Функциональные обязанности (ФО)

4.4.4.1. Определение назначения документа:

ФО определяют совокупность конкретных действий, выполняемых специалистом для решения задач, поставленных перед структурным подразделением. ФО разрабатываются не познее 20 рабочих дней со дня приема специалиста на работу или смены должности. ФО разрабатываются для каждого специалиста.

4.4.4.2. Разработка и оформление документов:

ФО разрабатываются руководителями структурных подразделений совместно со специалистами отдела кадров с функциями мобилизационного органа. Образец оформления титульного листа ФО приведен в Ф 10 ДП 02.01.01.2014.

ФО включают в себя следующие разделы:

- основная задача;

- функции.

Каждый лист документа в верхних колонтитулах содержит следующее: наименование учреждения, идентификационный код документа, нумерацию листов, общее количество листов, номер издания, дату введения.

Примером оформления колонтитула для внутренних документов системы менеджмента качества служит колонтитул Руководства по качеству.

4.4.4.3. Идентификационный номер документа:

ФО
Функциональные обязанности	Уровень документа	Номер подразделения	Номер должностной инструкции	Номер издания	Год издания

4.4.4.4. Проверка, согласование, утверждение, регистрация и введение документа в действие:

ФО проходят проверку у начальника отдела кадров с функциями мобилизационного органа и начальника юридического отдела. Процедуру согласования ФО не проходят.

Заведующие структурными подразделениями знакомят каждого специалиста с ФО под роспись (на последнем листе «с обязанностями ознакомлен, должность, Ф. И. О.»).

ФО утверждаются руководителем ИЛЦ. Дата введения в действие указывается на титульном листе.

ФО вступают в силу с момента утверждения.

После введения в действие ФО заведующие структурными подразделениями регистрируют ФО в соответствующих реестрах (Ф 02 ДП 02.01.01.2014) и передают реестры начальнику отдела кадров с функциями мобилизационного органа.

4.4.4.5. Создание механизма рассылки бумажных копий внутренних документов:

Специалисты отдела кадров с функциями мобилизационного органа делают учтенные копии ФО для каждого специалиста, на титульном листе ставят штамп ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» «Копия верна», роспись, Ф. И. О. специалиста отдела кадров с функциями мобилизационного органа, дату создания копии и выдают под роспись каждому специалисту. Специалисты отдела кадров с функциями мобилизационного органа вносят записи в лист рассылки документов и управляют данными учтенными копиями ( РК 01.01.01.2014).

4.4.4.6. Использование в работе и хранение:

Оригиналы ФО на бумажном носителе оформляются в 1 экземпляре, хранятся в у начальника отдела кадров с функциями мобилизационного органа.

Электронные версии ФО хранятся у заведующих структурными подразделениями в ПК и на внешних носителях (флеш-карте). Персональные компьютеры заведующих структурными подразделениями защищены паролем. Внешние носители хранятся в шкафу.

Электронные версии действующих в структурных подразделениях ФО и их реестров заведующие структурными подразделениями передают для хранения начальнику отдела кадров с функциями мобилизационного органа после проведения актуализации. Начальник отдела кадров с функцией собилизационного органа хранит электронные версии на внешних носителях (флеш-карте). Персональный компьютер начальника отдела кадров с функцией собилизационного органа защищен паролем. Внешние носители хранятся в шкафу.

4.4.4.7. Актуализация и внесение изменений:

Актуализация ФО проводится по мере необходимости внесения изменений, при смене вида деятельности, по результатам внутренних и внешних аудитов и т. д., но не реже 1 раза в год. Ответственность за актуализацию ФО возложена на заведующих структурными подразделениями.

Данные о проведенной актуализации отражаются в реестрах ФО (реестрах структурных подразделений и сводных реестрах ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»).

В ФО не допускается внесение изменений от руки, т. е. при необходимости внесения изменений ФО переиздаются.

Обновление ФО осуществляется путем пересмотра в целом, печатаются новые издания документов с включенными изменениями. Переизданные ФО проходят процедуры согласования и утверждения. На титульных листах указывается дата введения нового издания ФО.

4.4.4.8. Отмена:

На титульных листах отмененных оригиналов ФО начальник отдела кадров с функцией мобилизационного органа вносит дату отмены, указывает свою должность, ставит роспись и Ф. И. О.

Учтенные копии ФО специалисты отдела кадров с функциями мобилизационного органа изымают у специалистов. Записи об изъятии специалисты отдела кадров с функциями мобилизационного органа вносят в РК 01.01.01.2014.

