Нормативно-методическая база делопроизводства. Нормативные правовые акты, государственные стандарты, классификаторы и другие нормативные документы.

Как известно, делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

- правила оформления документов;

- правила работы с документами;

- обеспечение сохранности документов;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.

Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:

- законодательные и правовые акты РБ;

- государственные и отраслевые стандарты;

- нормативные документы;

- государственные и отраслевые классификаторы;

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

- инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.

ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ

Ведение делопроизводства в Республике Беларусь регулируется комплексом документов, которые могут быть разделены на три основные группы:

1) нормативные правовые акты Республики Беларусь;

2) технические нормативные правовые акты;

3) методические документы.

1) Нормативный правовой акт - это официальный документ установленной формы, принятый (изданный) в пределах компетенции уполномоченного государственного органа (должностного лица) или путем референдума с соблюдением установленной законодательством Республики Беларусь процедуры, содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение.

Нормативные правовые акты Республики Беларусь называются также актами законодательства Республики Беларусь. Они устанавливают нормы, обязательные для применения всеми организациями, на которые распространяется их действие. К числу нормативных правовых актов относятся законы РБ, указы и декреты Президента РБ, постановления Совета Министров РБ, постановления и приказы республиканских органов государственного управления (министерств, государственных комитетов, комитетов при Совете Министров), решения местных исполнительных и распорядительных органов (областных и Минского городского исполнительных комитетов и соответствующих советов депутатов), а также утверждаемые перечисленными выше документами положения, инструкции, правила, регламенты и др.

Система нормативных правовых актов Республики Беларусь составляет законодательство Республики Беларусь. Среди актов законодательства Республики Беларусь выделяется особая группа законодательных актов, имеющих высшую юридическую силу по отношению ко всем остальным нормативным правовым актам, - законы Республики Беларусь, указы и декреты Президента Республики Беларусь, решения референдума.

2) Технические нормативные правовые акты - это технические регламенты, технические кодексы установившейся практики, стандарты, технические условия.

Юридическая сила технических нормативных правовых актов не одинакова. Технические регламенты являются обязательными для соблюдения. Положения технических кодексов и технических условий не должны противоречить требованиям технических регламентов.

Стандарты делятся на государственные, международные, межгосударственные, стандарты организаций. Государственные стандарты Республики Беларусь являются добровольными для применения. Международные и межгосударственные стандарты применяются в Республике Беларусь, если их требования не противоречат законодательству Республики Беларусь.

К группе технических нормативных правовых актов обычно относят также общегосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации, авиационные правила, зоогигиенические, ветеринарные, ветеринарно-санитарные нормы и правила, санитарные нормы, правила и гигиенические нормативы, нормы и правила пожарной безопасности, формы государственной статистической отчетности и указания по их заполнению, утвержденные в установленном законодательством порядке.

3) Методические документы (указания, рекомендации) раскрывают и детализируют положения, зафиксированные в документах первых двух групп. Они имеют рекомендательный характер и применяются организациями с учетом специфики их деятельности.

Различные вопросы работы с документами регулируются такими законодательными актами, как Конституция Республики Беларусь, Гражданский кодекс, Трудовой кодекс и др. Однако основным законодательным актом, регламентирующим ведение делопроизводства в Республике Беларусь, является Закон РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (далее - Закон). Законом установлено, что все государственные органы, а также организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению (ст.25). Законом определено, что руководители государственных органов и организаций всех форм собственности несут личную ответственность за состояние делопроизводства на порученных участках работы.

Такая ответственность нашла прямое отражение в Кодексе Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП), которым предусмотрена административная ответственность должностных лиц за нарушение нормативных актов по архивному делу и делопроизводству в виде денежных штрафов, в т.ч.:

- за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений - от 10 до 30 базовых величин (ст.23.37 КоАП);

- за выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от передачи документов на государственное хранение в установленных законом случаях - до 20 базовых величин (ст.22.11 КоАП);

за несоблюдение обязательных для соблюдения требований технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации в оформлении документов или требований, предъявляемых к порядку их обработки, движения или хранения, - до 20 базовых величин (ст.22.12 КоАП);

- за незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу - от 4 до 20 базовых величин (ст.22.10 КоАП)

Контроль за соблюдением законодательства по архивам и делопроизводству возложен на Государственную инспекцию архивов и делопроизводства Республики Беларусь (Госархивнадзор), положение о которой утверждено постановлением Совета Министров РБ от 22.12.1998 № 1947.

