Информационная система Lotus Domino/Notes

Lotus Domino/Notes обеспечивают полноценное решение в области систем коллективной работы, и позволяют решать технологически сложные задачи на любом организационном уровне. Lotus Domino – это одновременно сервер электронной почты, сервер приложений для работы с документами и создания систем автоматизации деловых процедур, Web-сервер, дополненный широкими возможностями интеграции с реляционными СУБД и системами управления ресурсами предприятий (ERP-системами). Lotus Notes – это интегрированный почтовый и Internet-клиент, клиент для совместной работы и работы с документами, обеспечивающий кроме всего прочего, возможности мобильной работы пользователей.

Lotus Domino и Notes сами по себе, а также в сочетании с другими продуктами семейства Domino, включают все перечисленные ниже технологии:

- документоориентированная база данных;

- средства разработки приложений;

- система электронной почты;

- система реплицирования (тиражирования) документов, информации и приложений;

- средства защиты информации и разграничения доступа;

- средства календарного планирования и составления расписаний;

- Web-технологии и технологии Internet/intranet;

- средства интеграции с реляционными базами данных, системами управления ресурсами предприятий (ERP) и транзакционными системами.

Многие из этих технологий, взятые в отдельности, достаточно хорошо были известны и до появления Notes. Но объединенные вместе в рамках единой системы они дали совершенно новое качество, которое позволяет утверждать, что в настоящее время на рынке нет аналога данному программному продукту.

6.7.1 Lotus Document Manager (Domino.Doc)

На любом предприятии создается, редактируется и хранится большое количество документов, как в бумажном, так и в электронном виде. При этом, как правило, единая система управления документами отсутствует, что приводит к дублированию информации, невозможности поиска (в приемлемые сроки) и, соответственно, повторного использования документов. Все это является причиной того, что опыт, накопленный на предприятии, не используется, а руководители различных уровней не обладают полной информацией и, следовательно, решения принимаются при недостатке информации необходимой для оперативного управления. Еще один из важных аспектов этой проблемы – безопасность, которую трудно обеспечить при отсутствии единой системы управления документами. В результате все это отражается на экономической эффективности предприятия.

Для решения таких проблем есть специализированный класс программного обеспечения – Системы Электронного Управления Документами. Lotus Document Manager относится к их числу.

Основные возможности и преимущества Lotus Document Manager:

1. Простота использования. Интуитивно понятный интерфейс и использование знакомых метафор (кабинет, шкаф, папка) позволяют быстро освоиться и приступить к работе. Возможность использования клиентского программного обеспечения привычного пользователю - Lotus Notes, Web-браузер, Windows Explorer, Microsoft Office или другое.

2. Организация совместной работы над документами. Технология распределенного редактирования документов Document Manager позволяет членам рабочих групп из разных географических мест работать с содержимым файловых кабинетов, обеспечивая при этом глобальную целостность документов среди всех реплик кабинетов.

3. Создание единого электронного архива предприятия. Отказ от локальных архивов позволит избежать дублирования информации и уменьшить суммарную стоимость владения.

4. Управление жизненным циклом. Удобное управление версиями документов любого типа – от электронной таблицы до видеоклипов.

5. Защита данных. Document Manager предоставляет проверенные временем, мощные средства защиты данных Domino.

6. Полнотекстовый поиск. Document Manager обеспечивает поиск по атрибутам и по контексту документов. Во время поиска учитывается уровень доступа пользователя.

Lotus Domino Workflow

Lotus Domino Workflow - Управление бизнес-процессами в масштабе предприятия. С помощью Domino Workflow можно улучшить продуктивность, повысить качество и сократить продолжительность циклов в масштабе всей организации. Можно стандартизировать все рабочие процессы, включая маршруты утверждения документов и имена лиц, уполномоченных подписывать эти документы, в рамках одной системы, после чего применять эти процессы в самых различных приложениях. QuickPlace улучшает обмен информацией внутри коллектива и повышает производительность труда, сокращая продолжительность цикла разработки и повышая качество продуктов труда всего коллектива.

Основные возможности и преимущества:

1. Тесная интеграция с Domino. В продукте используются объектные средства Domino™: функции защиты данных, репликации и передачи сообщений.