Об отмене ФО и введении в действие новых изданий специалисты отдела кадров с функциямим мобилизационного органа информируют специалистов.

4.4.4.9. Архивирование и уничтожение:

Оригиналы отмененных ФО подлежат хранению в течение года после его отмены у начальника отдела кадров с функциями мобилизационного органа, далее передаются в архив ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» и подлежат хранению в архиве в течение 5 лет.

По истечении указанного срока подлежат списанию и уничтожению, согласно установленным требованиям.

Бумажные копии отмененных ФО подлежат списанию и уничтожению, согласно установленным требованиям.

Электронные версии ФО архивируются заведующими структурными подразделениями, начальником отдела кадров с функциями мобилизационного органа на жесткие носители (сервер, USB или др.) после их утверждения и ввода в действие.

Инструкции по технике безопасности (далее ИТБ)

4.4.5.1. Определение назначения документа:

ИТБ определяют совокупность конкретных требований безопасности при осуществлении профессиональной деятельности. ИТБ разрабатываются для каждого производственного фактора, до начала проведения работ с ними.

4.4.5.2. Разработка и оформление документов:

ИТБ разрабатываются руководителями структурных подразделений совместно с инженером по охране труда и технике безопасности. Образец оформления титульного листа ИТБ приведен в Ф 11 ДП 02.01.01.2014.

ИТБ включают в себя следующие разделы:

- область применения;

- общие положения;

- меры безопасности.

Каждый лист документа в верхних колонтитулах содержит следующее: наименование учреждения, идентификационный код документа, нумерацию листов, общее количество листов, номер издания, дату введения.

Примером оформления колонтитула для внутренних документов системы менеджмента качества служит колонтитул Руководства по качеству.

4.4.5.3. Идентификационный номер документа:

ИТБ
Инструкция по технике безопасности	Уровень документа	Номер Подразделения	Номер инструкции	Номер издания	Год издания

4.4.5.4. Проверка, согласование, утверждение, регистрация и введение документа в действие:

ИТБ проходят согласование (проверку) у заместителя руководителя ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР». Процедуру согласования ИТБ не проходят. ИТБ утверждаются руководителем ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР». Дата введения в действие указывается на титульном листе.

ИТБ вступают в силу с момента утверждения.

После введения в действие ИТБ заведующие структурными подразделениями регистрируют ИТБ в соответствующих реестрах (Ф 02 ДП 02.01.01.2014) и передают реестры менеджеру по качеству.

4.4.5.5. Создание механизма рассылки бумажных копий внутренних документов:

Инженер по охране труда и технике безопасности делает учтенные копии ИТБ для каждого структурного подразделения, на титульном листе ставит номер копии, роспись, Ф. И. О., должность, дату создания копии и выдает под роспись каждому руководителю структурным подразделением. Инженер по охране труда и технике безопасности вносит записи в лист рассылки документов и управляет данными учтенными копиями ( РК 01.01.01.2014).

4.4.5.6. Использование в работе и хранение:

Оригиналы ИТБ на бумажном носителе оформляются в 1 экземпляре, хранятся в инженера по охране труда и технике безопасности.

Электронные версии ИТБ хранятся у заведующих структурными подразделениями в ПК и на внешних носителях (флеш-карте). Персональные компьютеры заведующих структурными подразделениями защищены паролем. Внешние носители хранятся в шкафу.

Электронные версии действующих в структурных подразделениях ИТБ и их реестров заведующие структурными подразделениями передают для хранения инженеру по охране труда и технике безопасности и менеджеру по качеству после проведения актуализации. Инженер по охране труда и технике безопасности и менеджер по качеству хранят электронные версии на внешних носителях (флеш-карте). Персональные компьютеры инжера по охране труда и технике безопасности и менеджера по качеству защищены паролем. Внешние носители хранятся в шкафу.

4.4.5.7. Актуализация и внесение изменений:

Актуализация ИТБ проводится по мере необходимости внесения изменений, при изменении производственных факторов, по результатам внутренних и внешних аудитов и т. д., но не реже 1 раза в год. Ответственность за актуализацию ИТБ возложена на заведующих структурными подразделениями.

Данные о проведенной актуализации отражаются в реестрах ИТБ (реестрах структурных подразделений и сводных реестрах ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»).

В ИТБ не допускается внесение изменений от руки, т. е. при необходимости внесения изменений ИТБ переиздаются.

