Особливість ведення обліку в бібліотечних фондах україни
Бібліотечний фонд - основа діяльності кожної бібліотеки. Тому значна увага приділяється формуванню документних ресурсів бібліотек, укомплектуванню їх матеріалами на різних носіях інформації.
Фонди бібліотек є частиною загальнонаціональної культурної спадщини, історичним джерелом та інформаційним ресурсом країни. Сьогодні перед бібліотеками стоїть завдання, з одного боку, надати користувачам можливість широкого доступу до бібліотечних фондів, а з другого – забезпечити їхні збереження. Найважливішим елементом їхнього збереження є облік.
Вирішення проблеми збереження та обліку бібліотечних фондів – одне з головних завдань, які стоять нині перед установами культури.
Облік бібліотечного фонду ведеться з метою встановлення кількості документів, у підрозділах та по бібліотеці в цілому, відбиває надходження документів та їхнє вибуття, забезпечує контроль за зберіганням, наявністю та рухом документів, сприяє оптимальному формуванню і використанню бібліотечного фонду.
Сутність обліку полягає в реєстрації кожного документа окремо і підрахунку загальної їх кількості.
Мета статті – визначити особливості обліку бібліотечних фондів.
Дослідженням питань стосовно обліку бібліотечних фондів свого часу займалося багато вітчизняних та зарубіжних вчених, а саме: Джога Р.Т., Шевченко І. О., Савіна З. І., Задорожнюк М. М., Стогній О.Б., Добрусіна С. А., Кузьмін Є. І., Виноградова О. Б. та ін.
Для цілей бухгалтерського обліку бібліотечні фонди відносяться до інших необоротних матеріальних активів. Процес обліку бібліотечного фонду включає: приймання документів у відповідності з формами, затвердженими в бібліотеці; штемпелювання (маркирування); реєстрацію при надходженні, переміщенні, вибутті, а також перевірку наявності документів у фонді.
Бібліотечні фонди незалежно від вартості обліковуються на субрахунку № 112. До бібліотечних фондів відносяться: наукова, навчальна література, спеціальні види літератури та інші видання. Окремі примірники бібліотечних фондів обліковуються в гривнях і копійках. Для бібліотечних фондів у бухгалтерії відкривається одна інвентарна картка за ф. № 03-9 (бюджет), в якій облік ведеться тільки в грошовому виразі загальною сумою. Інвентарний облік бібліотечних цінностей ведеться в інвентарних книгах бібліотеки чи інших регістрах, встановлених відповідними міністерствами і відомствами України.
Вартість придбаних періодичних видань для бібліотек списується на видатки в періоді оплати. У наступних періодах періодичні видання обліковуються на рахунках позабалансового обліку [1].
Система обліку бібліотечного фонду включає:
а) внутрібібліотечний облік фондів всіх підрозділів бібліотеки або централізованої бібліотечної системи;
б) спеціалізований державний облік окремих категорій документів:
- рідкісних і цінних документів, що включаються до Державного реєстру національного культурного надбання;
- архівних документів, що знаходяться у фондах бібліотек;
в) державний статистичний облік бібліотечного фонду за формою 6-НК [2].
Бібліотеки загальнодержавного значення отримують обов’язкові безоплатні примірники документів, зберігають їх у фонді постійно. Ці бібліотеки не мають права списувати отриману літературу. У випадку ліквідації такої бібліотеки її фонд передається іншій бібліотеці – фондоутримувачу безоплатного обов’язкового примірника документа [3].
Облік цінних і рідкісних документів здійснюється згідно з “Інструкцією про порядок відбору рукописних книг, рідкісних і цінних видань бібліотечних фондів до Державного реєстру національного культурного надбання”, затвердженою Наказом Міністерства культури і мистецтв України № 708 від 20.ХІ. 2001 р. Облік архівних документів, що постійно зберігаються у фондах бібліотек, здійснюється у відповідності з “Положенням про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду”.
