Функции, реализуемые системой

В соответствии с целевым назначением в ЕИС КВП ПРБ обеспечивается реализация следующих функций:

- ввод, регистрация и хранение информации о поручениях Президента Республики Беларусь и ходе их исполнения, о документах, содержащих или сопровождающих поручения;

- доведение информации о поручениях Президента Республики Беларусь адресатам-пользователям системы;

- предоставление пользователям информации о текущих поручениях и документах, связанных с поручениями;

- обслуживание аналитических запросов пользователей и формирование отчётно-статистической информации по запросам пользователей;

- обеспечение участия абонентов ЕИС КВП ПРБ в системе контроля выполнения поручений с использованием имеющихся у них АСДОУ;

- согласованное с взаимодействующими АСДОУ ведение нормативно-справочной информации;

- организация обмена данными между абонентами-пользователями системы;

- организация защиты информации в процессе контроля выполнения поручений Президента Республики Беларусь.

ЕИС КВП ПРБ реализована как система с открытой модульной архитектурой, позволяющей ее дальнейшее расширение и развитие.

6.3 Автоматизированная информационная система
АИС «Резерв»

Разработка автоматизированной информационной системы «Резерв» (АИС «Резерв») была осуществлена согласно п. 5.4. Протокола поручений Президента Республики Беларусь от 24 декабря 2003 г. № 49 с целью ведения электронного учета руководящих кадров, должности которых включены в кадровые реестры Главы государства, Совета Министров Республики Беларусь, облисполкомов и Минского горисполкома, их резерва и перспективного кадрового резерва.

В настоящее время АИС «Резерв» представляет собой комплекс взаимодействующих функциональных и технологических подсистем, распределенных по трем уровням – головном, республиканском и базовом[†] (рисунок 6.5) и связанных единым программно-аппаратным обеспечением и технологией обмена данными.

Информационные системы аналогичного назначения созданы и функционируют в Российской Федерации, а также в Республиках Молдова и Казахстан. Примечательным является тот факт, что все вышеназванные системы, включая отечественную АИС «Резерв», были введены в эксплуатацию приблизительно в одно время и имеют схожие возможности. Это свидетельствует не только о своевременности внедрения в практику кадровой работы подобных инноваций, но также подчеркивает наличие внимания со стороны руководства республики к проблемам эффективного использования имеющихся кадровых ресурсов в области управления.

Помимо выполнения основной задачи – ведения электронного учета руководящих кадров – АИС «Резерв» предоставляет руководителям организаций и работникам кадровых служб возможность использовать в своей деятельности все преимущества современных информационных технологий. За счет унификации данных и наличия в системе расширенных аналитических функций в значительной мере ускоряется процесс принятия решений по кадровым вопросам (в любой момент времени система способна предоставить точные, проверенные данные, снижая тем самым зависимость от субъективных оценок); повышается эффективность работы в условиях дефицита времени (благодаря использованию АИС «Резерв» руководитель освобождает себя от большого количества технической, рутинной работы), формируется общее видение кадрового потенциала региона либо организации.

/

Рисунок 6.5 – Структура АИС «Резерв»

Программное обеспечение АИС «Резерв» позволяет осуществлять подготовку статистических отчетов о численности и распределении государственных служащих по полу, возрасту, образованию; формирование списков лиц, у которых заканчивается контракт; списков уволенных и назначенных за определенный период; списков лиц, получивших поощрения либо дисциплинарные взыскания; подготовку информации о наличии вакансий; сведений об аттестации, днях рождения сотрудников и др.

Одним из несомненных плюсов использования АИС является возможность организации поиска информации в базе данных по критериям, определяемым пользователем системы. Также существует возможность формирования запросов и получения информации в требуемой форме для подготовки аналитических материалов.

Следует, однако, подчеркнуть, что любая автоматизированная информационная система (АИС «Резерв» в этом смысле не исключение) представляет собой лишь инструмент в руках руководителя, который ни в коей мере не способен заменить его самого. На сегодняшний момент можно констатировать, что фактором, одновременно способствующим и препятствующим использованию всех вышеперечисленных преимуществ, является заинтересованность и понимание руководством необходимости более широкого использования в практике кадровой работы подобных инструментов.

Система КАНЦЛЕР

Система (далее пакет прикладных программ) КАНЦЛЕР предназначена для автоматизированного ведения делопроизводства и архива документов в организациях и на предприятиях в рамках унифицированной системы организационно-распорядительной документации. В пакет КАНЦЛЕР входят:

- программный комплекс «Базовая система»;

- программный комплекс «Делопроизводство»;

- компонент «Архивное дело».

Программы пакета КАНЦЛЕР обеспечивают отслеживание движения документов с момента их получения или создания и до завершения их исполнения, отправки или сдачи в дело или архив.

Они позволяют производить приём, регистрацию, рассмотрение, обработку документов, информационно-справочную работу, хранение, контроль исполнения документов, подготовку, оформление, согласование, заверение документов электронно-цифровой подписью, хранение и обработку исходящих и внутренних документов, а также позволяют выполнять формирование дел и передачу документов в архив.

Программные комплексы и компоненты пакета КАНЦЛЕР обеспечивают централизованное хранение базы данных всех документов и одновременный доступ к документам всем пользователям и предоставляют возможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени.

Систематизация документов в базе данных производится по различным видам и реквизитам документов.

Пакет прикладных программ может быть использован как в относительно небольших, так и в достаточно крупных, территориально распределенных и имеющих разветвленную структуру организациях.

Состав формируемых программным средством электронных документов, а также совокупность и содержание их реквизитов основаны на требованиях действующих законодательных актов и рекомендуемых дополнительно технических нормативных правовых актов.

Эффект от внедрения программных комплексов пакета КАНЦЛЕР достигается за счет:

- автоматизации документооборота предприятия и, как следствие, оперативности принятия бизнес-решений;

- обеспечения непосредственного доступа к базе данных документов всем заинтересованным службам и руководителям структурных подразделений;

- сокращения времени создания выходных документов;

- обеспечения возможности поиска документов по ключевым реквизитам;

- обеспечения селективности предоставляемой информации по уровням управления, то есть каждому пользователю должен обеспечиваться доступ только к определенной для него области данных в базе;

- адаптивности компонентов пакета к изменяющимся производственным и внешним условиям.

Особенности эксплуатации программных комплексов пакета КАНЦЛЕР соответствуют особенностям эксплуатации стандартных средств Lotus Notes.

6.5 Информационная система "Галактика"

Система "Галактика" — комплексная система автоматизации управления предприятием. Система обладает широкими функциональными возможностями и является основой единого информационного пространства предприятия. Система ориентирована на автоматизацию решения задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла.