Первичная обработка дел для подготовки к архивному хранению
Не все документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, должны поступать на хранение в архив. Например, документы кадровой службы, как и любого другого структурного подразделения организации, в соответствии с перечнем имеют различные сроки хранения. В архив должны поступать документы в упорядоченном состоянии, срок хранения которых составляет 10 и более лет.
Документы, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в кадровой службе, бухгалтерии и др.) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения согласно перечням, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке. [4, с. 116]
В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» под упорядочением архивных документов понимается комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, устанавливаемыми специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. [11, с. 1]
В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.
Подготовкой документов к сдаче в архив занимаются секретари или работники документационного обеспечения управления (ДОУ). Они выполняют целый комплекс определенных задач.
На основе перечней документов и номенклатур дел определяют сроки хранения и ценность документов. По результатам экспертизы составляют опись о выделении бумаг на хранение и уничтожение. Экспертизу должна производить специально созданная экспертная комиссия. [10, с. 151]
В зависимости от срока хранения может быть произведено полное или частичное оформление, которое включает в себя проведение следующих работ:
- проверка грамотности группировки документов в дела – заключается в контроле соответствия бумаг в деле заголовку и расположению внутри папки по определенным принципам (алфавит, тип вопроса, хронология);
- подшивка (брошюровка). Осуществляется при полном оформлении дел. Как правило, зачастую производят подшивку в твердую обложку, при этом одна брошюра не должна превышать 250 листов. За последним документом необходимо вложить лист для заверительной записи;
- нумерация листов дела необходима для удобства и обеспечения сохранности документов. Для этого можно использовать только нумератор или черный графитный карандаш. Итоги нумерации обязательно фиксируют в доверительной записи;
- составление листа-заверителя. В листе нужно указывать особенности состояния дела (надорванное, подклеенное), а также другие нюансы документов (отсутствуют некоторые листы, нарушена нумерация). После этого лицо, составившее лист, должно произвести заверительную запись, указать свою должность, ФИО, дату составления и оставить личную подпись;
- составление внутренней описи документов дела – требуется в случаях, когда в делах содержатся документы особой ценности (патенты, судебные дела и прочие);
- внесение уточнений в реквизиты обложки дела (заголовка, дат, названия организации, индекса и прочих) – выполняется при необходимости. [10, с. 122]
На дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись – справочник, в котором отражен систематизированный перечень единиц хранения. Она необходима для учета и систематизации документов. Описи формируются отдельно на дела постоянного, временного хранения, а также на дела по личному составу. Располагать дела в описи необходимо по их значимости. В ней обычно содержатся годовые разделы, в каждый из которых включены описательные статьи каждого дела, имеющего свой порядковый номер. Составлять описи необходимо в 3 или более экземплярах: для структурного подразделения и для передачи в архив.
После оформления дел и передачи их на хранение необходимо грамотно оформить утилизацию документов, которые утратили практическое значение. Важно обратить внимание на то, что уничтожение документов без проведения экспертизы их ценности запрещено.
После этого бумаги готовы к передаче в архив. Прием-передачу дел проводят уполномоченные лица: сотрудник структурного отделения компании либо работник архивного отдела. При передаче документов необходимо заполнить все экземпляры описи, поставив пометки напротив полученных дел, затем составить архивную опись и заверить ее.
Для повышения сохранности архивных документов короба можно опечатать (опломбировать) с применением одноразовых пластиковых пломб.
Отдельно стоит сказать о том, что передача документов на архивное хранение должна быть произведена с учетом требований и норм законодательства. За нарушение правил предусмотрена ответственность в виде штрафа.
В итоге, документы, которые образуются в процессе деятельности любой организации, для дальнейшего использования и хранения необходимо передавать в архив.
Оформление обложки дела
Оформление дела— это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. (Приложение 1)
Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.
Начинается оформление дела с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.
Совсем по-другому оформляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Они подлежат полному оформлению. Из них удаляются металлические скрепки, дела переплетаются или прошиваются прочной ниткой на три-четыре прокола, листы в них нумеруются, составляется заверительная надпись. Наиболее ценные документы (рукописи, чертежи и т.д.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, которые также подшивают в дело. [11, с 64]
Для обеспечения сохранности документов и удобства их использования все листы дела нумеруют черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов на них ставятся номера предыдущих листов с добавлением букв «а», «б», «в» и т.д. То же делают, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново с места возникновения ошибки. [12, с. 79]
Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» — число листов внутренней описи, если она есть.
В заверительной надписи отражаются (со ссылкой на соответствующий акт) изменения в составе и состоянии документов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т.д.), а также особенности нумерации листов: наличие литерных номеров (а, б, в...), пропущенных номеров, номера листов с наклеенными фотографиями и вырезками из газет, крупноформатных листов, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов и т.д.
Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.
Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.
После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72. [14, с. 1]
При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведений по номенклатуре дел: полное наименование организации с указанием ее подведомственности; наименование структурного подразделения; делопроизводственный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре; заголовок дела; срок хранения дела.
При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив эти данные уточняются и дополняются. Так, к заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы). Дополнительно проставляются: даты дела (тома, части); номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей); количество листов в деле; архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).