Обновление ИТБ осуществляется путем пересмотра в целом, печатаются новые издания документов с включенными изменениями. Переизданные ИТБ проходят процедуры согласования и утверждения. На титульных листах указывается дата введения нового издания ИТБ.

4.4.5.8. Отмена:

На титульных листах отмененных оригиналов ИТБ инженер по охране труда и технике безопасности вносит дату отмены, указывает свою должность, ставит роспись и Ф. И. О.

Учтенные копии ИТБ инженер по охране труда и технике безопасности изымает у руководителей структурными подразделениями. Записи об изъятии инженер по охране труда и технике безопасности вносит в РК 01.01.01.2014.

Об отмене ИТБ и введении в действие новых изданий инженер по охране туда и технике безопасности информирует заведующих структурными подразделениями. Ответственность за информирование специалистов несут руководители структурных подразделений.

4.4.5.9. Архивирование и уничтожение:

Оригиналы отмененных ИТБ подлежат хранению в течение года после его отмены у инженера по охране труда и технике безопасности, далее передаются в архив ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» и подлежат хранению в архиве в течение 5 лет.

По истечении указанного срока подлежат списанию и уничтожению, согласно установленным требованиям.

Бумажные копии отмененных ИТБ подлежат списанию и уничтожению, согласно установленным требованиям.

Электронные версии ИТБ архивируются заведующими структурными подразделениями, инженером по охране труда и технике безопасности и менеджером по качеству на жесткие носители (сервер, USB или др.) после их утверждения и ввода в действие.

Реестры документов

4.5.1. Назначение реестров:

Реестры в ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» ведутся для учета формуляров РК и ДП, учета внутренней документации 3-го уровня и управления.

4.5.2. Перечень реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»:

- реестр формуляров РК;

- реестр ДП;

- реестр формуляров ДП;

- реестр ВИ;

- реестр РИ;

- реестр ДИ;

- реестр ФО;

- реестр ИТБ.

4.5.3. Оформление реестров, ответственные за ведение реестров:

После введения в действие внутренних документов ответственные специалисты регистрируют их в соответствующих реестрах (Ф 02 ДП 02.01.01.2014).

Ответсвенные за ведение реестров:

- реестр формуляров РК – менеджер по качеству (сводный реестр ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»);

- реестр ДП – менеджер по качеству (сводный реестр ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»);

- реестр формуляров ДП – менеджер по качеству (сводный реестр ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»);

- реестр ВИ – руководитель структурного подразделения (реестр структурного подразделения), менеджер по качеству (сводный реестр ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»);

- реестр РИ – руководитель структурного подразделения (реестр структурного подразделения), менеджер по качеству (сводный реестр ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»);

- реестр ДИ – руководитель структурного подразделения (реестр структурного подразделения), менеджер по качеству (сводный реестр ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»);

- реестр ФО – руководитель структурного подразделения (реестр структурного подразделения), менеджер по качеству (сводный реестр ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»);

- реестр ИТБ – руководитель структурного подразделения (реестр структурного подразделения), менеджер по качеству (сводный реестр ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»).

Каждый лист реестров в верхних колонтитулах содержит следующее: наименование учреждения, идентификационный код формуляра реестра, нумерацию листов, общее количество листов, номер издания реестра, дату введения реестра.

Примером оформления колонтитула для реестров служит колонтитул Руководства по качеству.

На последнем листе реестров указываются для реестров структурных подразделений:

- составил: должность, Ф. И. О., роспись руководителя структурного подразделения;

- согласовал: должность, Ф. И. О., роспись:

реестры ВИ, РИ – менеджер по качеству;

реестры ДИ, ФО – начальник отдела кадров, менеджер по качеству;

реестры ИТБ – инженер по охране труда и технике безопасности, менеджер по качеству.

На последнем листе сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»:

- составил: должность, Ф. И. О., роспись менеджера по качеству;

- согласовал: должность, Ф. И. О., роспись заместителя руководителя ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР».

4.5.4. Создание механизма рассылки бумажных копий реестров (при необходимости):

Менеджер по качеству делает учтенные копии сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» (ДИ, ФО, ИТБ), указывает на первом листе номер экземпляра и выдает копии сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» (ДИ, ФО) начальнику отдела кадрв с функциями мобилизационного органа, копию сводного реестра ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» (ИТБ) – инженеру по охране труда и технике безопасности. Менеджер по качеству вносит записи в лист рассылки документов и управляет данными учтенными копиями ( РК 01.01.01.2014).