Обліку підлягають усі види документів, що надходять до бібліотеки, або вибувають з неї незалежно від виду документа та його матеріальної основи. Документи тимчасового зберігання: періодичні видання, програми для вивчення різних дисциплін, методичні матеріали, плакати, буклети, дитячі альбоми, календарі на поточний рік, документи, обсягом до 48 сторінок, обліковуються сумарно. Рішення про балансовий облік цих документів приймає бібліотека. У бібліотеках-фондоутримувачах безоплатний обов’язковий примірник видань обліковується індивідуально.
Ведення обліку бібліотечного фонду базується на поєднанні обов’язкових і факультативних принципів. Щодо обов’язкових принципів обліку бібліотечного фонду, бібліотека зобов’язана:
- Здійснювати сумарний і індивідуальний облік документів, що надходять і вибувають з бібліотечного фонду, у встановлених одиницях обліку;
- Забезпечувати послідовність застосування встановлених одиниць обліку і не допускати їх змін без прийняття нових нормативних документів з обліку бібліотечних фондів;
- Забезпечувати ідентичність одиниць обліку фонду в примірниках з одиницями їх збереження і видачі (за винятком газет, журналів, аркушевих видань);
- Дотримуватись спадкоємності організації обліку з метою співставлення облікової інформації.
Щодо факультативних принципів обліку бібліотечних фондів, бібліотека має право:
- Самостійно обирати порядок індивідуального обліку, враховуючи статус бібліотеки, особливості організації і структури фонду;
- Вести записи в інвентарних книгах (аркушах, журналах), книгах сумарного обліку фонду (книгах обліку бібліотечного фонду), на окремих аркушах, описах, у картковій формі, у вигляді роздруковок, отриманих на комп’ютері, а також у файлах, записаних на диску, дискеті та інших носіях, що забезпечують довготривале зберігання та відтворення облікової документації;
- Вводити в облікові документи, поряд з обов’язковими, факультативні показники з урахуванням специфіки конкретної бібліотеки;
- Встановлювати терміни утримання документів фонду тимчасового зберігання;
- Оцінювати в установленому порядку вартість документів, використовуючи коефіцієнти індексації, встановлені Урядом України, враховуючи ринкові ціни вартості документів;
- Розпоряджатися списаними з фонду бібліотеки документами у відповідності з діючим законодавством;
- Визначати засоби і обсяги компенсації шкоди, заподіяної фондам бібліотеки користувачами, у відповідності з діючим законодавством;
- Вилучати документи, відсутні з причини недостачі, відповідно до вартісних нормативів у відповідності з “Типовою інструкцією про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ”;
- Переоцінювати основні засоби для цілей бухгалтерського обліку мають право оцінювачі, які склали кваліфікаційний іспит та одержали кваліфікаційне свідоцтво оцінювача у відповідності з Законом України „Про оцінку майна, майнових прав та оціночну діяльність в Україні” [2].
Облік надходжень документів у фонд здійснюється диференційовано, шляхом їхнього розподілу на документи постійного, довготривалого і тимчасового зберігання.
Документи, що надходять до бібліотеки без зазначеної вартості, оцінюються спеціальною комісією з оцінки документів і обліковуються за окремими актами.
Кожна бібліотека застосовує сумарний і індивідуальний облік документів, що надходять або вибувають як в традиційному, так і в електронному варіанті.
Сумарний облік всіх видів документів, що надходять або вибувають з фонду бібліотеки, здійснюється партіями за одним супровідним документом (лист державної реєстрації, рахунок-фактура, опис, накладна, реєстр, акт). У випадку відсутності супровідного документа складається акт приймання.
Індивідуальний облік кожного примірника документа здійснюється шляхом присвоєння йому інвентарного номера. Інвентарний номер закріплюється за документом на весь період його перебування в фонді бібліотеки. Обліку з наданням інвентарного номера підлягають документи довготривалого збереження, що призначені для задоволення поточного і передбачуваного читацького попиту, незалежно від виду документу, його обсягу, тематики та інших ознак.
