Внутреннее и внешнее согласование документа

Согласование проекта документа осуществляется в случае возникновения необходимости в проведении оценки целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия законодательству. Проекты подготовленных документов согласовывают с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Цель согласования - повысить качество деловых бумаг путем компетентной оценки их содержания, редакция, оформление соответствующими должностными лицами.

Реквизит 24. Гриф согласования документа.

Указанный реквизит фиксирует согласие другой организации, структурного подразделения или должностного лица, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Проекты подготовленных документов, перед тем как их подписывать, в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, согласно действующих законодательных и нормативных актов и является оценкой проекта.

Используется согласования также для улучшения качества документа, избежание несуразностей, чего лишнего

Согласование может проводиться как внутри учреждения, так и за ее пределами. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа.

В учреждениях, где есть юридические службы, документы к подписи руководителем согласовываются с юрисконсультом. Документ согласовывается также с заместителем руководителя учреждения, который контролирует вопросы, отраженные в документе. Оформляется согласование документа согласно с соответствующими требованиями в двух вариантах:

- согласование с конкретным должностным лицом;

- согласование с коллегиальным органом.

В первом случае после слова "СОГЛАСОВАНО" указывается наименование должности должностного лица, включая название учреждения, с которым согласовывается документ, личная подпись, инициалы (инициал имени), фамилию и дату или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер (индекс), например:

СОГЛАСОВАНО

Директор гимназии №275

К.В. Коновалов

(подпись) 01.04.2014

Во втором случае после слова "СОГЛАСОВАНО" указывается вид документа, его номер и дата, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол решения собрания коллектива

ЗАО "АНТЛАНТ"

25.07.2013 №182

В зависимости от содержания документа внешнее согласование рекомендуется осуществлять в такой последовательности:

- с учреждениями одинакового уровня и другими учреждениями (с подчиненными и не подчиненными органами, если последние выступают как обязанная сторона в правоотношении, или если содержание документа зачитает их непосредственные интересы;

- с общественными организациями и организациями, занимающимися научными исследованиями в отрасли, к которой относится содержание документа;

- с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и ш.);

- с учреждениями высшего уровня, органами общей или отраслевой компетенции в случаях, когда законодательством предусматривается возможность выполнять управленческие действия лишь с разрешения этих органов.

Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

В случае, когда содержание документа касается более трех учреждений, составляется "Лист согласования", о чем делается отметка в документе на месте грифа согласования, например:

24. Утверждение документов. Способы и особенности оформления.

Соблюдение всех требований к оформлению документов, а также некоторых иных условий обеспечивает юридическую силу документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Подписание документа придает ему юридическую силу и исключает внесение изменений в данный документ. Для внесения требуемых изменений и дополнений готовится новый документ.

Подписаниеоформляется реквизитом«Подпись» (представляет собой наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия без пробела между ними).

Наименование должности в данном реквизите может быть трех видов: полное, если документ оформлен не на бланке документа (директор Института управленческих кадров Академии управления при Президенте Республики Беларусь), видовое (директор института) или сокращенное (директор) – на документе, оформленном на бланке.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см от левого поля без пробела между инициалами и фамилией.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой (с межстрочным 1,5–2 интервалом) в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне по горизонтали. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с обязательным условием указания фактической должности и расшифровки подписи лица, исполняющего обязанности. При этом не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Внешнее согласование (с иными организациями и их должностными лицами) оформляется с помощью реквизита «Гриф согласования», который оформляется на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе – листе согласования. Состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Если грифов согласования несколько, они оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали.

Внутреннее согласование(внутри организации – автора документа) оформляют с помощью реквизита«Визы», который располагают на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись», а если он не помещается, то на отдельном листе – листе согласования, или на обратной стороне последнего листа документа.

Проставляют реквизит на остающемся в организации экземпляре документа, чаще всего, на втором экземпляре (актуально для исходящих документов). Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.

Утверждение документа (придание нормативного или правового характера содержанию документа) оформляется с помощью реквизита «Гриф утверждения».

Как правило, документ утверждается в следующих случаях:

1) если он подписан должностным лицом, не имеющим достаточных полномочий для того, чтобы положения документа стали обязательными для исполнения всеми без исключения лицами, указанными в документе;

2) в специально оговоренных регламентом работы с документами или табеле унифицированных форм документов случаях;

3) если этот документ – организационный.

Утверждаемый должностным лицом документ должен иметь проставленный реквизит «Подпись».

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), коллегиальным органом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» без кавычек, наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа на расстоянии 10 см от левого поля.

25. Документы по личному составу, их виды и особенности оформления.

