Определение документа в государственном

СТАНДАРТЕ

Первый Государственный стандарт на термины и определения у нас в стране был

утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения). В этом Госстандарте документ определялся как "средство закрепления

различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях,

явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека". Однако

уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому

утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ,

а письмо, звукозапись и т.п.

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано,

что "документ - материальный объект с информацией, закреплённой созданным

человеком способом для её передачи во времени и пространстве". Однако и это

определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на

материальном носителе информации.

Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России,

начавшиеся в 1990-е годы, а также активное вхождение страны в мировое

информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В

результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального

компонента на информационный. В утверждённом в 1998 г. новом ГОСТе определение

документа было сформулировано следующим образом: "Документ; документированная

информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,

позволяющими её идентифицировать26".

Здесь нашла отражение прежде всего информационная сущность документа, также как и

его непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение

основано на двуединстве информации и материального носителя. Как полагают некоторые

авторы (В.А.Копылов, М.В.Ларин), в результате документирования происходит как бы

материализация, овеществление информации. Будучи "закреплённой" на материальном

носителе или даже "привязанной" к нему, информация тем самым обособляется от её

создателя. "Документированная информация... есть объект материальный, а это даёт

основание при определённых условиях относить её к категории вещей и распространять

на неё институт права вещной собственности27".

Это определение во многом перекликается с определениями, содержащимися в

зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной делопроизводственной и

архивной практике. Так, в "Словаре архивной терминологии", изданном в 1988 г.

Международным советом по делам архивов, документ (Dokument) рассматривается как

"комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь

доказательную или справочную ценность". В другом случае документ определяется как

"записанная информация (dokument), вне зависимости от формы или носителя, созданная,

полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение

своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций28".

Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских

специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных

учреждений США новое определение документа: "Документ - информация, созданная на

некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть

изобретённой в будущем29".

Почему уделяется так много внимания термину "документ" и определению его понятия

как в нашей стране, так и за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и

определений обусловлена прежде всего практическими потребностями в сфере

документационного обеспечения управления. Неточное употребление того или иного

термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими

последствиями, поскольку "язык делового общения тесно связан с лексикой

законодательных и нормативных актов, опирается на неё30". Не случайно

стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во

всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Вместе с тем ориентация на управленческую, делопроизводственную практику

потребовала известного сужения, уточнения границ документа. Поэтому в

стандартизованном определении документа в качестве его основы, помимо информации и

материального носителя, выделен ещё и третий компонент - возможность идентификации

информации через реквизиты. В итоге новое определение существенно ограничило

понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку

в том же Госстандарте "реквизит" определяется как "обязательный элемент оформления

официального документа". Иначе говоря, тем самым была проведена чёткая граница

между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном

носителе информацией.

Таким образом, стандартизованное определение понятия "документ", с одной стороны,

отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны,

документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может

ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких

рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения

как научной дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к

необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь,

становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных

стандартов.