекают внимание и вызывают перегрузку людей, воспринимающих ее. Должны быть определены и строго выдержаны интервалы времени, в течение которых будут поступать сведения. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация зависит успех управленческой деятельности в целом.
Важнейшими условиями реализации управленческой информации является своевременность ее получения и передачи. Как бы полна и достоверна ни была информация, если она получена с опозданием, трудно, а иногда и невозможно ее использовать. Скорость передачи и приема информации человеком определяется не только совершенством соответствующей аппаратуры, но и временем, необходимым для уяснения сложившейся ситуации.
По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает и своевременности информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении.
Решение в области систем электронного документооборота и делопроизводства представляет собой не только хорошо разработанное программное обеспечение, но и сбалансированный подход, позволяющий в комплексе решить проблемы заказчика, связанные с неэффективностью обмена информацией и управления документами. Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научной организации труда.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. При этом этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
- ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ
Жизнь человека протекает в его постоянном взаимодействии, общении с другими людьми. Для того, чтобы контакты не приводили к конфликтам, не нарушали социального равновесия, чтобы повседневное общение было гармоничным, приятным и полезным, с древних времен вырабатывались правила этикета.
Этикет — это установленный порядок, совокупность правил, регламентирующих внешние, проявления человеческих отношений.
Термин «этикет» появился в XVIII веке. Но своды правил создавались еще в Древнем Египте: около 2350 г. до н. э. Здесь была написана книга, называвшаяся «Инструкция по поведению».
Деловой этикет - это порядок поведения, установленный в деловом общении. Правила делового этикета одинаковы по всему миру, и каждый человек просто обязан знать их. Чем более высокую должность он занимает, тем это для него более важно. По результатам статистических исследований успешная карьера на 85% зависит от личных качеств человека и лишь на 15% от его профессиональных навыков. Ни в коем случае нельзя недооценивать решающее значение одежды, в которой вы отправляетесь на работу.
Англичане говорят: "Одежда - это тот внешний знак, по которому другие судят о внутреннем мире человека. Один они видят, а другой - нет". Если в компании, где вы работаете, принята определенная форма одежды, постарайтесь подобрать свой гардероб соответствующим образом.
Официальный стиль одежды предполагает черный костюм для мужчин, а полуофициальный – темный деловой костюм, белую или светлую рубашку и галстук с неброским рисунком. Женщины должны носить элегантные костюмы темных оттенков, блузку, длинную юбку. Блузки и юбки не должны быть обтягивающими, чтобы казаться сексуальными, а также сильно открытыми. Уделите внимание таким деталям, как обувь и ювелирные украшения. Не стоит одевать броские и гремящие украшения. Не стоит наносить также яркий макияж. Придя в офис, не забудьте переодеться в туфли.
Представление - важная часть деловых отношений. Деловой этикет основан на иерархии. Здесь роль играют не пол и возраст, а должность и полномочия. Таким образом, людей, обладающих меньшими полномочиями, представляют людям, обладающими большими полномочиями. Если вы присутствуете на деловом приеме или в кругу незнакомых людей и вас некому представить, то вы должны представиться сами сразу же, как только это позволит ситуация. При знакомстве с другим человеком вы должны встать. Это правило распространяется и на женщин. Если прибывает слишком много людей, то приветствовать их должны только те, кто находиться к ним ближе всего. Единственная форма физического контакта, разрешенная в деловом мире - это рукопожатие.
Невежливо прикасаться к другому человеку на рабочем месте: похлопывать по спине, обнимать его, класть руку ему на плечо и т.д.
Постарайтесь хорошо запомнить имена и фамилии ваших сослуживцев. Люди мысленно содрогаются, когда мы неправильно произносим их имена и фамилии. Подобного рода ошибки - серьезное нарушение делового этикета. Если вы забыли имя человека или не знаете, как правильно оно произносится, то лучше извиниться и спросить его об этом. Важно также правильно называть должности людей, работающих в вашей компании. Решите для себя, как к вам должны обращаться коллеги. В большинстве компаний принято обращаться по имени и отчеству.
В деловой этикет входит умение правильно разговаривать по телефону. Около семидесяти процентов того, какое впечатление вы производите на человека при разговоре по телефону, зависит от вашего голоса, и около тридцати процентов - от того, что вы говорите. Разговаривайте по телефону так, как бы вы хотели, чтобы разговаривали с вами. Ваша речь должна звучать достаточно громко и отчетливо; ни в коем случае не ешьте и не пейте при разговоре. Разговаривая по телефону, внутренне улыбнитесь. Если возможно, берите трубку не позже, чем телефон зазвонит второй раз.