На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, предусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Этот архивный шифр проставляется в ведомственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения.
Архивные шифры для дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (центральной экспертной комиссией) учреждения, согласованных с ЭПК (экспертно проверочной комиссией) архивного учреждения и утвержденных руководителем организации.
Наименование организации должно указываться в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия: прежнее название берется в скобки, новое дописывается под ним.
Заголовок и индекс дела переносятся на обложку в начале года из номенклатуры. При подготовке дела к хранению его заголовок нуждается в проверке и уточнении. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.
Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание документов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, акты, отчеты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов.
В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы), вносятся номера этих документов. Например: Приказы директора предприятия по производственным вопросам № 1 - 78. Или: Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г. № 1 - 20.
Если дело сформировано из копий документов, то копии документов фиксируется в заголовке. Например: Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г. № 1 - 56. Копии.
К заголовку составляется аннотация (краткое содержание), если в деле содержатся документы, имеющие справочное значение, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, особо ценные документы, наличие которых не может быть определено по заголовку. Например: План развития деятельности фирмы на 2000 год. К плану приложены документы по маркетинговым исследованиям с перспективным анализом рынков сбыта продукции.
Обязательным реквизитом обложки дела является его дата. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для которой точная дата имеет важное значение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации составления самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, являются даты составления первого и последнего протоколов. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то его датой будут календарные даты первой и последней записей в журнале.
Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то в таком случае под датой делается об этом запись: «В деле имеются документы за... год (ы)».
Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.
Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.
Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.
Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». [17, с.1]
Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.
Таким образом, оформление обложки дела является не менее важным процессом в подготовке сдачи ценных документов в архив.
Составление описи дела
На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел.
Составление описи - это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве. (Приложение 2)
Опись дел - это архивный справочник, представляющий систематизированный ᴨеречень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обесᴨечивающим оᴨеративный поиск документов.
Опись состоит из годовых разделов. Она составляется отдельно на дела: постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; состоящие из сᴨецифических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские: предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой ᴨȇречень дел с самостоятельной валовой нумерацией.
В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обесᴨечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.
Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; дату дела (тома, части); число листов в деле (томе, части); срок хранения; примечание. В описях дел постоянного хранения последняя графа опускается.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.
В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, ᴨервый и заключительный номер дел по описи.
Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы документационного обесᴨечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена экспертной комиссией структурного подразделения.
Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй ᴨȇредается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной описи дел организации.
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей ᴨередачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК (экспертно производственной комиссией) архивного учреждения. Он ᴨечатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обесᴨȇчения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.
В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи, организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.
Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.
Заключение
Цель и задачи реферата достигнуты.
Изучив всё вышесказанное можно сделать вывод, что работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.
Для временного хранения документов на предприятии могут создаваться специализированные архивы на правах структурного подразделения либо структурного подразделения в составе архива предприятия. Зная сроки хранения документов, виды документов, гораздо проще упорядочить их. Экспертиза ценности документов осуществляет отбор на государственное хранение наиболее информационных документов. Документы, которые образуются в процессе деятельности любой организации, для дальнейшего использования и хранения необходимо передавать в архив. Оформление обложки дела является не менее важным процессом в подготовке сдачи ценных документов в архив. Опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.
В курсовой работе я собираюсь ….
Список используемой литературы
1. Андреянова В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии [Текст] / М.: Инфра - М, 2011. – 124 с.
2. Басаков М. И. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебное пособие - М.: КНОРУС, 2013. - 216 с.
3. Головачева Р. Е. Делопроизводство [Текст]: учебное пособие для вузов. - М: 2011. – 314 с.
4. Корнеев И.К. Делопроизводство [Текст]. - М: 2009. – 256 с.
5. Кудряева В. А. Организация работы с документами [Текст] / учебник: М.: ИНФРА, 2001. - 487 с.
6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Организация и технология документационного обесᴨечения управления [Текст]: учебник для вузов / Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011. - 359 с.
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство [Текст]: учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2009. - 560 с.
8. Кузнецова Т. В. Делопроизводство [Текст]. - М: 2013. – 197 с.
9. Маликова А. Р. Этапы создания архива в организации [Текст]: 2015. - 389 с.
10. Наумов И. Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов [Текст]: 2003. – 421 с.
11. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]: - М.: 2009. - 232 с.
12. Янковая В. Ф. Как организовать делопроизводство [Текст]: – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.
13. ГОСТ 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения».
14. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия».
15. «О примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия» [Электронный ресурс]: приказ РОСАРХИВА от 18 авг. 2008 г. № 176 // Гарант: информ. – правовое обеспечение. – электрон. дан. – Режим доступа: http://www.yandex.ru/clck/. – Дата обращения: 15.01.2017.
16. Организация работы с документами [Электронный ресурс]: учебник /.. Кудряева В.А. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.
17. Систематизация документов. [Электронный ресурс]: офиц. сайт. – Режим доступа: http://proarhiv.ru/ – Дата обращения: 29.12.2016.
18. Тельчаров А. Д. Архивоведение. Конспект лекций. [Электронный ресурс]: офиц. сайт. – Режим доступа: http://knigi.link/. – Дата обращения: 15.12.2016.