Обліку без надання інвентарних номерів підлягають документи тимчасового збереження, що містять інформацію короткочасного значення, у зв’язку з чим виключаються через нетривалий період часу. Документи тимчасового зберігання та термін їх зберігання визначає сама бібліотека.
Інвентарний облік документів здійснюється у книжковій, картковій формах або картотеці аркушевій формах на певний вид документа [4].
Вилучення документів з бібліотечного фонду оформляється за актом про виключення і фіксується в “Книзі сумарного обліку” та у формах індивідуального обліку фонду. Вибуття документів з фонду здійснюється за однією з причин: морально або науково застарілі, документи тимчасового зберігання, зношені (фізично), дефектні, пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха, непрофільні, дублетні втрата користувачем або абонентом міжбібліотечного абонемента, недостача, виявлена під час передачі або планової перевірки фонду.
Документи, що вилучаються як непрофільні та позапланово дублетні, можуть бути безоплатно передані за актом в порядку книгообміну в інші бібліотеки через обмінні фонди, в бібліотеки-депозитарії, або безпосередньо з бібліотеки-фондоутримувача до бібліотеки-отримувача [5].
Списання документів, що знаходяться на балансовому обліку, здійснюється у відповідності з діючим порядком індексації вартості з врахуванням ринкових цін на документи. При оцінці вартості рідкісних, цінних документів можливе залучення експертів, порівняння з цінами книжкових аукціонів і ярмарок.
Документи, що вибули, виключаються з усіх облікових форм, у т. ч. індивідуальних, каталогів, картотек, про що робиться відповідний запис в акті на вилучення та відповідних облікових формах [2].
Сьогодні стало очевидним, що взаємообмін між бібліотеками є прогресивним методом поповнення БФ. Ще одне джерело комплектування безкоштовними виданнями - це подарунки, які приходять звідусіль: з України, Росії, США, Канади - як від організацій, так і від громадян. Якщо в1996 році їх кількість складала від загального надходження 9 %, то в 2001 році - 27 %. Цьому сприяє велика зацікавленість багатьох наших працівників, які не упускають можливості знаходити меценатів як в нашому місті, так і в інших регіонах. Поповнення БФ виданнями суспільних організацій, благодійних фондів, які з задоволенням віддають свою продукцію, бо не завжди мають можливість відправити її по пошті. Серед них: Український незалежний центр політичних досліджень; Центр інформації та документації ради Європи в Україні; Українська Правнича фундація; Програма сприяння парламентові України; The British Council Ukraine; Інститут змісту і методів навчання. Відділ комплектування підтримує постійний зв'язок з меценатами шляхом переписки, телефонних розмов, проведення взаємовигідних заходів, надсилання листів подяки. Серед них - видавництва, інститути, банки, комерційні структури, громадські організації, представники діаспори, народні депутати, читачі бібліотеки. Ще одне альтернативне джерело комплектування, яке використовується в практиці завдяки ініціативам директора бібліотеки - це міжнародний фонд "Відродження" та інститут "Відкрите суспільство". Було отримано безкоштовно 130 підручників для вузів. Тоді ж було направлене замовлення на 30 періодичних видань України. Вони профінансовані фондом "Відродження".
Скорочення державних асигнувань на комплектування бібліотеки, вилучення статті в бюджеті на придбання літератури змушують нас шукати позабюджетні кошти для поповнення БФ. Кошти, зароблені колективом бібліотеки шляхом надання платних послуг, допомагають вирішити головне завдання, яке ставить суспільство перед бібліотекою - зберегти доступ населення до нової інформації. Завдяки їм ми маємо можливість надавати своїм читачам найновіші енциклопедії, словники, довідники та навчальні видання, новинки художньої літератури, бодай і в обмеженій кількості. Основними джерелами фінансованого комплектування є магазини, видавництва, ярмарки. Бібколектор, який був раніше основним нашим постачальником літератури, перейшовши на нові форми господарювання, перестав впливати на книготоргове забезпечення бібліотек через високі ціни, неякісний асортимент літератури і втратив монополію на книжковому ринку.