Неотъемлемой частью работы любой компании являются совещания. Используйте эту возможность произвести хорошее впечатление на ваших коллег и начальника. Для этого заранее ознакомьтесь с повесткой дня и вопросами, которые будут рассматриваться на совещании, подготовьте текст своего выступления и возможные аргументы. Приходите вовремя или немного раньше. Захватите с собой бумагу, ручку и записную книжку. Не играйте и не рисуйте в своей записной книжке. Не скрещивайте руки на груди. Этот жест означает враждебное намерение, а ваша поза должна выражать готовность к сотрудничеству. Сидите прямо и не сутультесь. Будьте энергичны и заинтересованы, даже если вам скучно.
Деловые встречи и собрания обычно подразумевают вручение визитных карточек. В ней указывается основная информация о вас: ваше имя, компания, должность и то, как с вами можно связаться. Сразу же представьтесь, назвав свое имя и название компании, где вы работаете. Визитная карточка вручается чистой стороной вниз. Если вы хотите дать свою визитную карточку человеку, который стоит выше вас по служебной лестнице, подождите, пока он сам попросит вас об этом. Не пытайтесь вручить свою карточку каждому. Это выглядит назойливо. Не пользуйтесь испорченными или устаревшими визитными карточками. Всегда носите с собой несколько своих визитных карточек: вы не можете знать, когда и где их придется вручать.
Частью делового этикета являются также правила ведения переписки и содержания деловых писем. Деловой этикет проявляет себя, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний, отказов, способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах. Обращение применяется, если письмо адресуется должностному лицу. Наиболее распространены следующие обращения: "Уважаемый господин" с указанием фамилии; "Уважаемый Иван Сергеевич" (в письмах-приглашениях) и т.д. В деловой переписке не используются местоимения «я» и «мы», вместо них применяются местоимения «мы» и «Вы». Следует применять страдательные конструкции вместо действительных: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «Вы предлагаете», а «Вами будет предложено» и т.д.
Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запросы, деловые предложения и т.д. Если вы не можете дать ответ в установленный срок, то извинитесь за задержку и сообщите адресату, когда сможете дать окончательный ответ. В деловой переписке не уместно применение выражений типа «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и т.д. Не допускается применение резких выражений, письмо должно быть сформулировано в спокойной манере.
При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо – отвечайте на его имя. Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости, например, в конце текста перед подписью: «С уважением…», «Искренне Ваш…».
- ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ.
Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
(Records management and organization of archives. Terms and definitions)
определены термины:
- документ организационно - распорядительный - вид письменного
документа, в котором фиксируют решение административных и
организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и
должностных лиц;
- реквизит документа:- обязательный элемент оформления официального документа;
- постоянная часть реквизита документа: неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении;
- переменная часть реквизита документа: изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
- юридическую силу документов;
- оперативное и качественное составление и исполнение документов;
- организацию быстрого поиска документов;
- более активное использование компьютера при составлении
документов;
Основным документом, которым рекомендуется руководствоваться при оформление организационной, распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления, а также подведомственных им предприятий, организаций и учреждений является Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents )
ГОСТ Р 6.30-2003 является продолжением стандартизации правил оформления организационно-распорядительной документации (ОРД), начало которой было положено в государственных стандартах 1972 г.: ГОСТ 6.38-72 "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения" и ГОСТ 6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец".
Важнейшим положением государственного стандарта является рекомендательный характер его требований.
Положения ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000), которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности.
ГОСТ устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению документов, требования к бланкам документов и справочные приложения, показывающие расположение реквизитов на формате A4 углового и продольного бланков, а также образцы наиболее употребительных бланков: общего бланка организации, углового бланка письма организации, продольного бланка письма организации, бланка письма должностного лица и бланка приказа.
При разработке автоматизированных систем документационного обеспечения управления (автоматизированных систем документирования) использование положений ГОСТ для проектирования форм документов является обязательным.
От правильности оформления документов зависит их юридическая сила, так как они служат подтверждением конкретных фактов и событий.
В процессе подготовки и оформления документов состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если это требует назначение документа. Например, реквизитом – «отметка о контроле»
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) ;
07 - код формы документов;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документов;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
2.1.Требования к оформлению реквизитов.
01 - Государственный герб Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2 "О Государственном гербе Российской Федерации" (с изм. и доп.)
Государственный герб Российской Федерации является официальным государственным символом Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и - над ними - одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла - скипетр, в левой - держава. На груди орла, в красном щите, - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.
Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации допускается без геральдического щита в виде главной фигуры - двуглавого орла с атрибутами, перечисленными в (статья 1 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2 "О Государственном гербе Российской Федерации"),
Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте
а также в одноцветном варианте.
Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте
02 - герб субъекта Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Гербы (геральдические знаки) субъектов РФ муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности не могут быть идентичны Государственному гербу РФ
При одновременном размещении Государственного герба Российской Федерации и герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации Государственный герб Российской Федерации располагается с левой стороны от другого герба (геральдического знака), если стоять к ним лицом; при одновременном размещении нечетного числа гербов (геральдических знаков) Государственный герб Российской Федерации располагается в центре, а при размещении четного числа гербов (но более двух) - левее центра.
При одновременном размещении Государственного герба Российской Федерации и других гербов (геральдических знаков) размер герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации не может превышать размер Государственного герба Российской Федерации, при этом Государственный герб Российской Федерации не может быть размещен ниже других гербов (геральдических знаков).
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Отношения, возникающие в связи с правовой охраной и использованием товарных знаков, знаков обслуживания и наименований мест происхождения товаров регулируются Гражданским кодексом РФ часть 4 глава 76 «Права на средства индивидуализации юридических лиц, товаров, работ, услуг и предприятий»
Обладателем исключительного права на товарный знак может быть юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.
В соответствии с международным договором Российской Федерации не допускается государственная регистрация в качестве товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов, представляющих собой:
- государственные гербы, флаги и другие государственные символы и знаки;
- сокращенные или полные наименования международных и межправительственных организаций, их гербы, флаги, другие символы и знаки;
- официальные контрольные, гарантийные или пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия;
Эмблема облегчает поиск документов, позволяет определить от кого получен документ. Эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации или на левом поле бланка на уровне наименования организации.
04 - код организации. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Общероссийский классификатор предприятий и организаций был введён в действие 1 июля 1994 Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 № 297. Приказом Федеральной службы государственной статистики от 29 июля 2008 № 174 «Об утверждении «Положения о введении ОКПО и внесении в него изменений» были внесены изменения в постановление. Объектами классификации ОКПО являются хозяйствующие субъекты, к которым относятся юридические лица, их филиалы и представительства, организации, осуществляющие свою деятельность без образования юридического лица, индивидуальные предприниматели.
Получение ОКПО обязательно, указывается в бухгалтерских документах, так как отражает виды деятельности, которыми занимается предприятие. В случае расширения сфер деятельности организации требуется проходить перерегистрацию и повторить процедуру получения ОКПО - нового кода.
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г., является основным государственным регистрационным номером (ОГРН).
ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.
Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений, утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438
На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации.
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) — цифровой код, упорядочивающий учёт налогоплательщиков в Российской Федерации. Присваивается как юридическим, так и физическим лицам. Организациям присваивается с 1993 года, индивидуальным предпринимателям — с 1997 года, прочим физическим лицам — с 1999 года (с начала действия первой части Налогового кодекса Российской Федерации)
В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП).
07 - код формы документа. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
ОКУД предназначен для решения следующих задач:
- регистрация форм документов;
- упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
- сокращения количества применяемых форм;
- исключения из обращения неунифицированных форм документов;
- обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
- контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
- рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.
Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.
Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).
08 - наименование организации.Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах
Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организаций на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
09 - справочные данные об организации. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Данный реквизит располагается под реквизитом «Наименование организации».
Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии с пунктом 23 «Правил оказания услуг почтовой связи», утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.
Реквизит «Справочные данные об организации» заполняется в следующей последовательности:
-наименование адресата (для физических лиц — фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка);
- название области, края, автономного округа, республики;
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс;
- номер телефона, факса, электронной почты и сайта;
Реквизит "Справочные данные об организации" используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают.
В пределах границ зоны расположения реквизита «справочные данные об организации" размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизита);
- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).
| |
| Ул. Молодогвардейская, д.46,корп.,1, г. Москва, 121351 Тел. (499)346-30-50 Е- [email protected],www.martit.ru ОКПО 17733286 ОГРН 102773966362 ИНН 7731112591 08.09.2012Г. № 05-3-43 |
Пример оформления Реквизит "Справочные данные об организации" флаговым способом.
10 - наименование вида документа. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается.
Наименование вида документа пишется прописными буквами.
11 – дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно - цифровой способ оформления даты, например: 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.
12 - регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Например, регистрационный номер отправляемого письма 06-07/26 можно расшифровать:
06 – индекс структурного подразделения;
07 - порядковый номер дела по номенклатуре дел конкретного структурного подразделения;
26 – порядковый номер письма.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Например: № 54/23
Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов место для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом:
___________ № ________ .
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит оформляется только в ответах на письма.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом:
На № 08-12/23 от 31.10.2012.
14 - Место составления или издания документа. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно - территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
15 – адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресованнии документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Департамент организации
контроля
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ОАО "Красногорск"
П.А. Болотову
Или
Издательский дом
«Белый город»
Главному бухгалтеру
П.Г. Сидорову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:
Главному