При необходимости менеджер по качеству делает учтенные копии сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» (формуляров РК, ДП, формуляров ДП, ВИ, РИ), указывает на первом листе номер экземпляра и выдает под роспись специалистам ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР». Менеджер по качеству вносит записи в лист рассылки документов и управляет данными учтенными копиями ( РК 01.01.01.2014).

При необходимости заведующие структурными подразделениями делают учтенные копии реестров структурных подразделений (ВИ, РИ, ДИ, ФО, ИТБ), указывают на первом листе номер экземпляра и выдают под роспись специалистам ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР». Руководители структурных подразделений вносят записи в лист рассылки документов и управляют данными учтенными копиями ( РК 01.01.11.2014).

4.5.5. Использование в работе и хранение:

Оригиналы реестров на бумажном носителе оформляются:

Реестры структурных подразделений оформляются на бумажных носителях заведующими структурными подразделениями в 2-х экземплярах, один экземпляр хранится у руководителя структурного подразделения, второй экземпляр у менеджера по качеству. На основании реестров структурных подразделений менеджер по качеству составляет сводные реестры ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР».

Заведующие структурными подразделениями передают электронные версии реестров структурных подразделений и электронные версии документов:

электронные версии реестров и текстов документов ВИ, РИ – менеджеру по качеству;

электронные версии реестров и текстов документов ДИ, ФО – начальнику отдела кадров с функциями мобилизационного органа, менеджеру по качеству;

электронные версии реестров и текстов документов ИТБ – инженеру по охране труда и технике безопасности, менеджеру по качеству.

Сводные реестры ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» (формуляров РК, ДП, формуляров ДП, ВИ, РИ, ДИ, ФО, ИТБ) составляются и распечатываются менеджером по качеству в одном экземпляре, хранятся у менеджера по качеству.

Электронные версии хранятся в ПК и на внешнем носителе (флеш-карте). Персональные компьютеры защищены паролем. Внешние носители хранятся в шкафу.

Менеджер по качеству размещает во внутренней локальной сети защищенные от внесения изменений (формат pdf с пометкой «Действителен в электронном виде») электронные версии сводных реестров ИЛЦ. Электронные версии сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» доступны всем сотрудникам для использования в электронном виде и находятся в локальной сети ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» по адресу: сетевое окружение/Kulvec/ящик/документы системы качества ИЛЦ.

4.5.6. Актуализация и внесение изменений:

Актуализация реестров проводится при необходимости внесения изменений (последний день квартала), но не реже 1 раза в год.

Ответственность за актуализацию реестров структурных подразделений возложена на заведующих структурными подразделениями, сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» – на менеджера по качеству.

В реестрах не допускается внесение изменений от руки, т. е. при необходимости внесения изменений реестр переиздаются.

Обновление реестра осуществляется путем пересмотра в целом, печатаются новые издания документов с включенными изменениями. Переизданные реестры проходят процедуры согласования. Указывается дата введения нового издания реестра.

В течение 5 рабочих дней после поступления реестров структурных подразделений менеджер по качеству вносит изменения в сводные реестры ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР».

4.5.7. Отмена:

На первых листах отмененных оригиналов реестров структурных подразделений и сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» ответственные за ведение реестров вносят дату отмены, указывают свою должность, ставят роспись и Ф. И. О.

Учтенные копии реестров структурных подразделений и сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» изымаются ответственными за ведение реестров. Записи об изъятии ответственные за ведение реестров вносят в РК 01.01.01.2014.

Об отмене реестров структурных подразделений и введении в действие новых изданий руководители структурных подразделений информируют специалистов.

Об отмене сводных реестров ИЛЦ и введении в действие новых изданий менеджер по качеству информирует руководителей структурными подразделениями. Ответственность за информирование специалистов несут руководители структурных подразделений.

4.5.8. Архивирование и уничтожение:

Оригиналы отмененных реестров структурных подразделений и сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» подлежат хранению в течение 5 лет после их отмены у держателей оригиналов. По истечении указанного срока подлежат списанию и уничтожению, согласно установленным требованиям.

Бумажные копии отмененных реестров структурных подразделений и сводных реестров ИЛЦ подлежат списанию и уничтожению, согласно установленным требованиям.

Электронные версии реестров структурных подразделений и сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» архивируются ответственными специалистами (заведующими структурными подразделениями, начальником отдела кадров с функциями мобилизационного органа, инженером по охране труда и технике безопасности и менеджером по качеству) на жесткий носитель (сервер, USB или др.) после их утверждения и ввода в действие.