Важнейшим нормативным правовым актом, регулирующим постановку делопроизводства в организациях, является Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13. Данная инструкция определяет общие принципы ведения делопроизводства и содержит следующие разделы: правила подготовки и оформления документов, организация работы с документами, контроль исполнения документов, составление номенклатуры дел, формирование дел, экспертиза ценности документов, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов, передача дел в ведомственный архив и на государственное хранение. На основании Примерной инструкции должны разрабатываться типовые или примерные инструкции для групп однородных организаций определенной отрасли, а также конкретные инструкции по ведению делопроизводства в каждой организации.

При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов, справок, писем и др.) базовыми являются Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические указания по его практическому применению (утверждены приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41). Эти документы устанавливают набор постоянных и переменных реквизитов, применяемых при подготовке организационно-распорядительных документов и работе с ними, определяют правила их оформления, порядок расположения на документе и др.

Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 как самостоятельный документ входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД) (утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству РБ от 14.05.2007 № 25). Унифицированная система организационно-распорядительной документации является методическим документом и включает в себя также альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов, классификатор унифицированных форм документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы», и пояснительную записку по его применению.

Оформление документов в министерствах, госкомитетах, комитетах при Совете Министров РБ и организациях, непосредственно подчиненных Правительству, регулируется Инструкцией по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 24.07.2003 № 27. Инструкция устанавливает требования к размерам и типам шрифтов, используемых при создании документов с помощью компьютера, межстрочные интервалы, особые по сравнению с СТБ 6.38-2004 требования к оформлению некоторых реквизитов.

При изготовлении бланков документов и их использовании организациям государственной формы собственности наряду с СТБ 6.38-2004 необходимо также руководствоваться Указом Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и постановлением Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь». Эти документы определяют порядок оформления, изготовления, использования, хранения и списания гербовых бланков.

Порядок обращения с гербовыми печатями закреплен в Положении о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденном постановлением Кабинета Министров РБ от 07.08.1995 № 424.

Важнейшим нормативным актом, регламентирующим архивоведческие аспекты делопроизводства, а также деятельность архивов организаций являются Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5. В данных правилах сформулированы требования к порядку составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации, установлены критерии определения ценности документов и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве и архиве, сформулированы требования к оформлению дел, определен порядок их передачи в архив организации и на государственное хранение, порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения и др. Кроме того, указанные правила устанавливают требования к помещению архива, регламентируют порядок использования документов, поступивших на хранение в архив организации.

При определении сроков хранения документов и отборе их на государственное хранение или уничтожение используются перечни типовых документов с указанием сроков хранения (так называемые типовые перечни). Под типовыми документами понимаются документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их статуса, ведомственной принадлежности или специфики деятельности. В настоящее время в Республике Беларусь действует два типовых перечня:

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38);

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).

В качестве методического документа при определении сроков хранения документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности, может использоваться Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденный начальником Главархива СССР 15.08.1988).

В типовых перечнях определены сроки хранения как для организаций, передающих документы на хранение в госархивы, так и для организаций, документы которых не поступают на государственное хранение, в т.ч. негосударственных.

Сроки хранения документов, отражающих специфические функции организаций (присущие определенной ведомственной системе), определяются в разрабатываемых министерствами и другими органами управления ведомственных перечнях.

В настоящее время все большее распространение получают электронные документы и автоматизированные системы обработки документации.

Работа с электронными документами регламентируется в первую очередь Законом РБ от 10.01.2000 № 357-3 «Об электронном документе», которым определены сфера обращения электронного документа, основные требования, предъявляемые к электронному документу, его структура, способы придания ему юридической силы и др.

Нормы закона получили развитие в Государственном стандарте Республики Беларусь (СТБ) 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения». Стандарт определяет общие требования к созданию электронных документов, принципы планирования жизненного цикла электронного документа, правила его идентификации и удостоверения подлинности, защиту электронного документа, порядок внесения изменений, правила учета и хранения электронных документов в ведомственном архиве и их передачи на государственное хранение. Отбор электронных документов на государственное хранение осуществляется в соответствии с Инструкцией по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение, утвержденной постановлением Белкомархива от 23.03.2005 № 3.

Также в Республике Беларусь применяются государственные стандарты СССР: ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размер, технические требования» и ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».