2. Быстрая разработка процессов. Моделирование приложений производится с помощью интуитивно понятного визуального интерфейса.

3. Расширенные средства управления процессами. Процессы с использованием бумажных документов заменяются автоматизированными рабочими потоками.

4. Снижение затрат, более выгодное вложение средств. Решения для управления рабочими потоками проектируются быстрее, а изменение логики процессов существенно упрощается.

В самой современной системе моделирования рабочих потоков Domino Workflow в полной мере используются возможности Domino, обеспечивающие безопасную передачу сообщений и поддержку браузеров Web. С помощью этой системы можно создавать широкий спектр приложений рабочих потоков: от гибких приложений совместной работы до строго структурированных систем обработки клиентских заказов. Каждое из приложений Domino Workflow является модульным, что обеспечивает возможность многократного использования и простоту обслуживания. Domino Workflow позволяет быстро разрабатывать приложения рабочих потоков и эффективно с точки зрения затрат охватывать с их помощью всю Вашу организацию (и не только ее).

Lotus QuickPlace

Lotus QuickPlace™ – это средство на основе Web, позволяющее Вам немедленно приступить к совместной работе без посторонней помощи. QuickPlace используется для организации и обмена идеями, информационным содержанием и заданиями в ходе реализации любого проекта или решения конкретной задачи. Когда начинается отсчет времени, отпущенного на проект, QuickPlace предоставляет централизованное место для работы в режиме онлайн, структура которого нацелена на максимальную производительность труда.

Интерфейс QuickPlace, ориентированный на устройства типа мыши (point-and-click interface), облегчает взаимодействие, которое эффективно приближает Ваш коллектив к успешному достижению конечной цели.

Таким образом, QuickPlace позволяет создавать в Web места для коллективной работы за секунды. Не требуется ни дополнительного обучения, ни технической помощи – производительная работа начинается немедленно.

Гибкая структура позволяет вносить в нее дополнения по мере изменения и роста потребностей пользователя. Возможно обсуждение сообща в режиме онлайн новых идей или информационного содержания.

Lotus SmartSuite

Lotus SmartSuite - лучший набор приложений для современного мира, обеспечивающий связь со всем миром непосредственно с Вашего рабочего стола.

Lotus SmartSuite предоставляет в Ваше распоряжение возможности поиска, коллективного использования и публикации информации, необходимой Вам для успеха. SmartSuite обеспечивает быстрый поиск и управление информацией, где бы она ни находилась. После этого с помощью мощных функций групповой обработки данных (Team Computing) набора SmartSuite в режиме on-line можно коллективно использовать эту информацию и выполнять общие проекты. Вы можете мгновенно переключиться от одной задачи к следующей, а также от Internet к Вашему рабочему столу.

SmartSuite включает в себя шесть приложений Windows: электронную таблицу, текстовый процессор, систему управления базами данных, инструмент создания графических презентаций, программу планирования и программу работы с мультимедиа.

Основные особенности и преимущества:

1. Максимальная производительность. Мощные функции, позволяющие не начинать работу с нуля и выполнить большинство задач за меньшее количество этапов, существенно экономят Ваше время.

2. Интеллектуальные функции Internet. Встроенные функции доступа к Internet/intranet, а также новые возможности поиска, коллективного использования и публикации информации в режиме online.

3. Групповая обработка данных. Функции TeamReview, TeamConsolidate и TeamMail для электронного запроса и получения отзывов от других членов группы.

4. Простой доступ к данным. Поиск и использование информации в традиционных базах данных, в сетях, в электронной почте, в приложениях группового ПО, в сетях Internet/intranet непосредственно из SmartSuite. Совместимость по форматам файлов с другими офисными наборами приложений.

5. Настраиваемый SmartCenter. Возможны создание и настройка собственных "ящиков" SmartCenter, позволяющих одним щелчком мышью обращаться к основным приложениям и файлам, а также к новостям, сводкам погоды, котировкам на бирже и поддержке Lotus через Web.

Независимо от того, необходимо ли Вам создать обычный простой документ, составить с коллегами объединенный отчет или опубликовать результаты через Internet или intranet, SmartSuite позволит сделать это быстро, просто и наиболее эффективно.