Документы по личному составу – документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан;

В состав документов по личному составу входят документы различного функционального назначения:

· организационные документы (например, штатное расписание, правила трудового внутреннего распорядка, коллективный договор, должностные инструкции);

· распорядительные документы (приказы или распоряжения, решения или постановления по личному составу);

· справочно-информационные документы (докладные или объяснительные записки, представления, протоколы заседаний конкурсных, экзаменационных и аттестационных комиссий и т. д.);

· первичные учетные документы (например, личная карточка).

К оформлению документов по личному составу (кроме общих требований, предъявляемых к оформлению организационно-распорядительных документов) предъявляются некоторые общие требования в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.

Так, например, в документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку. В текстах приказов по личному составу печатаются прописными буквами фамилии работников.

Из числа распорядительных документов по личному составу могут издаваться приказы и распоряжения, а также постановления и решения.

Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.

В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.

В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т. д.

Распорядительные документы по личному составу регистрируются отдельно от документов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам.

Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения (например, 3 года, 75 лет и т. п.), регистрируются также отдельно.

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).

26. Оформления документов по личному составу при оформлении (изменении) трудовых отношений, их расторжении.

Подбор и оформление приема на работу сотрудников традиционно считается основной задачей кадровой службы.

Имеются и дополнительные задачи, которые приходится решать кадровой службе, вне зависимости от направления деятельности госоргана или организации (предприятия), например:

‑ прогнозирование и планирование потребности предприятия в кадрах;

‑ комплектование предприятия необходимыми кадрами;

‑ обеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвижение;

‑ повышение квалификации работников;

‑ проведение регулярной аттестации;

- учет и анализ личного состава предприятия и др.

Также на сегодня в действующем законодательстве Республики Беларусь определено, что подготовка кадровых документов (иначе говоря, «обеспечение правильного и своевременного кадрового делопроизводства») является одной из важнейших задач любой кадровой службы (государственного органа, организации и предприятия любой формы собственности)[1].

[1] п.2.5 Типового положения о кадровой службе государственного органа (Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 26 сентября 1994 г. №101;

п.3.15 Типового положения о кадровой службе предприятия (организации) (Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 18 декабря 1997 г. №118).

Совокупность документов, в которых зафиксированы вопросы подбора и расстановки кадров, этапы трудовой деятельности сотрудников (их прием, перевод, увольнение), называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Такие документы фиксируют сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., так как закрепляют трудовые отношения работников и работодателя, подтверждают трудовой стаж граждан, являются доказательством при разрешении индивидуальных трудовых споров.

В состав документов по личному составу входят документы различного функционального назначения:

‑организационные документы (например, штатное расписание, правила трудового внутреннего распорядка, коллективный договор, должностные инструкции);

‑распорядительные документы (приказы или распоряжения, решения или постановления по личному составу);

‑справочно-информационные документы (докладные или объяснительные записки, представления, протоколы заседаний конкурсных, экзаменационных и аттестационных комиссий и т.д.);

‑первичные учетные документы (например, личная карточка).

Организация работы с документами по личному составу включает в себя:

‑ ведение трудовых книжек;

‑ учет кадров, создание и ведение справочного аппарата (заполнение личных карточек);

‑ формирование и ведение личных дел;

‑ подготовку дел кадровой службы к передаче в архив;

‑ хранение дел кадровой службы в архиве;

‑ составление номенклатуры дел кадровой службы.

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. N 140 утвержден Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госорганов. Документы по личному составу включены в пп.621-668 (686).

Порядок документального оформления приема на работу

Документальной оформление приема на работу нового работника организации (предприятия) проводится обеими сторонами этого процесса, т.е. самим работником и кадровой службой организации (предприятия). Выглядит это следующим образом:

Документы, оформляемые соискателем работы:

- резюме (в произвольной форме с разделами: ФИО, контакты, цель, желаемый уровень заработной платы, опыт работы, образование, дополнительная информация);

- автобиография (краткое изложение основных этапов жизни и деятельности в произвольной форме в хронологическом порядке. Разделы: ФИО; дата и место рождения; образование; трудовая деятельность; профессия; общественная работа, участие в выборных органах; отношение к воинской службе и воинское звание; наличие правительственных и других наград и поощрений; семейное положение;

- анкета или тест (форма определяется организацией-нанимателем);

- заявление (чаще всего пишется от руки, но во многих организациях может иметься и трафаретная форма)

Документы, оформляемые соискателем работы:

- Личный листок по учету кадров оформляется по форме, установленной Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.

Личный листок по учету кадров заполняется соискателем собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы, который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка соискателя.

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

3. Порядок документального оформления приема на работу

Документы, оформляемые кадровой службой:

- трудовой договор (контракт) с работником;

- приказ о приеме на работу (форма приказа унифицирована в ОКУД – код 0221620002);

- трудовая книжка либо запись в имеющейся (в порядке, определенном Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. N 30);

- личная карточка;

- заводится личное дело(порядок формирования регламентирован Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. №2).

При переводе работника по его инициативе на другую должность в рамках организации (предприятия) порядок оформления Д осуществляется следующий: Заявление о переводе на другую работу/должность, Приказ (распоряжение) о переводе на другую должность, Запись в трудовой книжке, Запись в карточке и/или в личном деле, Запись в лицевом счете по заработной плате.

Формы приказа (распоряжения) о переводе унифицированы в Общегосударственном классификаторе управленческих документов ОКУД.

При переводе работника на другую должность в рамках организации по инициативе нанимателя порядок документального оформления будет выглядеть иначе. Первоначально оформляется не заявление, а докладная записка от имени руководителя структурного подразделения, в которое целесообразен перевод работника, либо представление от имени непосредственного руководителя работника.

Только после оформления этих документов и наложения на них резолюции руководителя организации с его согласием на такой перевод (перемещение) будет издаваться приказ (распоряжение) о переводе (перемещении) на другую работу. Далее с этим приказом работника письменно ознакомят, а также внесут специальные записи в трудовую книжку, личную карточку, лицевой счет по заработной плате.

При переводе на другую работу (должность) трудовой контракт (договор) будет составлен заново, в случае перемещения допускается просто оформить дополнительное соглашение к действующему контракту (договору).

Увольнение работника по согласию сторон (а чаще всего по инициативе самого работника) производится с оформлением документов: Заявление об увольнении, Приказ об увольнении, Запись, Запись в личной карточке и/или в личном деле, Запись в лицевом счете по заработной плате.

Заявление об увольнении работник пишет, как правило, не менее чем за месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю. Руководитель издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

Увольнение работника по инициативе работодателя обязательно сопровождается подготовкой письма унифицированной формы в адрес профсоюзного комитета о согласии на увольнение и уведомления унифицированной формы об увольнении в адрес работника.

Документы, необходимые для оформления увольнения, регламентированы в Общегосударственном классификаторе управленческих документов ОКУД.

Итогом увольнения работника будет окончательный финансовый расчет с ним и выдача ему на руки трудовой книжки со всеми необходимыми записями (в случае, когда работник не является за своими документами в кадровую службу, допустимо ее выслать работнику на домашний адрес по почте с уведомлением).

Схема оформления увольнения по инициативе работника

27. Оформления документов по личному составу при наложении дисциплинарных взысканий.

Трудовая дисциплина – обязательное для всех работников подчинение установленному трудовому распорядку и надлежащее выполнение своих обязанностей.

Трудовой распорядок для работников определяется:

1) правилами внутреннего трудового распорядка, коллективными договорами, соглашениями, положениями и инструкциями по охране труда и технике безопасности и другими локальными нормативными правовыми актами; 2) штатным расписанием; 3) должностными инструкциями работников; 4) графиками работ (сменности); 5) графиками отпусков.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (дисциплинарный проступок) устанавливается дисциплинарная ответственность. Наниматель может применить к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение.

Оформление документов по личному составу при командировании работников, предоставлении им отпусков.

Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом. Примерная форма записки об отпуске устанавливается соответствующим государственным органом (Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь). Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска является либо график трудовых отпусков, либо заявление с просьбой о предоставлении отпуска (в индивидуальном порядке, когда желаемый срок отпуска не совпадает со сроком, указанным в графике трудовых отпусков).

Оформление заявления о предоставлении отпуска (в индивидуальном порядке), Издание распорядительного документа о предоставлении отпуска (в срок по графику или индивидуально), Запись в личную карточку данных о предоставлении отпуска (сроки, количество использованных дней и т.д.).

Преждевременный отзыв работника из отпуска по производственным причинам возможен только на основании письменного согласия работника (заявления о согласии на отзыв из отпуска). При этом также издается распорядительный документ того же вида, каким был оформлен отпуск работника (приказ, распоряжение, решение). Отзыв из отпуска без согласия работника не допускается.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Направление работников в служебную командировку оформляется на основании докладной записки о командировании приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы.

Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Как правило, работнику, направляемому в командировку, выдается задание на командирование, утверждаемое руководителем организации, в котором подробно указываются: принимающая организация, цель и сроки командирования, а также регламентируется план работы командированного работника во все дни пребывания в командировке. Подписывается данный Д командируемым работником, согласуется с его непосредственным руководителем и иными курирующими должностными лицами.

По возвращению из командировки и по ее итогам командированный работник готовит следующие виды отчетов: авансовый отчет (отчет об использовании денежных средств, выделенных на командировку) и отчет о результатах командировки (отчет о степени выполнения задач командирования, а также о выполнении плана командировки).